D.J.Cunnighan提出的建构主义学习理论 “学习者并不是要把知识从外界搬到记忆中，而是以原有的经验为基础，通过与外界的相互作用来建构新的理解。“学习新东西，从吃老本开始，然后不断的积累新的东西。如同学习，我们的工作也是如此。

比如说原来我们写总结，有些总结报告很重要，自然是要费心去写，但有些报告实际上套用之前的报告，只是更新小部分内容和其中的几个数字就可以。如果每次都是从头做起，以这样的工作方式，免不了天天加班。只是在用时间的量，给自己制造勤奋的假象而已。在别人眼里可以成为最努力的人，却无缘于升职加薪的好事。

我们选择：表面上勤奋？还是要把事做好？

思考每天花那么多时间做的事，究竟给自己带来多少收获，给公司带来多少新的价值，让自己配得上升职加薪。

凡重复两次以上的事情要系统化、自动化，也就是工作流程套路化，思路结构化，避免每次都要从头做起，节省时间。

顶尖咨询师吉泽准特在《职场书面沟通完全指南》一书中详细介绍的内容从框架到草稿再到定稿套路及帮我们打造高效商务文本的70个速成技巧。

接下来参照《职场书面沟通完全指南》所提到的套路及技巧，看我们应如何分三步迅速、高质量完成接到的新的任务？

一、构建框架，列出目录与重点

我们总是被各种信息弄得不知取舍，无法专注。所以我们需要对内容进行归档，建立结构框架，让外在有形框架限制无形信息，减少资料和思维混乱。逻辑上采用“总分总”说明，如PREP、SCQA。PREP，观点 Point, 理由 Reason, 举例 Example, 立场 Position。SCQA 情境 Situation 冲突 Conflict 疑问 Question 回答 Answer。

执行项目的框架，项目的背景，

职业介绍的框架，教育及工作经历，成果与工作业绩，设想与工作计划。

人脑感知到的信息往往取决于潜意识关注的焦点。事先明确目标，能让我们的大脑在不知不觉中集中注意力，以获得重要的信息。

有没有过这种体验，之前认为马路上黄色的汽车比较少，等自己买了辆黄色的车后，就经常能看见黄色的车了，似乎满街的黄色车。其实只是之前没有意识，被大脑自动屏蔽了。

采用的方式可是计划和清单管理，具体内容可参阅《分心不是我的错》。

二、尽快完成初稿

接到任务后，首先要做的是尽快做出草稿，让客户评判是否接受你的设计风格，关键问题是否需要修改，及预约下一次详细沟通的时间。

确定商务文本的模板，统一内容的格式与布局，写出简单易懂的说明文章，作出易懂的图表，方便信息的有效传递。

确定一些文本排版的格式原则：重复、对齐、对比、亲密，可参考《写给大家看的设计书》。以达成形式上的统一、视觉上的美感，关系上的关联，内容上的强调。

简单易懂的说明，对相关背景进行说明，统一术语概念，达成理解上的一致。比如说苹果，明确指的是电子设备还是水果。

使用图表的好处，能够迅速传达信息，可分为示意图（象限、矩阵等）和Graph图（柱形、折线等）两类图解，使信息表达更加鲜明生动。前者侧重说明相互之间的关系，后者侧重用数值说明数量、变化和分布情况。

如果一开始就定位高质量全新的内容，面临众多选择和决策。生活中感觉压力太大，目标过于遥远。尽快完成初稿的好处，减轻心理压力，找回对现状的掌控感觉。先完成任务，再完美表现。

三、对文案进行润色定稿

最后阶段，对文案，进行最后的细节化处理、内容的补充。图片、文字是否清晰，表达的重点是否突出；数据的来源是否有权威性和说明问题；查检给出的理由是否充分、结构逻辑上是否清晰等来进一步加强内容的吸引力和说服力。

要更加快速的完成文案，还要在两方面勤加练习。一方面是分块，对操作工具各项功能的了解与熟悉程度；另一方面是组块，在于资料的建块积累与总结。

《职场书面沟通完全指南》中介绍多边形、线箭头，括号，空心图和标注等5类形状使用。表信息或概念的多角形，表示关系指向及关系性强弱的线箭头，表集合关系的括号，表时间经过及状态的变化的空心图，表理由及说明的标注。每一类，又可以再细分，如线可再细分，直线、曲线、肘形线；箭头可细分为普通箭头、开放箭头、燕尾箭头、方形箭头和圆形箭头，还有几种通用变化，大小，粗细和颜色等。对基础知识学习的更多，了解的细节越丰富更多，你所应用方式也就越灵活。

功了解功能是一个对整体拆分的过程，而资料建块，则是把拆分单元归类组合的过程。把相关联的部分聚集在一起，想象、模拟面对不同的应用场景，来提取不同的部分。通过建块，提高记忆和工作容量，方便存储和提取。

组块和分块是可以同时进行的，一方面是为了从不同的角度观察问题，另一方面可能是将某一领域组块形成的经验或知识应用到别的领域进行逐步分块式研究。