我有一个朋友开了几家家具店，以前在公司接触过 门店CRM类的软件，于是想找个类似的软件在门店中使用。因为在公司的时候接触过这些概念，自己也有一些想法，可是当他真正使用起软件时，却发现困难重重，经常吐槽各种事情。
这是一些小微企业普通会遇上的类似现象。有些老板本身有一些概念，或接触过一些运营管理软件，在感观上会觉得推行一些软件非常简单，可在实际过程中却发现软件的使用与自己的想象相距曾大。很多小微企业第一次实施运营管理软件时常常会遇上各种错拆，难言成功，甚至是实施失败。由于小微企业缺乏专业人才，虽然许多人对数字化转型，数字化管理有一定的认识，但具体落地时会由于各种信息不对称却陷入犹豫不决的境地。
一般来说，小微企业是否应进行信息化、数字化管理，取决于企业本身所处的阶段。现在市场竞争激烈，许多小微企业面临生存压力，企业就算再小，但为了支持基础运营，还得为一个小团队支付实际的成本——场地费用、水电费用、工资等，所以如果现有的业务能正常运转，甚至还可能为一些情况缩减一些业务规模时，最好的方式保持现有模式不变，耐心的积累。只有在当前的痛点严重阻碍业务的发展，导致销售机会的丢失或费用的浪费，不能在现有运营方式下进行有效改变的情况下，可以考虑引入免费或低成本的新工具。引入新工具的原则是：必须能显著解决当前业务痛点，带来销售收入或解除阻碍收入瓶颈，而不是为未来可能发生的问题买单。
就那个朋友来说，在引入新工具前，应先在团队内部进行讨论，确定具体的、最影响效率或门店收入的1-2个痛点，就现有的运营方法，探讨通过制定规则 、优化工作模板、加强作业纪律等手段来缓解这些痛点。就大多数情况下，通过对现有工具和资源的极致利用，都能很好改善运营环境。
我那朋友经常参加一些分享会，听了一些咨询的意见，觉得现阶段新增了门店，扩大了业务，需要考虑引入新工具来提高效率。如同许多小微企业一样，门店的各项业务都是以老板为核心来开展的，手下的员工也只是提供了相应的辅助支持服务，在这样的情况下，需要考虑以下几个问题：
1、是否需要在维持和巩固现有业务稳定的同时，需要新的增长点？
2、老板是否有足够的精力去应对业务发展？
如果是维护和巩固现有业务，那推荐继续优化现有工具或工作模板，增强企业的自身资源实力；如果需要释放老板的精力与资源，应对企业的长期发展，那需要再对现状进行评估，寻找如何释放老板的精力与资源的途径。切莫在进行有效评估前，盲目或冲动引入新工具。工具只是手段而不是目的，只有工具真正成为企业的辅助，而不是负担时，工具才能发挥它真正的作用。
对上述两个问题有明确的答案后，对现状的评估可以从以下几个维度来评估：
1、现有的工作流程中，是否存在重复劳动、工作堆积、团队协作卡顿等现象？
2、业务动作过程中，是否存在过度依赖部分核心员工或老板的情况？
3、业务知识或经验是否可以形成可复用的体系？
通过团队讨论，具体化业务痛点，评估痛点的影响和现行运营的改进空间：
1、是否可用规范的共享工具或共享模板？
2、能否更好利用微信群/钉钉群/飞书文档，建立简单的信息同步规范？
3、是否可以使用日历设置简单的工作跟进提醒？
4、加强工作纪律和流程规范？
工具服务于已验证的流程，只有在流程成熟的情况下，引入新工具才能真正实现效率的倍增！
