087 再说鱼骨

  王二画过鱼骨图,很多软件都能支持,能做得特别漂亮。这种东西比较适合放到演示文档里,或忽悠新人的时候。但说起来其实就是个树型结构,跟思维导图(脑图)感觉没有太大差别。因为不喜欢日本人,所以王二一直对鱼骨图的用途持怀疑态度。

  好象人们总是有个习惯:把简单的东西弄得很复杂,那样显得自己有学问。不穿裤子的云在其小说《天堂里的另一天》里提到了一个论文题目:论古代脊椎禽类动物进化之近代产卵与氢氧化合物在高温下的反应,翻译成人话就是水煮鸡蛋。鱼骨图是否也属这种情况,还是自己没搞明白?正好那天不忙,王二决定重学一遍。

  任何问题的发生,总是受一些因素的影响。人们通过头脑风暴找出这些因素,按相互关联性进行整理,并画成层次分明、条理清楚,形状似鱼骨的图,取名鱼骨图。鱼骨图可以分为3类。一是整理问题型,指各要素间不存在因果关系,而是结构构成关系。二是原因型,一般鱼头在右,通常以“为什么……”来写。三是对策型,一般鱼头在左,通常以“如何提高/改善……”来写。

  1、使用步骤

  (1)查找要解决的问题(特性值),写在鱼头上;针对问题类别,选择层别方法;画出主骨、大骨,填写大要因。

  (2)分别对各层别,使用头脑风暴法收集可能的原因,尽可能多地列出因素。

  (3)将找出的各因素进行归类、分组、整理,明确其从属关系,画出中骨、小骨,在鱼骨上标出。

  (4)选取重要因素,用特殊符号标识。

  (5)检查各因素的描述方法,确保语法简明、意思明确。

  2、注意事项

  (1)确定大要因(大骨)时,现场作业一般从“人机料法环”着手,管理问题一般从“人事时地物”层别,应视具体情况决定。

  (2)大要因用中性词描述(不说好坏),中、小要因使用价值判断(如…不良)。

  (3)脑力激荡时,尽可能多而全地找出所有可能原因,而不仅限于自己能完全掌控或正在执行的内容。对人的原因,宜从行动而非思想态度面着手分析。

  (4)中要因跟特性值(鱼头的问题)、小要因跟中要因间有直接的原因——问题关系,小要因应分析至可以直接出对策。

  (5)如果某种原因可同时归属于两种或两种以上因素,请以关联性最强者为准。必要时考虑三现主义:即现时到现场看现物,通过相对条件的比较,找出相关性最强的要因归类。

  (6)选取重要原因时,不要超过7项。

  (7)绘图时,应保证大骨与主骨成60度夹角,中骨与主骨平行。

  王二现在终于有点感觉了,其实从鱼骨图引出两个方面的问题。一是问题的分析模型,就是前面提到的层别方法。分析任何问题时都要先决定维度,然后才能不遗漏、有序分析,而不是想起一条是一条。举个例子:如果让我们写出昨天一天的所有活动,怎么写会最全面。如果想起啥来写啥,一会儿就没词了,除非记忆力特别好的,反正这方面王二不行。如果换个角度,按自己的作息为序一件件回忆,比如早上起床、洗漱、吃饭、出门、坐公交……,按这样的逻辑顺序来回忆,效果肯定要好些。所以,我们现在最需要的是分析逻辑,即见到一个问题应该从哪些维度开始着手。

  第二,当然画出来的鱼骨图也是有一定作用滴,对我们准备解决的问题,列出了一大堆的原因。怎么去解决呢?那就需要另一种工具:五问法。

  所谓五问法(也叫5why分析法),就是对一个问题连续问五个为什么,以追究其根本原因。当然具体使用时,也不必过于机械,并不限定只做五次为什么的探讨,主要是必须找到根本原因为止,有时可能只要3次,有时也许要10次。就是中国老话说的:打破砂锅问到底。

  五问法的关键,就在于鼓励解决问题的人,要努力避开主观的假设和逻辑陷阱,从结果着手,沿着因果关系链条顺藤摸瓜,直至找出问题的根本原因。一般情况下,当深入到第五个层次后,认为无法继续进行时,问题的原因应该已经非常具体了,很容易找出解决办法。

  举个九成熟的栗子:张三拣货差错这两天特别高。

  第一问:你为什么拣货差错突然提高了呢?

        注意力不集中。

  第二问:为什么注意力不集中呢?

        因为感冒了,难受,老想睡觉。

  第三问:为什么感冒了呢?

        因为前天上班的时候,把外套脱了,着风了。

  第四问:为什么把外套脱了?

        因为穿的多,感觉热。

  第五问:为什么穿那么多,这么大个人,连天冷天热都分不清?

