经常有人问到我,我非常忙,每天都在加班,可是重要的事情依然没有解决。同时我也看了很多时间管理的书籍,但是感觉基本都用不上。我很苦恼,女朋友经常跟我吵架,说没有时间陪她。
我很同情这位朋友,同时也深刻的理解到他的痛苦,因为就在不久前我也是这样经历过来的。
我们看似每天十分忙碌,可是真的高效吗?我们每天都在忙些什么呢?
下面推荐一个十分有效考量我们每天行为轨迹的方法 -- 时间日志记录法。
具体做法是:用一张空白的纸,记录下三列:当前时间、事情、所花时长。
然后每当一件事情开始做时,则记录当前时间和当前所做的事情,当这件事情做完或被不得不打断的时候,则记下此件事情花费的时间。
这个时候就开始有人问我,我之前看过番茄工作法,这个工作法告诉我不是这样的啊?书上说,必须要以一个番茄时间为单位,中间不能被打断,可是你告诉我的方法中间会被打断啊。
的确,这种方法,中间存在被打断的可能性,也正因为此,这种方法才有更高的实用性。因为在这个碎片化的时代,如果你能适度的拒绝别人,避免不必要的打断,自然是最好。可是这种情况有时候是自己无法控制的,比如你这个人非常爱面子,拒绝别人简直比杀了自己还难受。比如领导叫你有些事。以上种种情况都是无法拒绝的。
所以,利用时间日志记录法可以让你记录每天时间的消耗。
那么日志时间记录完成之后呢?是不是就可以提高效率了呢?当然是不可能的。
因为仅仅是记录时间,不会给你带来任何的帮助,时间日志仅仅是告诉你时间都去哪了?
那么记录时间日志有什么用处呢?
记录时间日志是帮助你了解时间的花费,同时根据时间的花费去做出相应的调整。
比如,一个销售经理的时间日志上为:
10:00 处理邮件 40min
11:00 想促销方案 1h
12:00 吃饭 30min
12:30 想促销方案 1h
13:30 喝咖啡
14:00 想促销方案 3h
最终还是没有把促销方案想出来。
根据以上时间日志,我给出的解决建议是:
1. 不要在一件事情上重复花费太多时间,给这件事情制定一个合理的时间范围,如果没有解决,到时间后即停止;
2. 增加思考这件事情的次数,而不是长度,因为有时候一直在处理一件事情,思维会僵化,不利于事情的处理;
3. 与他人进行讨论,而不是闭门造车;
还有一份行政人员的时间日志,如下:
10:00 处理邮件 40min
11:00 处理新员工入职相关事宜 1h
12:00 吃饭 30min
12:30 处理邮件 1h
13:30 喝咖啡
14:00 处理邮件 3h
根据以上时间日志,我给出的解决建议是:
1. 电子邮件,本身就是基于一个假设,非紧急事情,因为如果这个事情紧急,那么一定有人会给你打电话或直接找你;
2. 集中批量处理电子邮件;
以上例子是为了方便大家理解,没有任何一个示例和大家是一致的,各位需根据自己的真实情况,为自己量身定制一个解决方案。
古人云:吾日三省吾身。各位共勉。