做了工作地图,发下去了,然后呢?
很多单位的工作指引,发下去就完事了。有人认真看,有人随便翻,有人压在桌上忘了。最后还是参差不齐,还是得靠开会反复说。
问题出在哪?出在地图是死的,人是活的。你把地图交到每个人手上,但他有没有认领、认领到什么程度、什么时候交活——这些都还没对齐。
所以光有地图还不够,得有一个会,拿着地图当面认领、当面交账。
这个会,就叫"责任共担会"。
这个会跟普通部署会有什么不一样
普通的部署会,是"我讲你听"。领导在上面讲要求,大家在下面记笔记。散会了,每个人带走的理解不一样,干出来的活也不一样。
责任共担会不一样。它不是"部署",是"对齐"。
桌上每人一份打印好的工作地图,会议不重新讲要求,直接对着地图一条条过。整个会就干三件事:
谁干什么
什么时候干完
什么时候能凑到一起往下推
开完会,每个人手上的地图上,都写满了自己认领的任务和时间。不是领导给的,是自己说的。
第一个动作:按目录分任务
会议一开始,主持人直接翻开地图目录:
"约谈类,六条步骤。谁负责哪几户,举手认领。"
"执行类,账户查询和扣款,谁牵头?"
"台账类,每周五下午报进度,谁汇总?"
不是领导点名分配,是对着地图目录认领。每个人认领的,不是一个模糊的"任务",是地图里具体的某几条步骤。
认领完了,谁干什么、干到什么标准算完,翻开地图就有,不用再解释第二遍。
为什么要认领,不是分配?
因为认领这个动作本身,就是一种承诺。自己举手认的,跟领导派下来的,心理分量完全不一样。到了时间没完成,他自己脸上挂不住。
而且认领的过程,也是一次理解对齐。他认领哪几条,就说明他看懂了哪几条。要是有人认领错了、漏了,当场就能发现,当场就能纠正。比散会以后发现再返工,效率高得多。
第二个动作:一条条问"什么时候能完成"
认领完不结束。每条任务后面,当场加一个时间:
"约谈通知书制作,你手上8户,什么时候做完?"
"账户查询,59户全部查完要几天?"
"母公司发函,企查查信息核实这一步,周三能不能完?"
不是领导定时间,是干活的人自己报时间。报出来的时间,当场记在地图对应的那一条旁边。
为什么要自己报,不是领导压?
因为自己说出来的时间,比领导压下来的,更有约束力。到了时间没完成,他没法说"这个时间本来就不合理"——时间是他自己定的。
而且一线的人最清楚自己手上有多少活、卡在哪。领导拍脑袋定的时间,要么太松浪费时间,要么太紧完不成。自己报的时间,才是真正能落地的时间。
当然,自己报不代表放任不管。有人报的时间明显偏长,主持人可以当场问:"为什么需要这么久?卡在哪了?"把问题摆到台面上,大家一起想办法。
第三个动作:问"什么时候能组合"
这是最关键的一步,也是很多会漏掉的一步。
光知道每条任务什么时候完还不够,还要知道——哪几条任务凑到一起,能往下一环节推。
比如:
约谈通知书发出去了 + 企业确认时间了 = 可以安排约谈
约谈笔录签完了 + 资产情况核实清楚了 = 可以制定清欠方案
清欠方案签了 + 第一笔钱到账了 = 可以进周度跟踪
每个组合点,就是一个"交账节点"。会上要把这些节点也定下来:
"第一批约谈,下周二能不能组合起来开?"
"永泰企业的分期方案,约谈后三天内能签吗?"
"9月12号交账,前面还有哪几个组合节点?"
定了组合节点,每个人就知道自己的活不是孤立的,前面有人等他,他也在等前面的人。整条链路就串起来了。
为什么"组合"这个概念这么重要?
因为基层工作不是单线程的,是多线程并行的。很多任务同时在推进,但只有凑到一起的时候,才能产生下一个阶段的成果。
如果只定单条任务的时间,不定组合节点,就会出现这种情况:每条任务都说"我干完了",但凑不到一起,整体还是没推进。
组合节点,就是把"个人干完了"变成"整体推进了"的关键。
这个会的本质是什么
最后说回来,责任共担会到底解决什么问题?
不是多开了一次会,是把工作地图从一份文件,变成了一个共同的承诺。
任务对齐:每个人都知道自己干什么、标准是什么
时间对齐:每个人都知道自己什么时候交、别人什么时候交
链路对齐:每个人都知道自己的活在整条链上的位置
开完这个会,工作地图就不再是一份躺在桌上的文件了。它变成了所有人共同的时间表、路线图、责任状。
以后再开会,不用重新讲要求。直接翻开地图,对着那几条问:
这条到时间了,完了没有?
没完成,卡在哪了?
卡的地方,谁来帮你解?
会议效率当场就上去了。
更重要的是,责任不再是领导一个人的了。是大家一起认领、一起定时间、一起凑节点的——责任共担,就是这个意思。