为什么要汇报?因为在公司上班做的每一项工作都关乎到公司的经营,包括工作动态进展汇报、能力范围外无法协调事项汇报等等,所以工作上必须给决策者汇报,最终的目的是通过资源调动,让工作高效推进,为公司创造价值。
分享怎么做好日常工作汇报,不论你的汇报对象是部门负责人还是公司分管领导,都很适用。之前有分享过年度汇报或决策性汇报,今天简单聊聊日常汇报形式,大数情况下的工作日常汇报无须多部门参加,所以采用简洁、明了的表格化方式非常实用。
首先汇报人一定要清楚三点原则:
1、汇报目的及达到效果。
2、达到目的的汇报形式。
3、汇报资料必须有。
日常汇报材料可以是一张EXCLE表格呈现。从事项名称、工作内容、开始时间、完成时间、风险因素及解决措施等几大关键信息要素进行表达,总体能说明:“干什么事、怎么干、什么时候干完、困难协调”。
举个例子,上周三工程部、设计、成本合约部汇报资产管理分类事宜,我觉得做得挺好。汇报资料分为两点:
一、事项内容呈现(平面加表格形式完美结合)。
1、平面布置图。各产权方的设备进行分类,采用不同的图形符号加文字描述方式(因为项目除了自持运营外,还有商业及第三方产权),所以采用不同的图形符号一眼就能辨认。
2、数据表格。设备房位置、设备房编号、设备编号及型号、设备数量等信息分别列出,与平面图形成一一对应。
二、完成周期表格化。
1、拿一个楼层进行打样:机房总数、完成周期、工效是多少。
2、全项目统计:总项目机房总数,推出总时间。
看了他们的资料,听完他们的讲述,基本能判断工作事项的成果标准及进度情况。
近两年我对分公司的日常汇报形式要求就是表格化,能达到以下目的:
1、表格化让信息更全面,有些信息数据当时不一定准确,但是信息类别不会有漏项情况。口头汇报可能在汇报当时存在信息遗漏情况。
2、整个事项直观呈现,突出决策关键点,利于快速决策。
3、专业人做专业事,能让非本专业的人一眼看懂。
4、利于后期追溯。
5、数据能让工作量化,更容易判断事项的可控性。
6、有利于提高员工的全面思维,在汇报之前确实用心去思考这件事。