        因为老婆怕冷,让多穿一点,不然不给零花钱……

  现在已经不必问了,世界上有一种冷,叫老婆觉得你冷。

  王二窃窃焉:岛国这个方法听起来不错,听说美国人也学会了(解决了华盛顿广场杰弗逊纪念大厦的鸟粪问题),但在我泱泱天朝、礼仪之邦,会不会水土不服呢。试想,同级同事之间,除非关系特别好,或者闹着玩的时候,这样问无可厚非。如果两个人一板一眼地这样问话,估计不长时间就得干起来,太不给面子了嘛,有故意找碴的嫌疑。即使对于王二来说,如果对着主管这样问问题,估计也不会得到太好的结果,总得留点情面吧。

  但是,五问法如果用到一大群人身上,在有意引导的情况下,进行头脑风暴时可能比较靠谱。比如:召集五个主管,对拟解决的一个问题,让大家各抒己见,一起提问题的原因,一步步地问下去,估计大家就不会太反感了。所以,王二私下以为,五问法不适于一对一PK,可以用于一对多的环境下。

  前面说过,确定分析维度很关键,也就是说,我们遇到一个问题,应该从哪几个方面来思考。王二从万能的百度上找到3种。

  1、5M1E(人机料法环,主要适用于生产环境,如制造企业)

  (1)人(Man):员工对产品的认识、技术熟练程度、身体状况等。分析角度包括:技能问题?制度是否影响人的工作?是选人的问题吗?是培训不够吗?是技能不对口吗?是人员对公司心猿意马吗?有责任人吗?人会操作设备吗?人适应环境吗?人明白方法吗?认识商品吗?持证上岗吗?

  (2)机器(Machine):机器设备的状态和维护保养情况等。分析角度包括:选型对吗?保养问题吗?给机器的配套对应吗?操作机器的人对吗?机器的操作方法对吗?机器放置的环境对吗?有完整的设备管理办法吗?制度有效实施吗?有维修检定计划吗?各相关记录完整准确吗?机器设备工作正常吗?

  机器设备管理分三个方面,即使用、点检、保养。使用即根据机器设备的性能及操作要求来培养操作者,使其能够正确操作使用设备进行生产。点检指使用前后根据一定标准对设备进行状态及性能的确认,及早发现设备异常。保养指根据设备特性,按照一定时间间隔对设备进行检修、清洁、上油等,防止设备劣化,延长设备的使用寿命。

  (3)材料(Material):对仓库来说,就是产品。分析角度包括:产品有质量问题吗?型号对吗?有保质期吗?入库检验了吗?仓储管理制度严格执行了吗?不合格产品管理严格吗?产品进出、存储过程可追溯吗?

  (4)方法(Method):这里包括业务流程及操作规范等。分析角度包括:是按方法做的吗?看的明白吗?写的明白吗?方法适合吗?有方法吗?方法是给对应的人吗?方法在这个环境下可行吗?

  (5)测量(Measurement):对仓库而言,可以理解为产品清点、盘点、运营数据的收集等。分析角度包括:方法是否标准、正确?数据收集是否完整及时?

  (6)环境(Environment):工作地点的温度、湿度、照明和清洁条件等。分析角度包括:环境变了吗?光线、温度、湿度考虑了吗?环境是安全的吗?环境是人为的吗?产品摆放合理吗?设施布置合适吗?符合6S管理要求吗?

  2、人事时地物(适用于管理问题)

  (1)人=对象:人?公司?团队?单位?

  指遇见事情的时候,先了解对象是谁?是什么人?什么单位?什么团队等等。

  (2)事=事件:什么事?多少事?

  指现在遇到什么事情?跟什么事情相关联?能不能用其他的事情来化解等。

  (3)时=时间:多长?开始?结束?总时间?

  这个事情预计要多长时间,什么时候开始,什么时候结束?

  (4)地=环境:地方?氛围?位置?周边?

  不单纯说的是一个地方,也代表一个氛围、周边环境等等的一些相关要素。

  (5)物=资源:缺什么资源?有什么资源?

  3、5H2W(七何分析法)

  (1)WHAT。是什么?目的是什么?做什么工作?条件是什么?哪一部分工作要做?重点是什么?与什么有关系?功能是什么?规范是什么?工作对象是什么?

  (2)WHY。为什么?为什么要这么做?理由何在?原因是什么?为什么造成这样的结果?为什么采用这个参数?为什么不能有响声?为什么停用?为什么非做不可?

  (3)WHEN。何时?什么时间完成?什么时机最适宜?何时安装?何时销售?何时是最佳营业时间?何时工作人员容易疲劳?何时产量最高?需要几天才算合理?

  (4)WHERE。何处?在哪里做?从哪里入手?从何处采购?还有什么地方可以作为分仓?安装在什么地方最合适?何地有资源?

  (5)WHO。谁?由谁来承担?谁来完成?谁负责?谁来办最方便?谁可以办?谁被忽略了?谁是决策人?谁会受益?

  (6)HOW。怎么做?如何提高效率?如何实施?方法怎样?怎样做省力?怎样做最快?怎样做效率最高?怎样改进?怎样得到?怎样避免失败?怎样求发展?怎样达到效率?

  (7)HOW MUCH。多少?做到什么程度?数量如何?质量水平如何?费用如何?指标达到多少?成本多少?输出功率多少?效率多高?尺寸多少?重量多少?

  王二认为,对管理者而言,重要的不是鱼骨图、狗骨头这种具体的形式,而是要掌握思考问题的维度,像上面提到的三种。以后见到问题,就能够直接知道应该从哪个维度着手,从而使自己的思维保持逻辑性,解决问题更有条理。

  除了上述三种之外,还有一个补充规则,就是麦肯锡一直倡导的:MECE(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive)。即不重叠、不遗漏,指在将某个整体(不论是客观存在的还是概念性的整体)划分为不同的部分时,必须保证各部分之间相互独立、所有部分完全穷尽。

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