《小强升职记》不同于《杜拉拉升职记》,没有职场潜规则,没有职场沟通技巧,这本书只教我们一件事儿,时间管理。之所以叫小强升职记,是因为整本书都是围绕小强和自己的人生导师老付的对话展开的,老付有意培养小强成为自己的接班人,一步步让教会小强如何掌握和控制自己的时间,成为时间的主人。掌握了时间,其实就是掌握了自己的人生。
第一次听到时间管理这个概念,是在《搞定》那本书,那本书给我留下最深的印象并让我在随后工作和生活中实践的两个时间管理的原则是:重点关注和处理重要但不紧急的事儿和从待办事项里拿出来的事项永远都不要再放回去。当时是听书,没有能系统学习时间管理的知识,但仅仅这两点,对我的帮助都非常大。这本书里这两个基本原则依然不变,但更加的完整。
一、避开时间黑洞
作者很巧妙的运用老付和自己的对话,以及自己的实践和反思,把时间管理的知识由浅入深的做了一个讲解。首先,我们都需要思考一下,我们的时间都去哪儿了?我最近常常有一种感觉,忙忙碌碌的一天下来,特别的失落,感觉头都要炸了,却又感觉什么都没做。看了小强的状态,感觉跟自己好像呀,我明白了,原来自己掉入了时间黑洞里。
时间黑洞的共同特点是提供很多相关的信息吸引我们的注意力,使消耗的时间在不知不觉中膨胀。时间黑洞的产生源于大脑不善于记忆的特点。大脑喜欢做的是创造性的思维,只有对大脑形成强烈刺激的事情才会被存储下来,因此那些极具规律性,并且比较枯燥,或者是目的性不强、没有主动性的事情,将会容易被遗忘。
记录每日时间开支,认识自己的时间黑洞。你会惊讶地发现,每天的无意义时间很可能在70%以上。避开时间黑洞的小策略:
1、彻底关闭聊天工具;
2、关掉邮件的到达提醒功能;
3、保持办公环境的干净整洁,保持办公用品的触手可及;
4、给水杯里倒满水;
5、准备一张当天的任务清单,完成一项划掉一项;
6、选一张舒适的椅子;
7、尽量地隔离自己,开启免打扰模式;
8、解决最重要、最迫切的事情;
9、当觉得无法集中精力的时候就先休息一会儿(一般为20分钟左右);
10、设置任务的最后期限。
二、找到价值观
我们工作,以日常琐碎的事情为主,我很少思考自己做这件事儿是为了什么,我能获得什么,这工作是不是我想做的,而总是被动的接受工作。由于工作不太需要动脑子,我常常习惯于多线程,做着表,聊着天,逛着淘宝,自己曾经也非常恐慌这种状态,不会专注的做事情,不会思考,像个机器,接收指令,完成动作,输出结果。为什么会这样?其实,最主要的原因是,没有找到自己的价值观。这是时间管理的基础,如果没有自己的价值观,我们分不清工作的重要与否,那所有的工具对我而言,都是空谈。所以,学会时间管理的第一步,需要找到自己的价值观。
填写一周的时间日志,找出自己工作的高效时间,进行每日工作时段规划,用最高效的时段做最重要的事。如何判断什么是最重要的事?——确定自己的价值观。
三、时间管理四象限
时间管理四象限的处理原则:
1. 重要而且紧急:立即去做。我们的主要压力和危机都来自于此,避免这个象限的事情过多。
2. 重要但不紧急:要重点关注,有计划的去做,虽然它不紧急,但随时可能演变成为重要而紧急的事儿。
3. 不重要但紧急:交给别人去做,这是我们忙碌而且盲目的源头,放权给别人或者委婉的拒绝。
4. 不重要不紧急:尽量别去做。
应用“猴子法则”走出第三象限:
提出猴子法则的教授把工作比喻成为活蹦乱跳,随时可能跳到自己身上的猴子,如果能让别人去抚养他们自己的猴子,你也有足够的时间去处理自己的事情,就是猴子法则。
第二象限工作法:
根据自己的职业价值观评估某件事情的重要程度。
