发现问题比解决问题更重要

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工作中,我们常会碰到想不明白、说不清楚、学不快速三大思维力低下的痛点,比如你向领导汇报工作,没说几句,领导就让你说结论或是说重点;领导要你写一份分析报告,你却往往头脑一片空白,感觉无从下手,最后总算辛辛苦苦弄出个不算短的报告,领导却说没逻辑重写,你是不是想死的心都有?接下来,我们就跟着《思维力》这本书,学习如何解决这些痛点,让你的职业生涯至此实现质的飞跃!

所谓知其然要知其所以然,这三大痛点产生的根本原因首先在于我们没有找到真正的问题所在,不清楚问题就无法对症下药,结果病急乱投医,导致我们辛苦做出的问题解决方案,往往得不到别人的认可,或是给人留下“嘴上无毛 、办事不牢”的印象,所以第一期就和我一起学习如何找到真正的问题吧。

所谓问题就是现实与目标的差距,发现问题本身就是要学会如何界定问题。

常见问题的产生原因有四种:未能准确的描述问题、没有梳理清楚问题的结构、被问题的表象蒙蔽和忽略问题隐含的假设。

1、准确描述问题。

工作中,我们常会碰到一些泛泛而谈,不准确的问题,这时我们要试着站在对方的角度,将非量化、模糊化、有歧义的问题描述转化为可量化、可例证、清晰化的问题进行描述。比如你是公司的售后服务经理,今天接到客户的电话,投诉你的员工小张服务很差,你要怎么回复呢?直接告诉客户不可能,或是劈头盖脸把小张骂一顿?当然不是,而是应该在电话里询问客户,为什么小张的服务差?是对公司的产品功能不熟悉?还是对业务流程不熟悉?最好让客户举例子说明。弄清楚了客户投诉的具体是由再采取行动,既不会不分青红皂白的冤枉小张,就算是小张真有有做得不对的地方,那也是就事论事,他也能心服口服地接受。

2、明确问题的构成要素。

工作中,我们常接到各种任务,如何才能应付自如呢?我们可以采用5W2H的框架,明确问题构成的要素,让自己一下子变身为“完整达人”。比如领导通知你晚上到上海参与某项目的实施,这时你该怎么回答?答应“好的”吗?当然不是,如果不一次性在电话中询问好关键要素,你还指望再次或再三打领导电话吗?领导不忙或有耐心还好,否则下次这个机会可能就不属于你了。所以你应该瞬间借助5W2H法,在电话里问领导:为什么要你去(why)?该项目的情况及你去主要做什么(what)?具体什么时间到、什么时间结束(when)?项目的具体地址、去了住在哪里(where)?都有哪些人做这个项目、有人一起去上海吗(who)?去上海可允许乘坐的交通工具有哪些(how)?有多少预算可以用(how much)?这些问题问完,你该长舒一口气了,或许你的领导在电话那头,会心领神会的一笑呢。

3、探究问题的本质。

这类问题比前两种要复杂,不容易辨析,可细分为两种,第一种类型:区分问题的表象和根本原因,常用的方法是5why法。比如作为车间主任,有一天你看见车间的地面上有一摊油,你将如何应对?找人或自己把油擦了?能当领导,你肯定不会这么简单的处理,你肯定要查问为什么地面会有油?经查找,是机器漏油,为什么机器漏油?是垫圈裂化了。这时是不是换个垫圈就可以了?可是,你是不是应该再问一下,为什么垫圈会裂化?如果找不出原因的话,新换上的垫圈可能还是会裂化,经过调查,原来采购垫圈的原料为次品,这时是不是把所有次品垫圈换成正品就好?别着急,再问一下采购员,为什么要采购次品?采购员说因为价格低,那么为什么要采购价格低的原料?因为公司对采购员的考核绩效的依据是采购价格与正常价格的差额结余,问题终于找出来了,原来是公司制定的采购考核政策不合理。看看,多问几个为什么,你得到的答案与一开始的设想简直是“失之毫厘 差以千里”。

第二种类型,是区分别人抛给我们的问题,是问题的本身还是问题初步解决方案,常用的方法仍是5why法。 比如小王是公司运营部经理,但他最近想跳槽,理由是他和他的上司无法相处,首先,分析一下,跳槽是小王真正面对的问题吗?不是,那么他为什么跳槽?是因为和上司相处不来,跳槽只是他针对与上司合不来所选择的一个对策而已,那么真正的问题就请出了,是“如何与上司分开”,手段很多,一种是自己走,除了跳槽外还可以换部门,还有一种是上司走,那可以将上司的简历给猎头,或是等待上司换部门。人是智慧生物,我们的大脑在遇到问题的时候,第一反应就是找原因或应多措施,因此我们抛给别人的问题或需求,往往不是问题本身,而是问题的初步解决方案,我们要多多提醒自己进行区分。

4、显性化问题隐含的假设。

工作、生活和学习中碰到的所有问题都有一定程度的假设和应用边界,我们常碰到的显性化问题常常隐含环境和时间假设,这时我们要把这个假设条件找出来,让问题真正显现出来。比如有人对你说:“性格内向的人不适合做销售,因为你性格内向,所以你不适合做销售”,但这句话隐含了一个时间假设,既:“你这辈子都性格内向”,找出这个时间假设后,这个论断就可以改成:“性格内向的人不适合做销售,目前我是个性格内向的人,我正好可以借助销售工作的锻炼来弥补我内向性格的不足。”看,得出一个相反的结论后,世界上可能就会多一位卓越的销售人员。

区别出这四类问题后,你是不是对于解决问题更有信心了呢?好吧,遇到问题先冷静,不要急于说出答案,多想几步,你会发现自己思考问题的完整和周全性将会进步很大,说不定你不久就会得到领导的表扬呢或提拔呢!

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