今天是GTD工作法的第三个步骤《组织阶段》：整理好清单

昨天我们说的处理阶段，目的是清空你的大脑，让你无需记住任何事情，只专注当下需要做的事情。

那么当你清空了大脑之后，那些等待解决的问题，那些需要你在相应时间去做的事情都到哪里去了呢？

今天说的就是这个主题，我们应该如何组织自己的清单，让那些过去时间里凌乱而没有条理的事情，在未来变得井井有条。

在上一个阶段，我们所有处理过的材料，也可以叫信息或者任务，可以大体上分为两类：

• 需行动类：项目任务，工作事项，家庭事项，所有可执行的任务
• 非行动类：参考资料，未来想做的事情，备忘信息等

分清这两点就是我们最基础的行动指导。很多时候我们会错误的把一些未来想做的事情，当成现在要思考的事情，然后沉迷幻想不能自拔。

所以分清这些事项和信息的区别，就是我们大脑把信息转化为行动的基础条件，否则你将沉浸在各种信息和幻想中，度过很多你回想起来好像被偷走了一样的日子。

了解了这些之后，我们开始进入正题，先说需要行动的事项该如何组织清单。

（1）建立行动清单

在这周的第一篇文章里，我简单提到了这个行动清单的组织方式。

它的目的在于，让这些所有信息有体系、有条理的在你需要的时候呈现。

具体的思考方式如下：

• 如果任务是需要多个步骤才能完成的，那么你可能需要创建一个【项目】，来单独管理这个项目的清单。当你的项目多起来了之后，你需要把这些项目列一个清单。
• 如果是需要指定时间完成的，你需要安排进【日程表】。
• 什么时间处理都可以的任务，就可以放在【下一步行动】的清单里，随时有时间就来这里取用。
• 如果这个任务你可以授权别人去完成，那么你在授权之后，把这个任务放在【等待】清单里，定期跟进即可。

总结任务清单的基本种类和简单原则：

• “项目”列表：你一定有大大小小的数十个项目需要处理，可能有工作类、生活类、旅行等等。这时候需要一个项目列表和项目清单，确保随时可以查看这些项目。
• 日程表：只安排那些指定时间必须完成的事情，一定不要把其他时间随时可以处理的事情安排进日程表。也不要在日程表罗列一天的行程，只记最重要的，必须在指定时间完成的事情，切记。
• “下一步行动”清单：所有不需要当下立刻行动的事项，都默认在这个清单里。这个清单里面的事项需要有项目分类，以及情景分类。也就是和项目以及情景是和下一步行动清单交叉使用的，根据项目分类比较好理解，接下来我详细说会说根据情景如何调取。
• “等待”清单：如果一件事情你不是最佳人选，一定要找那个最合适的人来处理，然后把这件事情安排进等待清单。我们做时间管理最重要的一点就是善于管理他人的时间，一定确保定期跟进。

综上所有待办事项，可以大致分为两种。

• 日程类行动：需要固定时间完成，比如会议、会面、活动等等。
• 越快越好类行动：行动清单里的大部分事情属于这一类，原则是在有限的时间里尽可能多的去处理这些事情。

那么这中间就有一个问题，我们该如何去安排这些“越快越好类事务”的优先级？

我见过很多人会把一天的事项按时间先后去安排满，几点去做什么，一天下来预计要处理N多事情之类的。

但我非常不建议这样做，因为通常情况下，这样的安排最后都是被各种事情打乱，最后弄的自己怀疑到底安排这满满一天事项的意义到底在哪里？

这就要说到GTD里面非常强大的一套思维：在合适的情景下做合适的事情。

比如说你今天因为有事情临时外出一趟，很可能耽误了原有的半天时间。但是这个时候如果你能调出一张【外出事宜】清单，顺便把需要外出处理的事情也一起做了，这就是非常有效率的。

所以我给一个可供参考的“情景”触发清单，来解决这个问题。在当前有的GTD体系的软件工具里，这个功能就像是一个“标签”一样，你随时可以调取和这个情景相关的内容，来集中处理这类事项。

