大师兄的信息化项目管理学习笔记（四十三）：项目资源管理（七）
大师兄的信息化项目管理学习笔记（四十五）：项目沟通管理（二）
一、关于项目沟通管理
1. 什么是项目沟通管理
- 项目沟通管理包括通过开发工件，以及执行用于有效交换信息的各种活动，来确保项目及其相关方的信息需求得以满足的各个过程。
- 包含两部分：
- 制定策略，确保沟通对相关方行之有效。
- 执行必要活动，以落实沟通策略。
2. 如果进行沟通管理
- 规划沟通管理：基于每个非官方或相关方群体的信息需求，可用的组织资产，以及具体项目的需求，为项目沟通活动制定恰当的方法和计划的过程。
- 管理沟通：确保项目信息及时且恰当地收集、生成、发布、存储、检索、管理、监督和最终处置的过程。
- 监督沟通：确保满足项目集其相关方的信息需求的过程。
3. 常用沟通方式的不同角度
| 沟通方式 | 特点 |
|---|---|
| 书面 | 清晰、二义性少、可作为证据，但是缺少人性化。 |
| 口头 | 人性化，双方容易了解和沟通。缺点是容易缠身问题及较强的分歧。 |
| 内部 | 讲求效率、准确度，可以非正式出现。 |
| 外部 | 强调信息的充分和准确，以正式方式出现。 |
| 垂直（纵向） | 沟通信息传播速度快、准确性高。 |
| 水平（横向） | 复杂程度高，不受当事人控制。 |
| 正式 | 报告、正式会议（定期及临时）、会议议程和记录、相关方简报和演示。 |
| 非正式 | 电子邮件、社交媒体、网站、以及非正式临时讨论。 |
4. 核心概念
- 应用书面沟通中的5C原则，可减轻理解错误：
- 正确的语法和拼写(Correct grammar and spelling)
- 简洁的表述和无多余字(Cocise expression and elimination)
- 清晰的目的和表述(Clear purpose and expression directed to the needs of the reader)
- 连贯的思维逻辑(Coherent logical flow of ideas)
- 受控的语句和想法承接(Controlling flow of words and ideas)
- 常用沟通技巧：
- 积极倾听：与对华人保持互动，并总结对话内容，以确保有效的信息交换。
- 理解文化和个人差异：提升团队对文化及个人差异的认知，以减少误解并提升沟通能力。
- 识别、设定并管理相关方期望：与相关方磋商，减少相关方群体中的自相矛盾的期望。
- 强化技能：强化所有团队成员开展以下活动的技能：
- 说服个人、团队或组织采取行动
- 激励和鼓励人们，或帮助人们重塑自信
- 指导人们改进绩效或取得期望结果
- 通过磋商达成共识以及减轻审批或决策延误
- 解决冲突，方式破坏性影响
- 有效沟通的基本属性：
- 沟通目的明确。
- 尽量了解沟通接收方，满足其需求及偏好。
- 监督并衡量沟通的效果。
二、项目沟通管理的发展和新兴实践
- 制定和落实适当的沟通策略，对维系与相关方的有效关系是至关重要的：
- 将相关方纳入项目评审范围：每个项目的相关方群体中都包括被项目团队确定为对成功达成项目目标和组织成果不可或缺的个人、团队和组织。有效的沟通策略要求定期且及时地评审相关方群体，以管理成员及其态度的变化。
- 让相关方参加项目会议：项目会议应邀请项目外部甚至组织外部（若适当）的相关方参与。敏捷方法中的一些做法适用于任何类型的项目。
- 社交工具的使用日益增多：以硬件平台、社交媒体服务和个人便携设备为代表的社交工具已经改变组织及其人员的沟通和业务方式。在公司IT基础设施的支持下，社交工具讲不通的协作方式融合在一起。网络社交是指用户建立关系网络，与他人共同拓展兴趣和活动。
- 多面性沟通方法：制定项目相关方沟通策略时，通常应考虑所有可用技术，并从中做出选择；同时也应尊重其文化、实践和个人背景而产生的对沟通语言、媒介、内容和方式的偏好。可以根据需要采用社交媒体和其他现金的计算机技术。
- 裁剪时需要考虑的因素：
- 相关方
- 物理地点
- 沟通技术
- 语言
- 知识管理
- 在敏捷或适应型环境中需要考虑的因素：
- 应该尽量简化团队成员获取信息的通道，频繁进行团队检查，并让团队成员集中办公。
- 需要以透明的方式发布项目工件，并定期邀请相关方评审项目工件。
