即使是校园学生要举办社团活动，或是组织单位规划的活动，对于要举办线下活动的人，一场好的活动如同品牌印象，更是对个人能力的考验。
首先，我们先来理解，实际在规划活动时，活动负责人，需要具备的能力，分别是：协调能力、换位能力、组织能力。
协调能力：活动合作的翻译家
所谓协调能力，也可以称作为「翻译能力」。好比联合国会议一定会需要随时翻译各国话语，让彼此的讯息能够准确的传达。因此活动负责人就需要担任大家的翻译官，能够清楚知道各组的沟通重点与需求是什么，接着从中协调让彼此了解需要如何配合，以此创造合作上的共赢。担任一个称职的活动负责人能够听明白各个团体之间的沟通模式是至关重要。
换位能力：了解关系者的核心需求
翻译能力是能够知道对方说话背后的意思。「换位能力」则是站在对方的视角，了解对方背后的真实需求。
你可以从以下几个问题来厘清需求的脉络：
*对方为什么需要？
*如何才能达到对方需求？
*哪些要素是重要且必须的？
组织能力：怎么分配资源，让活动的效益发挥到最大化
组织能力的体现就在于了解整场活动的架构，以及举办程序，还有当天的流程。
检视组织能力的方法，在于你能否将整个活动，拆解成一个一个模组，并串联起彼此之间的关联性，例如：活动前、中、后的时间区隔。
想要培养举办活动的组织能力，能够借助三个视角来构筑你的活动图景，分别是：时间、场地、人力。
*时间：活动前、中、后，如果出现延迟或超前，可以知道如何调整时间的配置。
*场地：舞台前方、后台动线、场地设备区、准备接待区、售票区，座位区等，依据活动功能来划分。
*人力：各区域和每个时间点上的人员配置，如遇到紧急情况，才会清楚哪些能够调动支援。
举办好活动，不只是知道该怎么执行，更重要的是体察到这3种能力带来的效益。
试想如果负责人都不去协调，各团体间在沟通上不但会花费更多时间，还可能因为沟通不良导致讯息不对称，而彼此有怨言。
如果不懂得换位，只是将自己自以为的观点和要求强加在对方身上，那可能造成对方的不信任和活动最后的结果无法达到预期。
从组织能力来看，活动企划者要办好活动，就需要将自己的视野仿佛从101的1楼爬到10楼、20楼，甚至101楼用整体的观点来检视。你才会知道，每个环节现在的情况，当发生状况时，能够更快速掌握有哪些连结点会受到影响，并且立即调动资源来化解危机。
