如何高效复盘?

以下文章来源于进化岛 ,作者刘润

你在某个会上,给负责产品的副总裁交代了一个任务:

去德国考察。

某天你问他进展如何,他说:

“啊?我正忙着质量改进,还没空想这件事,真要去考察啊?”

交代的事情,没有下文,怎么办?

我讲过一个“方法”:PDCA循环。PDCA循环,又称戴明循环。

P-D-C-A这四个字母,分别代表:

Plan(计划),Do(行动),Check(检查),Act(处理)。

它的本质,就是给任何事情扣上闭环,有开始就必须有结束,避免石沉大海,做到:

凡事有交代,件件有着落,事事有回音。

你知道了PDCA循环。

但是,你做到了吗?

你把目标分解成任务,把任务分配给员工。

任务结束后,你对结果不满意。你说打个分吧。

满分1分,你只打了0.3分,但员工给自己打了0.9分。

为什么会这样?

为什么大家对同一件事情的认知,差别这么大呢?

这是因为,大家对任务,和完成任务的标准认识不统一。

怎么办?

我讲过一个“方法”:SMART原则。

SMART原则,是一套制定目标的原则。

S-M-A-R-T这5个字母,代表Specific(具体的),Measurable(可衡量的),Attainable(可实现的),Relevant(相关的),和Time-Based(有时间限制的)。

它的本质,是砍掉模棱两可,砍掉标准争议,砍掉不切实际,砍掉无关目标,砍掉无限拖延,让目标从“一千个人心中的一千个哈姆雷特”,变成同一个。

你知道了SMART原则。

但是,你做到了吗?

你特别想自律,也特别想借助“他律”的方法,把最后期限作为第一生产力,一段一段地冲刺马拉松,但你和你的团队,总是与自己的懒惰握手言和。

怎么办?我讲过一个“方法”:Scrum方法。

Scrum方法,就是由三个角色(产品负责人,Scrum专家,团队成员)、四个仪式(冲刺计划会,每日站会,冲刺评审会,冲刺回顾会)和三个物件(产品积压,冲刺积压,燃尽图)组成的一套项目管理方法。

它的本质,是把一次漫长的长跑,分割成一段段全力以赴的冲刺,通过流程提高效率。

你知道了Scrum方法。

但是,你做到了吗?

这个世界上,有那么多管理方法取之不尽、用之不竭,PDCA循环,SMART原则,Scrum方法……

但是,你是不是深受触动之后,到今天都没有行动呢?

为什么会这样?

为什么懂那么多道理,却依然过不好这一生?

为什么会那么多方法,一路走来,一步一个跟头,却依然做不好一件事呢?

到底如何做,才能成长得更快一点?

答案是:不断复盘。

只有不断复盘,才会不断进步。

你想要达成任何目标,都需要不断复盘。

那么,怎么复盘呢?我给你讲个故事。

我和儿子奇奇制定了一个每天8:00到学校的目标,以及6:55起床,7:50出门的规划。

第二天早上,我送他上学,出门的时间是7:48。

我就跟他说:祝贺你啊,今天很好,本来我们是预计7:50出门的,你今天提前了2分钟,恭喜啊!

恭喜你之后呢,咱们要做个复盘。

奇奇在学围棋,已经是围棋的业余一段了。

所以我跟他说,复盘这个概念啊,其实就是来自于围棋。

一盘棋下完后,你都要再看一遍:

刚才我们的每一步棋,哪些其实还可以有更好的下法,这就是复盘。

复盘是提升自己的非常重要的一个步骤。

如果缺少复盘,我们能学到的东西就少多了。

于是我们就来复盘看看,今天出门提前了2分钟,但究竟是在哪里提前的?

昨天我们经过计算,调整了规划,今天你也在行动上做出了改变:

我们把起床时间改在了6:55;今天早上你果然在6:55,闹钟一响就起床了,特别棒!

然后今天早上我们居然是7:48,提前了2分钟出门,所以要祝贺你!

但是只看结果还不够,我们还要对规划和执行做一个分析,看看各个环节哪个需要保持(继续做),哪个可以做得更好(开始做),以及哪个不再需要做(停止做),这就是复盘。

最大的提前发生在哪里呢?发生在吃饭环节。

昨天我们把吃饭的时间调整为20分钟,但今天早上实际只用了10分钟,也就是吃饭时间其实是大大减少了。

那为什么吃饭时间大大减少了呢?

因为今天早上吃的东西比较方便,才节省了时间。

哦,原来这是一个例外情况。节省时间,并不是因为能力的提升,而是因为食物的变化。它在执行层面是一个例外,是一个“奖赏”。

所以我们应该把它放在一边,不需要调整规划,吃饭时间还是规划为20分钟。

既然今天花在吃饭上的时间减少了10分钟,那么理论上我们应该是在7:40就能出门的呀,为什么7:48才出门呢?那一定是有地方多花了8分钟。

我对奇奇说,你看,这就是复盘的好处。

我们不能最后笼统地得出一个结论,说结果是好的,今天咱们做得不错。

咱们得分开来看,有哪些东西啊,其实做得是比原来好了,但其实还有哪些东西啊,做得不如从前。

加总的结果好像是略好一些,但其实分项来看,是有好有差的。

这样我们才能得出结论说,什么东西继续做,什么东西要改一种方法做,以及什么东西不要做。

那什么地方多花了8分钟呢?噢!他说,是在吃饭之前。

因为早饭还没有准备好,所以多等了8分钟,这样就把时间给花掉了。

这样我们就又发现了一个非常重要的规划上的问题,就是等待的8分钟是无所事事地休息,还是安排别的事情。

比如说,我们可以把后面收拾书包,或者上厕所等等,这些事情提前。

如果这些事情提前做了的话,最后出门的时间就可以早于7:48了。

所以呢,最后我们得出结论,就是:

第一,吃饭的时间不需要调整。(继续做)

第二,从安排设计上来说,在早饭没有准备好的情况下,可以把收拾书包等等这些动作提前,统筹使用时间,总体效率会更高。(开始做)

这就是我们说的复盘。

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