第一章 高效工作法:如何正确地传递信息
结构化思维过程
这种方法的特点是用假设解决实际问题:先预设一个可行的结论,然后以事实为基础,以数据为辅助来证实这一假设。
在采用这种方法时,方案人策划的观点必须与利益相关方的目标相吻合,策划人必须了解阻力和支持分别来自何方,进而找出一个令人信服的阐述方式,并提供准确的数据加以支撑,目的就是要在首次提出方案时就能够让人信服。
结构化思维过程能带给你什么
更清晰、更引人注目的建议。
更简短的沟通。
更有效率的分析。
更少、更短的会议。
更高效的决策。
增加方案通过的概率。
如何运用这本书
第二章 结构化思维:让工作变得更简单
新方法
“结构化思维过程”首先考虑结论,然后再去证明或者推翻它。
第一步:定义问题(Question)。在解决问题之前,你必须先知道真正的问题是什么。
第二步:提出核心建议(Core Idea)。核心建议应当是一个合理的假设,它解释了为什么提议值得被采纳,而且被采纳的原因必须是对你的沟通对象有价值的内容。
第三步:建构框架(Architecture)。你提出论据的逻辑至关重要,你罗列事实和分析数据的方式会影响最终的结果。
第四步:创建故事(Story)。这应当是一个简单的讲述,让你的沟通对象能够从你的故事中了解到你的结论,你创建的故事应当符合你选择的逻辑。
第五步:讨论和打磨故事(Discuss/Refine)。这时你开始接收到他人的反馈。注意,在你开始花费精力进行分析之前,就应该引导他人进入你的故事之中。
第六步:选择重要事例(Facts)。这种方法并不要求你收罗所有事实,而是需要包含所有重要的事实,以此充实自己的故事。
第七步:证明或推翻假设(Prove/Disprove)。分析的完成只是为了验证或是推翻你提出的假设,专注于必要的分析可以提高效率。
第八步:整合信息(Finalize)。不论你是在策划演讲、写备忘录、写邮件还是起草任何文件,在最终步骤前,你所有的文件都已经完成了,现在你所需要的只是一项整合练习。
第九步:分享想法(Share)。最终,必须要把你的想法分享给利益相关人。了解他们获取信息的偏好,可以使你的沟通更为成功。
改变习惯
第一步:定义问题。把你的问题写在草稿纸上或者白板上,你将与问题发起人及其他团队成员共同讨论。
第二步:提出核心建议。你仍然需要在草稿纸上写写画画,在这一阶段不要担心方案是否正确,你只需要以此开始你的探索。
第三步:搭建框架。你需要在一个白板上勾画你的设想,画画可以帮你将结构视觉化,因为你的框架会随着思考而变化,在白板上打草稿比在草稿纸上更容易修改和重写。
第四步:创建故事。你可以在Word文档中或者在邮件中编写内容,它将成为最终版本的大纲,你将在之后的步骤中根据反馈逐步修改这部分内容。
第五步:讨论和打磨故事。在进行这一阶段时,你需要制作一个日程表来安排和不同的人见面,得到他们的反馈。
第六步:选择重要事例。回到你的白板前,重新审视你的框架,然后写下你为这个方案找到的有力的证据和分析。
第七步:证明或推翻假设。现在你可以用数据说话了,打开制表工具开始寻找数字,但是你最好在分析时带着一个目标。你的分析不是为了考察事实,而是为了找到一个特定的结果——证明或者推翻一个想法。
第八步:整合信息。如果你要做报告,那么此时你应当开始做幻灯片;如果你在写备忘录或者邮件,你就要按照相应的大纲来撰写。无论以怎样的形式进行沟通,都要选择一个适合你沟通对象的沟通方式。
第九步:分享想法。分享的方法要根据沟通对象来确定。你可能需要做一次正式的报告,也可能采用网络会议、电话会议或者其他适合你沟通对象的方法来呈现你的最终方案。
不断优化你的想法
直截了当的开头/简洁精确的结尾
第三章 正确定义问题:减少无效努力
你要确定你及你的团队明白“是什么”背后的“为什么”,这样你才能在正确的方向上解决问题。如果有人向你寻求建议却不告诉你为什么,你就必须要去询问其背后的原因。你需要让他们知道你是希望解决他们的问题的,但是为达到这个目的,你必须先了解他们的目标。
在正确的方向上解决问题
用假设解决实际问题
如何选择一个正确的假设
●哪个想法看起来最有胜算?
●哪个想法符合我们的目标?
●哪个想法能得到利益相关人的支持?
●哪个想法最有可能成功实现?
第四章 核心建议:假设+触动点
一个核心建议包括两部分。第一部分是“我们要执行什么”,也就是你在前一步中做出的假设;第二部分则是“为什么我们要执行”,我称之为“开关”,也就是触动点
核心建议=假设+触动点
好的核心建议有两个组成部分:一个容易理解的假设和一个对利益相关人有价值的触动点。
当你写下核心建议时,你需要明确告诉你的沟通对象你希望他们怎么做。
触动点的内容应当是利益相关人最关心的衡量标准或目标。
找到了触动点之后,如果可能的话,你应该将其量化。
给触动点设定优先级
一旦你确定了决策者,你就要据此选择触动点。
沟通对象优先
完成核心建议
写下核心建议后,你需要问自己以下几个问题:
●我的建议(假设)是否清晰可行?
●对这个想法不熟悉的人能否知道我在建议他们做什么?
●我是否设置了可以让利益相关人产生共鸣的触动点?
●我是否正确地用“假设在先,触动点在后”的顺序写下了我的核心建议?
●我是否将我的想法能创造的价值用占位符代替
●如果我设置了多个触动点,它们的数量是否在3个以内?
●我是否按照对利益相关人重要度的顺序排列了触动点?
第五章 思考的逻辑:引导沟通对象得出你的结论
搭建框架
搭建框架是一个视觉工作,所以你要找到一块白板、一支马克笔和一个白板擦。
如何选择结构
层形结构
列形结构
选择一个结构
第六章 搭建框架:将信息结构化
复合结构
为沟通对象搭建一对一的框架
测试框架的区别化
测试框架的完整度
第七章 层形结构和列形结构:改变固有思维
不熟悉该领域的沟通对象
持反对意见的沟通对象
列形结构
建立列形结构前应做的思考
第八章 故事思维:让沟通对象零误读
从层形结构到故事
从列形结构到故事
写电子邮件、留语音信息和撰写商业论证
撰写叙述的指导性原则
不要改变框架结构。
叙述要简练。
忽略细节。
第九章 整合观点:探寻关键问题的答案
征求意见时的指导性原则
这只是一个初步的方案。
思考谁是利益相关人。
方案的内容会有所变化。
反馈可以改进你的内容。
你有执笔权。
谁会影响你的方案?
探寻关键问题的答案
●这个想法的价值是否大到能激起人们的支持?
●这个想法是否可行?执行起来是否有困难?
●是否有运营、技术、制度、法律、人力、客户或其他重要方面需要考虑?
●有什么数据可以用以论证和支撑观点?我们此前是否做过类似的尝试?
●参与其中的利益相关人的目标是什么?我们的想法让我们接近还是远离了他们的预期目标?
●我的想法是否存在漏洞?谁能帮我弥补这个漏洞?
●决策者的触动点是什么?我该如何推进它们?