根据事物的截止日期判断事物的紧急程度。
将所有的事情放在第四象限去分析。
主要精力集中在解决第二象限内的事务。
投资自己的时间:
时间的特点:供给毫无弹性,无法蓄积,无法取代,无法失而复得。时间管理的目的应该是充分利用时间来创造最大的价值。写下必须做的最重要的各项工作,从最重要的一项做起,并持续做下去,直到完成该项工作为止。重新检查次序,然后着手第二项重要的事儿。即使任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间,也不用担心,只要手中的工作是最重要的,就坚持做下去。
脑子里只装一件事的优势在于更加专注,会有成就感,能够摆脱压力,会有更好的结果。
四、衣柜整理法则
时间管理秘诀的五个水平流程:收集,处理,组织,回顾,行动。
事情分为可以执行和不能执行两种,不能执行的任务有垃圾(一般在收集时就过滤掉)、将来某时/也许(写入专门分类)、参考资料(归档)。
可以执行的任务分为:
1、2分钟之内可以搞定的事——立即去做
2、需要多个步骤搞定的项目——分解成任务-下一步行动
3、指派给别人完成的事——把猴子甩到别人身上
4、特定时间做的事——写在日程表里
5、代办事项(例如查看邮箱)——有空的时候搞定
关于工具:
1、收集篮:每日清空,用便利贴或者小记事本记录。
2、将来某时/也许清单:用记事本单独记录。。
3、待办事项清单:记事本记录,随记随完成随删。
4、项目清单:用A4大小的清单将项目进行分解。
追求平衡工作和生活的人最重要的两点:把事做正确、做正确的事。
我们希望自己的工作都按照我们的计划,有条不紊的进行,但难免会遇到突发事件,如何淡定的面对和处理突发事件呢?
处理突发事件的原则:
1、要事第一
2、委婉而坚决拒绝
3、争取下次机会
调整遭遇“突袭”的情绪:
1、立即放松
2、做好最坏的打算
3、默念“静心口诀”(例如:世界如此美妙,我却如此暴躁……)
4、要改变情绪,先改变自己(假装气定神闲……)
5、积极乐观
原则:
1、不要让突发事件影响情绪
2、重视“再次放入收集篮”的步骤
3、向周围人推荐自己使用的时间管理方法(与人方便,与己方便)。
书中还有很多的小方法值得学习和借鉴,但我们不可能一口吃成个胖子,就像小强一样,老付每次就教给他一种方法,先实践,遇到问题再探讨,再尝试新的方法。我们大多数人没有那么幸运,不会有人这么去教我们,但我们同时又是幸运的,我们可以从书中学习。
于我而言,针对自己的职业和工作性质,下面这几个方面是需要第一时间去实践的。
1.找到自己的职业价值观,想清楚自己要的生活,自上而下制定职业目标。
2.每天早上先用十分钟回顾昨天的工作是否完成,今天的工作有哪些,只要会占据我们大脑和时间的事项都记下来。将项目进行任务分解,每天记下来的事项必须是可执行的。将来某天要完成的任务,记在当天的待办事项里。
3.遵循时间四象限法则,优先第二象限的工作,对待办事项进行排序,一项一项去做。
4.做重要工作时,脑子只装一件事,只做一件事。做琐碎的工作时,完全关掉聊天工具,臣妾做不到呀……
5.两分钟之内能解决的事儿,立即去做。实际上这样的工作很多,由于有拖延症,经常不去做,做这件事儿本身并不需要太多的时间,却因为迟迟不去做,老在脑子里惦记着,浪费了太多的时间。
6.不给自己理由和借口,拿出来要办的事项,不再放回去,当日事当日毕。
说到底,不管多好的时间管理方法,都是需要实践来检验,每种方法也不一定适用于所有人所有事,在实践中,不断思考,修正, 提高,找到最适合自己的方式方法,真正的做到平和心态,心如止水。