如何预防工作中的扯皮?

     突然想起这个话题,并不是由于工作中遇到了扯皮现象,而是突然想起了交圈这个词有感,所思所得与大家分享。

      1.交圈协作与扯皮。

      我所在的公司有一个好的文化传统,叫做交圈。不同层面不同纬度的交圈几乎每天都发生在各类办公室中,也正是有了这样一个传统,这家公司的步履才会走得如此之稳,因为每一个项目的大小事项的决策,都是一群人的决定而非一个人的决定。它的本质,是群体决策的机制在发生作用,换而言之,群体决策的背后是群体智慧的集中,一件事被赋予了不同纬度的群体智慧长板,形成信息对称,组织传递的效率就会变得非常高,会变得考虑周全,步履稳健而扎实,决策清晰而可循。

        无论是行为交圈还是沟通交圈,本质都是信息在系统组织中传递,如果我们理解了交圈的本质,也就能进一步看懂扯皮的根源,那就是我们在协作的交圈中出现信息不对称的问题,导致双方的交圈出现了交叉,并非一个完整的闭合圈。我们来举一个例子来说明,最常见的扯皮莫过于推诿,一般的推诿可以概括为两种,一种叫事实推诿,一种笔者把它称之为程度类推诿。事实类是什么意思呢?就是你跟人交代的任务是A,他跟你说你没跟他交代过,或者说你交代的是B,两边的信息是定义界定的完全不对城。什么是程度类的推诿呢?“这事你也能干,我也能干,为什么要我干?",大家的信息交圈出现了交叉,我们通过一张图来看看为什么会出现这样的情况。

交圈中的C、D盲区

       这幅图生动形象的解释了我们组织信息传递效率的扯皮现象之一,当双方的交圈协作行为的边界没有被界定清晰且完整时,就会出现交叉的CD盲区,也就是团队协作中的交集和补集。什么是交集呢?就是你也能管,我也能管的部分,这个时候经常扯皮的行为就变成了,“你也能管,为什么要我管”,“我也能管,为什么要你管?”,什么是补集呢?就是这个任务包在团队职能并集也没有囊括的地方,通常的表现是,“这个既不归你管,也不归我管,我为什么要管。”当这里面的部门用N来表示时,里面的交集和补集就会更多,有N不管带,也有1-N都想管的地带,如果把整个社会想象成一个大系统,也许我们就能明白为什么会有很多奇葩的扯皮新闻,其实在于根本,就是由于信息交叉的不对称性导致的。

       2.如何应对组织协作中的扯皮现象?

       我们说今天聊到的扯皮,主要谈的还是组织管理中出现的问题,出于个人关系中动机的扯皮问题,不在我们的讨论范围之内。那么我们既然知道了其根源的问题是信息对称问题,到底应该如何预防扯皮呢?笔者提出几点建议,也许对各位职场的小伙伴有所帮助。

     (1)界定问题--留痕,重复,确认。

       在工作中时常有一种现象,那就是一道是非题。我们明明跟你讲了,你却说没有收到过该任务,遇到这样的队友怎么办呢?很多大企业会采用电子邮件留痕的方式,来确保沟通留有痕迹,一些工作环境恶劣的地方,队友甚至会通过有甄别的选择沟通工具,以确保什么应该留痕而什么不应该留痕。那么如果对方没有回复怎么办呢?任务没有完成,对方说我没有看到该信息。我们还可以尝试设立停止点,到点重复提醒,或者更换沟通工具,因为邮件,微信,内部IM工具都是延时非独享沟通工具,如果他一天收到几百封邮件,就很难注意到你的,但是如果你采用电话或者当面沟通,就可以变成独享的同步沟通,坚决将信息传递到对方手中,那么第三步应该怎么办呢?确认对方是否听明白你的意思,我们很多工作的反复,其实都是由于一开始的任务界定层面不清晰造成的,当你反复跟对方确认问题的边界时,也就更加保证了信息传递的完整性和对称性,减少之后的沟通难度与扯皮。

        (2)交叉协作--考虑交集与补集。

          这点是针对任务的发布者,如果作为决策层或者管理层,这一点非常重要,因为大部分问题都不是各司其职就能顺利完成的,如果我们能从任务的执行者层面同理考虑工作场景,就会发现,在任务设计之初肯定会有考虑不周到的地方。如何调节呢,那就是在设计任务时考虑到信息的交叉部分,和补集部分,给出两个建议用来规避这样的局面,一是确定好交集与补集的行事原则,而非规则,即共同目标,当出现意外和交集补集的时候,可以授权遵循原则行事,二是可以落实到责任人中,对于三不管或者多不管地带,可以设置兜底任务角色,在大部分的团队,这样的角色是缺乏的。所以我们总说本位主义,其实只是那些部门没有授权下的最优选择罢了,说是执行者的积极性的问题,不如说是领导者的组织与文化管理问题。

        (3)信息对称--界定信息的维度。

          我们说信息传递扯皮的根源,在于组织信息传递的不对称,笔者想说的是,其实在很多时候,我们更多的发生的信息不对称,在于信息维度界定的不对称。可能我们常见的信息任务传递,更多的会体现在,内容,人,时间,周期,地点等具象的层次中,但是却经常会忽略一些隐性的维度。以法律为例,比如你跟A合作签署了一份协议,约定A帮你完成某项任务后你付钱给他,但是协议履行到一半A跟你打电话说他干不下来了,你跟他说没事,我们再换一家,结果当你把此事完成时,你发现A把你告上了法庭,说按照合同你应该付他钱。你说我们不是沟通过这个合同解决了嘛?为什么结束之后来告我呢?这个抽象的例子其实是笔者的亲身案例,后来复盘这件事我才发现,这里的信息从内容层面其实是对称的,但是从承载信息的维度没有对称,合同是公对公签下来的,但是解约确实私对私沟通的,忽略了这个微小的点,就容易给予对方以机会,形成事后扯皮且将自己置于不利的状态。公章的合同公章解,私下的沟通私底聊,这便是信息对称的维度问题。

       组织,就是信息流动的方式,预防扯皮,就是就让信息流动对称起来,消灭盲区。


每期三张图,脑洞比你足。(117期)

1.从树木到厕纸

木桩的厕所抽纸,你想到了什么

       这是一个典型的场景广告,节约用纸的环保主题,作者想到了一个用纸的共识场景,最大程度调动了所有人的共识记忆,而其中从森林树木到抽纸的过程,置人于砍伐树木获取纸源的体验感,与很多原材料的商业广告有异曲同工之妙。

2.灰烬也是广告

辣到着火的广告牌

     这是一则辣到着火的广告牌,作者通过描述辣椒酱的辣的强度之强,足以燃烧了广告牌的表达,来吸引旁边路人的广告,有趣的广告总是需要人会心一笑,一花一木,皆为武器,连烧成灰烬的广告牌也成为了巧妙的广告语,也是颇为神奇了。

3.钟表中的指针强迫症。

指针如此设计,让人目不转睛

       钟表的指针,也是天然的互动场景画面,这里的时针和分针即是如此,分针上的一只镰刀和时针上的毛毛虫,就像是相互追赶的两只食物链一般,让人直观感受到了时间流失的动向与表达,引申开来,表达追赶,就可以借用时针与分针的秘密去尝试,比如分针上可以放一个夸父,而时针上画一个太阳,不也是如此有趣嘛。

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