参加完2017年度工作述职会后，行政部的同事私信我，要把的我工作汇报PPT上传到集团的OA系统，几十人里挑一个，这件事我觉得挺开心的。这是对我一年工作的认可，也是对我做的商务文本的认可。我有些骄傲的想，我在这方面的一个小高手了吧。不过这份骄傲消失的很快。
读了《书面沟通的艺术》后这点小骄傲就没有了。一瓶不响，半瓶晃荡，真正懂得多的人反而很少骄傲炫耀，半懂不懂的人反而常常夸耀自己。
《书面沟通的艺术》作者天野畅子是日本资深企划咨询师，她曾在广告公司、媒体、咨询公司、游戏制作公司等各类机构，负责过企划、竞标、谈判等工作，二十多年里她制作过数万份的商务文本，广受业界好评，她用朴实得风格讲述了制作商务文本的通用技巧。
商务文本与每一个人息息相关，职业简历、活动通知、企划书、宣传单、报告书、提案书等都属于商务文本。《书面沟通的艺术》主要包含3部分内容，包括制作商务文本的原则，怎样制作优秀的商务文本、以及商务文本优秀范例。
那怎样才能做出吸引决策者目光的商务文本？
想要做出引导决策的有益的商务文本，必须知道做商务文本的基本逻辑。天野畅子认为商务文本能否获得认可取决于五个要素，分别是清晰的目标、考虑周全、富有个性、简单、实用。她建议使用6W2H法来确定文本怎么去做，来确定谁来做，做什么，什么时间，在哪里，为什么而做，做完给谁，以什么形式呈现，费用预算多少？对应了what、who、when、where、why、whom、how、how much几个英文词，因此这被成为6W2H法。
制作商务文本的目的是为了引导决策者做出决定。一份好的商务文本一定是可以被采纳的文本。决策者做决断时通常都会考虑“获益程度”，商务文本想要被采纳，就需要证明“采纳”这件事对于决策者是有利的，这种有利包含两个层面，一种是物质利益，一种是情感利益。
物质利益有多种，“费用低”“可以降低成本”“能赚钱”“可以解决问题”“最新设计”等等因素，对于决策者来说都是物质利益的一种。我们要做的就是把这种利益凸显出来。
第一，把结论放在最前面，然后再证明你的结论。商务文本不是推理小说，不是连续剧，决策者不一定有耐心把你提交的东西从头看到尾，请一定把最重要的结论放在前面，而且这个结论一定是你预测对方最想知道的信息。
如果你做一份简历，一定把你最与目标工作最相关的精力放在显眼的位置；如果你做年度述职总结，一定把者这一年最耀眼的业绩结果放在前面；如果你要做一份会议通知，这种短篇幅文本，把最重要的信息用加粗或留白凸显。总之一句话，如果别人只看一眼，一定是首先看到你的结论。
第二，用数字说话，用对比强调。商务文本里最有说服力永远是数字和图表，而不是华丽的辞藻。尽可能的用实用数据证明你第一点中的结论。
这些数据可以是你实际调研的，可以是你网络搜索的，可以是你引用了其它文献的，都可以，但是请记得把这些数据结合自己的实际情况，做成一份新的图表，做出前后比较，数据的冲击力会更大。
第三，避免谬误，诚实可靠。商务文本的制作中一定要尽可能少的减少谬误。错字、漏子、逻辑混乱、缺页等等小毛病可以带来大问题，所以提交文本的时候一定要检查确认好了。准备好备份副本，文件另存为PDF格式是个好习惯。连一份文本都错漏百出的人，你期望他能优秀完成目标任务，你可以想象会有多难。
人不是机器，感情永远影响着决定的过程，因而我们除了重视看得见的物质利益，还要重视看不见的情感利益。而“轻松”“有趣”“崭新”“漂亮”“不麻烦”等等因素都是情感利益。每个人的偏好不同，想要强化情感利益就应该做，信息搜集中的“WHO”，针对他的喜好制作商务文本。当没有具体的决策人时候，就按照常理假设决策，通常有这么几个技巧。
为了保证阅读轻松，除了把结论放在文本的前面，我们还应该拟一个好题目。好的题目应该用16个字以内，清晰传达我们的主要信息。强调性价比，如“第二杯半价”；强调解决问题，如“一个月快速减肥”；强调有限范围，如“仅限一个月xxx”这些都是不错的办法。美国传奇文案写手罗伯特·布莱在《文案创作完全手册》里，用整个第二章讲了如何写出有吸引力的标题，强调了标题的重要性，信息爆炸的时代“标题党”重要性越来越高。
分条列举信息可以帮助决策者速度，产生轻松、不麻烦的感觉。我们分条列举信息要点，并且加粗、加下划线、做颜色标识、独立成段等等。这本《书面沟通的艺术》和之前读过的原尻淳一写的《高效能阅读》，书籍每页的重点内容都做了特殊标记，与读起来就特别轻松，信息吸收速度也快，对书的评价自然就高了。
让商务文本变得漂亮有趣的办法有很多，但是需要根据具体的文本做设计。为什么一份ppt模板可以卖几百上千元？为什么一份制作ppt长生了那么多大V，甚至成为一个培训产业？就是因为其中的设计美感能带来足够的收益。如果不想花时间深入学习，那么这本书里的通用设计技巧，比如配色、字体字号、页眉页脚、剪贴画制作等，在日常的总结汇报时候也足够用了。
我们也许不靠制作商务文本为生，但是我们地生活离不开商务文本，它与每一个人息息相关，结课论文、毕业论文怎样写才能得高分？求职简历怎样写，能更多地拿到面试邀请？工作总结时候怎样设计PPT，能让老板对给你点个赞？这本150页地小书值得拥有。
