项目复盘:项目延期问题总结及如何通过优化组织结构,推进制度实施

上周给大家分享了关于在一次从0到1的项目流程管理收获,今天来复盘一下在本次项目中遇到的另外一些问题及解决之道,同时来分享一下,我是如何通过变更组织结构,推进流程管理的实施,希望对大家有所帮助。

项目背景及人员:请参考“项目复盘:做好项目中的流程管理”;

项目延期常见问题总结

我们在做项目排期的时候,已经对本次项目进行了一次拆分成了一个一个的小目标,并且对每个小目标进行了排期,即完成目标的截止时间,到了那个时间我们会进行工作进度的验收。

做过项目的老人都知道,项目排期,仅仅只是确定一个大方向,80%以上的项目都可能会延期,延期原因主要有以下5方面:

  1. 项目进度本身不合理:包括人员对项目的估算时间不合理

  2. 人和团队:包括人员不足及技能未达到要求、人员流失、人员责任心不强、人员沟通不顺畅;

  3. 技术方面:系统架构不合理、技术工具选型、公司技术资源匮乏;

  4. 需求管理:需求未确定及需求变更、不断的新增需求;

  5. 项目管理:风险管理不到位、对项目关键结果的质量把控不到位;

我们本次项目延期过,出现了项目时间估算不合理、人员不足及技能未达到要求、技术架构不合理(开始没有技术选型,一路摸着出来的)、以及对项目关键结果的质量把控不到位问题。

解决之道:

出现这些问题,我们是这样解决的:

  • 项目时间不合理:我们是通过二次、三次排期,产品经理一个一个的跟技术人员对关键功能点解决的;
  • 人员不足及技能未到达要求:这个我们只能基于产品初心,经过评估后,砍掉部分重要但不紧急的功能;
  • 技术架构不合理及技术工具选型:因为我们没有架构师,只能给下面技术同志一个专门的试错时间(所以在他们在定这方面排期的时候,我们心里的预期是要给他的工期乘以1.5的),一个一个去试。下次项目关于技术架构这一块,我们一定会提前确定好;
  • 关键结果把控不到位:我们通过建立建立了流程,保证让每个点的结果都是可交付的,所以,明确大数据、后台、前端、设计、产品的的工作流,最后由一个人进行把关,对最终结果负责的方式,不光会提高项目的整体可控性,同时也会提高整体的效率。

如何优化组织结构,推进好制度的实施

本次项目,我们还出现过这样一个问题,这个加深了我对组织结构的理解。

背景

在之前,我还没进来的时候,我们boss是找了一个他的熟人来组建这个项目团队,在招募成员的过程中,所有人事的决定都是他做的,也就是,团队成员都认为他才是直接领导,他的话是很有权威的。

但是他本身在另一家互联网公司任项目经理,他很少甚至不参与项目的直接管理,他只要我们的进度,而且只管我要进度,相当于是我承担了项目进度的责任。但当遇到即将要延期的情况,我就会去催技术团队人员,但是我催了几次好像效果并不是很大,他们还是该干嘛干嘛,该到点下班就下班,项目延期了也没有紧迫感。

破局过程

因为之前我在学校做过管理学校的社联主席,在进行管理的时候也没有遇到这种情况,我就在想里面原因,我在一件解决问题的时候,有这样一个习惯,就是喜欢把参与这个问题的所以人摆出来,然后去串联每个要素的关系,结果最后把我们的组织图画出来了,

现在的组织结构如下:


变更前

组织图画完以后,才发现这里有一个很大的问题,我作为产品经理,我实际承担了项目的进度责任,但是我是没有得到项目经理及boss 的明确授权,我手上是没有强制权力,也没有奖赏权力的,所以对技术团队的施加作用力就比较弱,因为“名不正则言不顺”。

所以第二天,我就把我们项目经理约过来,跟他说了实际的情况,也结合他的本身情况;所以,他过了两天,请大家吃饭,跟大家明确了我的授权。

调整过后的组织结构图如下:

变更后

结果

经过调整,当项目快延期时,我在跟进每个人的进度时,每个人的重视程度都得到了一定的提高,而且在推行标准化流程管理时,也没遇到那么多阻力。
(p.s:上一次写完文章后,有一位朋友留言,问我该作为pm该怎样推进流程管理,我想对你说的是:你平级甚至低一级去推一个有难度,让大家不舒服的东西,肯定会有点难,但是当你有了授权后,就会不一样)。

通过这件事,也加深了我对管理的认知,在项目实施管理中,一定要责权利一致。

总结一下:

  1. 对于项目延期,我们要具体问题,具体分析,但是要确保每个结果是可用的。
  2. 对于好制度的推行,从上到下的组织结构,更有利于好制度的实行。
  3. 在实行管理过程中,一定要注意:权责利一致;
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