今天给大家推荐一本书，吉泽准特的《职场书面沟通完全指南：顶尖咨询师教你的商务文本制作技巧（图解版）》（以下简称《职场书面沟通完全指南》）。

说实话，这本书光看标题我以为是教职场写作的，所以才买了。到手翻看之后才发现是也不是，反思了一下应该是自身对职场书面沟通存在误区。我以为书面就只会是Word里的东西，其实不然，还包括PPT、Excel等，并且这些用途更加广泛一些。这个认识是上一份工作所造成的，PPT和Excel用到得比较少。请原谅我这个小白。

这也让我想起了换工作的时候，在自己干巴巴的简历上凑数写了“能熟练使用Word等Office工具”。等到面试时问HR问掌握到什么程度，我只能尴尬地回答“会一点”。入司之后，一个基本上整天和Excel打交道的同事被领导夸奖为匹配大王。领导让我多和人家学学。

所以这本书也算是出现得刚好了。吉泽准特的这本《职场书面沟通完全指南》主要是通过形象具体的案例，按照构思商务文本的结构、制作草稿、最终定稿三个步骤来进行，并归纳总结了70个“制作商务文本的速成法”，帮助大家熟练掌握Word、PPT、Excel等日常办公软件的使用。

吉泽准特，担任知名外资咨询公司日本分公司领导，在专业领域，对从商务到系统的广泛领域的咨询工作都有涉猎。总之是个牛人。因为他曾担任公司新人进修负责人的职务，所以十分熟悉对新人的培训。以前吉泽准特总是指导新人制作商务文本，直到影响到了自己的工作进度，后来他就总结了一份客户关注点给新人们，让他们自己能够有意识、有重点地制作商务文本。结果就是新人们在半年内就熟练使用了吉泽准特三年才掌握的技能。

其实我们怵Word、PPT、Excel，无非就是怕做、不会做和做了之后怕反复修改。这三个问题，我们完全可以按部就班地通过下面三个流程来解决。

一、构建框架

所谓构建框架是指“将商务文本的内容按照‘目录层级+概要说明’整理结构”。

图中两点能够帮助我们解决不知从何下手的问题，获得制作文本的方向。以免对方要的是Word，你却做了PPT，浪费了时间和精力却还要再来一遍。前期做的准备越细致，为对方考虑的越多，后期就会越容易。

其实放弃自我满足，为读者考虑，大概是所有写作构思中最共通的一点了。不管是写商务文本，还是写小说公号，都要把自我放在最后，不是洋洋洒洒地写，不是力求美观，不是主观判断对方要看什么知道什么，而是要让读者看明白弄清楚感兴趣。

二、拟定草稿

第二步骤主要就是按照框架填充内容，使文本充实起来。很多人在网上搜索各种模板，其实就是此处的内容，但模板是死的，内容是活的，要学会依据内容创造模板。一个好的格式和布局，能够避免后期的复杂修改。此时，同样首要任务是确保对方能够理解内容及图标。

围绕此点的具体建议有：汇总专业术语，达成共同理解；“删减”不影响文意的内容，“分割”过长的段落；利用数字说明对方关心的部分；用最简洁的设计传递最多的信息……

三、最终定稿

终于到第三步骤了：修改草稿，即“修饰加工后成为能够直接向第三方展示的最终版本。”同样是确保对方能够理解内容及图标，如果需要修改，则实现轻松修改。

谁都不想反复修改，所以要尽量省事为好。比如不要合并单元格，而要选择跨列举中，因为跨列居中修改方便。还有很重要的一点是，发给对方的文件，PPT要去掉母版，一是防止信息泄露，二是不使文件过大。Word和Excel则要删除无法直接可见的信息，如页眉页脚和属性信息。

以上所有技巧都有相关配图，避免大家实操时找不到入口，真的是手把手教学了。在这本书里，吉泽准特还通过一个小小的制作商务文本水平测试，帮助大家确认自己的水平高低，进而只需要阅读那些自己需要强化的部分，帮助大家节省时间，也是很贴心了。

其实完成一份商务文本不仅仅是完成一些文字和表格，背后也需要揣摩人心，猜测预判对方需要什么，强化资料的信服力，提高自己的说服力，才能够更好地促进沟通和交流，最终达成双方合作。这本吉泽准特的这本《职场书面沟通完全指南》所给出的70个速成法，大到如何构思、如何布局，小到字体、颜色这些细节，都给出了实用性建议。很适合新手速成。

以前有句口号是：学好数理化，走遍天下都不怕。现在也可以这么说：学好office，走遍天下都不怕。技多不压身，职场需要竞争力啊。