做一个办公桌上的称职交警

读了《每天节省2小时》序言和前两章,此处记录其中的一些心得和体会。

                                               一

时间管理历来是一个亘古不变的话题,关于如何才被有效的处理巨大的工作量这个话题,人们也已有很多观点。不同于其他书籍,本书旨在提出三个疑问:为什么你在做?你在做什么?你什么时候做?本书的关键在于,对你所从事的活动和你做这些事情的原因进行分析和判断。换句话说,让你从每天工作的战壕中撤回来,思考并分析你的活动。所以本书主要介绍一些技巧、工具、观点和策略,让你无论在工作中还是在生活中,都能取得立竿见影的效果。这些工具可以:1,缩短工作时间;2,提高工作效率;3,增加完成项目/任务/活动的数量;4,减少为实现理想目标所花费的时间;5,提高生活质量;6,减轻压力;7,重新掌控自己的每一天和每一周。

要想节省时间并使工作变得更加高效,需要从以下两个方面不断努力:

1,提高自己的时间管理技能;

2,培训同事,从而避免被同事糟糕的技能所影响。

时间管理属于“团队”建设的范畴。工作和生活中,干扰、表达糟糕且含糊不清的电子邮件、本不需要立即处理的紧急要求、对对方的要求给予不合理的回应、条理不清的沟通要求和回答、人际关系不和谐等,这些因素往往“互相消磨”对方大量的时间。如果我们能制定一些相互交往和高效合作的基本规则,我们就能完成更多的工作。

                                              二

作者说:压力是一种事情原本的方式和你所希望的方式不相符。如果你不知道从哪里出发,又怎么知道你的目标在何方?所以作者说一切从下载“时间管理表”开始,从记录你一周的时间开始,且工作和生活都要记录。每天快下班的时候,在每页的左侧记下第二天计划做的事情,然后回家;第二天上班时,在时间管理表的右侧记录在每个时间段实际发生的事情。一周过后,你将会有所领悟。原来平日里所认为的“和往常一样”的一天,实际上却是“另外”一天。此处,作者卖了个关子,说读完本书的一半时,再来分析它。

                                           三

掌控自己的时间,把自己当作时间的主人,游刃有余的控制着场上的“野兽”(干扰、混乱和拖延等),伺机在混乱的场面中占据主动、放慢节奏和执行纪律。以下介绍一些常用策略:

1,放慢节奏;

2,尽可能延迟处理紧急要求;

3,将类似的任务或活动批量处理,如电话,邮件,语音信箱等;

4,培训同事;

5,少建立关系;

6,商议和“低许诺——高回报”;

7,提高邮件质量;

8,将要求转给合适的人;

9,提升沟通技能;

10,一次关注一件事。

交通警察,每天站在十字路口,游刃有余的疏导着往来车流,希望我们通过学习本书,也能像交通警察一样疏导着经过办公桌的工作流,提高效率,少花时间多做事,以及保持生活平衡。

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