• 电话：当你在繁忙的事务中抽出20分钟时间来放松一下，这个时候就可以调取需要打电话的相关事宜，见缝插针的打两个电话，解决几个小问题。
• 在电脑旁：如果你是一个非常忙碌的高管或者经常在外的销售人员，那么这个情景，可以让你在使用电脑的时候，集中处理一些只有电脑上才能处理的事情，比如做一个表格之类的工作。
• 外出事宜：前面有提到，当你外出的时候，往往会有较大一段时间和空间上的不可控。这个时候你可以一并处理那些只有在外才能处理的事情，比如顺便去趟银行之类的。
• 在办公室时：有些杂事可能只有在办公室才能处理，比如打印、盖章之类的。这类事情添加上这个情景，只要你在办公室的时候就拿出来统一处理，很多琐碎的事情就自然解决了。
• 在家时：也就是说只有在家里才能处理的事情，包括一些检修、更换、清洗、家务等等。很多时候大家都想在家里做点什么，但往往真的在家的时候，却无从下手，不知道做点啥。提前收集好清单，到家就做几件，你会发现非常有感觉，感觉自己“内外”兼修。
• 沟通议事：这个情景是相对于一些“人”而言的，你在工作当中或者生活当中一定有一些人需要经常沟通确认一些事情。当你提前很久就收集了很多零碎的想法，在和这个人见面交流的时候，集中一次性确认。在别人惊讶你怎么能同时记住这么多事情的同时，你收获了自己的效率。
• 阅读/回顾：我们平时就有大量的参考资料和项目资料需要定期去看，这个时候为这些信息打上这个情景标签，在每天的回顾里，顺带就把这些有必要再次回顾的内容一起回顾了。

在行动清单的最后，分享一个小原则：各个清单之间一定要保持界限分明，这点非常重要。

如果各类清单内的事项没有分清，彼此混淆，没有界限，那整个组织工作都会失去意义。结果就是你会对这些清单失去信任，它也就帮不了你了。

这一步建议大家下载好软件，比如Doit，参照软件上的框架去理解每个清单的含义。

当然，最好是自己从头开始，收集、处理，然后把各类事项安排到最合适的清单里。

（2）建立非行动类“清单”

说完了行动清单，就要说一下这些非行动类的信息了，它们也需要清单，只不过清单的形式可能有所不同。

• 如果一个信息是不能行动的，那么它可能是一个【参考资料】，需要放进你的资料库里。
• 当然这个信息也可能是一个未来的想法，比如去欧洲旅行。需要安排进【将来/也许】这个清单里，定期回顾。
• 也有一些信息需要在特定情景或者时间让你知晓，比如会议提议，在开会的时候需要拿出来。这个时候可以用【备忘录】或者【提醒事项】来记录这些信息，它比资料库要轻，无需过多压力，用完即可丢掉。
• 又或者可能是一些没用的想法，直接丢掉即可。

总结一下非行动类事项所需要的工具/清单，以及小原则。

参考资料库：这个根据你的资料内容，可以使用“笔记类软件”、“思维导图”、“文件夹”、或者“幕布”这样的结构化文本来管理自己的参考资料。

平时整理参考资料的时候，注意结构化管理和索引，利用全局搜索，可以快速查找到自己需要的信息最重要。千万别忘了自己保存的是什么标题，要有统一的命名方式。

“将来/也许”清单：一般的清单软件里都会有一个这样的清单，如果没有，你单独建立一个这样的项目来管理这部分任务就行。

• 其实如果不整理，你都不会发现我们脑子里平时会有那么多事情，只是我们的想象和期待，并不是我们必须去做的。
• 有些事情只能是在未来有能力、有时间，或者其他条件满足了之后才能做。那就不要让这些事情在现在总是打扰你，如果你不想每天工作的时候却总想着去北极看极光而耽误工作的话。
• 把它列进这个清单，偶尔回顾的时候可以重新评估什么时候做，或者丢掉不做。

备忘录/提醒事项：每个手机都有相关的软件可以用来记录这些临时的备忘信息。

• 使用这些小工具之前，要记得，不要在里面堆积信息，不然等多到你不想处理的时候，你就会失去这个工具，因为你再也不想用它了。
• 随时将这些信息处理，并归纳进自己的系统里。

• 如果里面的信息在未来一个月用不上，又不值得放进其他资料库或者将来的清单里，就直接扔掉吧，我们不缺这些信息，你永远有更好的想法冒出来。

重复一下这一小节的目标，就是把那些已经处理好的信息，按照有体系的、系统化的方式，安排到自己的个人事务管理系统里。最终实现随时随处利用时间，因为你不管什么时候都知道现在最适合干什么。

到那个时候，你可能想不起来无所事事是什么状态了。你也可能看不懂那些一出门就刷�手机、一坐下就刷抖音的人，为什么他们还有时间可供这样消遣？

人和人在生命长度上的距离就这样拉开了。因为如果你用一年做了别人三年做的事情，你就等于比他多活了两年，这就是事实。

今天就到这里，明天写下一步：清单回顾。