【档案及档案管理】第十一章 纸质档案与会计档案

编者按:本文由泛微收集整理编写而成,旨在阐述对档案及档案管理的历史回顾与认识。

(一)纸质档案

自从造纸术改良以来,信息的书写、传播和存储就变得十分的便利和实用。纸质的档案在我国已经延续了一千多年,直到现在,纸张作为信息的载体,依然起

着不可替代的作用。

什么是纸质档案?

纸质档案是在存储档案数据时,将纸张作为载体,如事业单位收录的公文、图纸、合同等都属于纸质档案。纸质档案具有原始性、保密性,但是相对而言其容易损毁,且不具有再生性,所以在进行纸质档案管理时需要注意纸质档案的保护与修复。事业单位内部的许多机密性文件都是以纸质材料为载体进行保存的,所以为了避免纸张损毁,在纸质档案室需要做好防潮、防虫处理,使得纸张可以长时间保存下来。

针对一些珍贵的纸质档案资料,在出现脏污、破裂、腐朽的情况时,也需要开展修复工作。现阶段纸质档案的修复方法有很多种,一是可以采用加膜、去污、增塑等方式将损坏的文件载体修复;二是借助录音、录像等措施修复纸质档案载体中所收录的信息。

2、纸质档案管理特点

纸质档案管理的特点具体可概括为三个方面:

第一,纸质档案存储所需空间巨大,工作量大,管理难度高。纸质档案依托纸张的存储形式,决定了其需要投入相应数量的人力资源用以维持档案的日常维护。

第二,纸质档案整理编修难度高,工作强度大。对于纸质档案管理者来说,最具挑战性的工作是整理和编修档案。

第三,[endif]纸质档案管理涉及的预防性内容较多。例如,纸质档案涉及场所内防火、防腐、防盗等,在管理上都需要采取相应的措施,而这些也只是预防性基本措施,当不可抗力和意外事件发生时,对纸质档案造成的损害往往也是不可逆的,诸如地震、洪灾等都是无法采取有效措施的,只能在管理中设置相应预防性措施,这些都为纸质档案管理增添了难度。

(二)会计档案管理

1、什么是会计档案?

会计档案属于经济信息档案,它有利于机关事业单位会计工作的需要开展,同时,可以促进单位工作方法的革新和改进,会计档案是企业开展经济活动的重要记录,通过进行信息的收集和查询,能够进一步了解企业和事业单位的经济发展状况。而且,通过进行会计档案信息的查询,能够全面地进行问题的预防。通过制定相应的发展战略,可以发挥出其会计档案的真正作用,并且能够根据实际情况进行经验的总结和数据的确立。

2、会计档案的作用与特点

会计档案的管理是非常重要的档案,同时也是会计单位进行经济记录和往来的重要资料,对于每个会计单位来说,档案都有不同的作用和地位,而我们可以根据其档案的特点和内容做好相应的总结。

首先,要广泛进行信息的搜集,并且针对会计档案中所存在的内容进行专业设置,要保证有严格且精密的过程,它的主要作用就是明确财政与事业单位之间所存在的问题,并且做好档案的记录,做好档案归纳管理;

其次,确定相应的财务管理数据,在国家或者相关的审计部门当中提供更多的数据,以更好地提供相应的数据资料;

最后,在一些部门当中进行检查时,这些数据就可以成为强有力的资料和证据,为单位的审查和排查工作提供有力的保障。

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