首先，事先做好充足准备。会议前，你要花时间收集资料，明确自己的建议，把建议和资料写成一个清晰有逻辑的故事，同时也要想清楚参与会议的人员是谁，给他们预留出消化信息的时间。
第二，想好你要讲什么。很多做会议汇报的人，还没有弄清自己要讲什么，就开始写演讲稿，最终只会念出一堆数据，而不是一个叙事流畅又有意义的故事。汇报时先要抓住主题的重点，再去寻找支持论点的资料和数据，这其中最重要的就是问问自己：论点之间如何相互呼应，每个论点将如何导向你要提供的建议，“理想的会议简报是一个具有连贯性并紧密衔接的故事”。
第三，确认所用的数据能够支撑你的论述。我们都知道，数据并不是越多越好，一大堆数据会影响汇报的流畅度，也让听众不耐烦。要审慎选择使用的数据，每个数据也需要有主题。比如，你可以将手头收集到的所有信息精简，只留下最有力的数据。另外，不是所有数据都可靠，最好“只使用你了解和信任的数据”。
第四，让你的表达精简且能引起共鸣。有些人在做汇报时，会使用一些艰深的字词，想让自己看起来很聪明，但事实正好相反，简洁文稿才更容易让人了解与消化，进而接受你的论点、同意你的想法。
