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第十章 简化电子邮件
对很多人来说，收发电子邮件已经成了标准的工作流程。我们就像是活在收件箱里，无论是和亲戚朋友通信，还是工作的时候做项目，都离不开电子邮件。
不幸的是，电子邮件让我们不堪重负，使我们远离更重要的任务，威胁着我们的正常生活。
其实，我们完全可以不为收件箱而活。我们完全可以减少花在邮件上的时间。设定限制，提高效率，最终清空收件箱，变成真正的“邮件大师。”
只要学会设定限制，遵循简单的原则，迅速处理电子邮件，你完全可以变成“邮件大师”。
你完全可以摆脱电子邮件的束缚，去做更有意义的事，比如实现“唯一目标”，完成当天的三个重要项目，搞定每天的“头等要务”。
处理电子邮件的必杀技是充分发挥“少即是多”的力量，化繁为简，设定限制。最终，你会变得越来截止擅长处理电子邮件。
限制收件箱的数量
你接收信息的方式有多少种？有些人可能有六种不同的通信方式——短信、语音邮件、办公文件、普通邮件、博客评论、社交网络（MySpace、Facebook、AOL等）上的留言。每一种都有不同的收件箱，都需要你不断地处理。整个处理过程非常漫长，会让人感到疲惫不堪、压力倍增。不过，你完全可以轻松搞定。
从减少“收件箱”的数量开始，让信息变得更容易管理，你处理起信息来就会更高效。你从哪里查收邮件或阅读收到的信息，哪里就是你的“收件箱”。你拥有的“收件箱”越多，管理起来就越困难。尽量减少收件箱的数量，以能维持正常工作和生活为准。
具体方式如下：
1.列出所有接收信息的方式。你最开始可能会忘掉一些，但慢慢就会一个个想起来。把你想起来的方式全部列入清单，其中应该包括实体渠道和电子渠道。
2.评估每种方式的价值。有时候，即使某个“收件箱”不能给生活增添任何东西了，我们也会习惯性地去查看。有了手机以后，你还随身带寻呼机吗？其实，寻呼机对你已经毫无用处了。
3.合并或删除收件箱。如果某件东西对你毫无价值，你就可以考虑从生活里删除它了。看看没了它你能不能熬过一个星期。看看能不能把来自不同渠道的信息纳入同一个收件箱。你家里里有多少个地方放着纸质文件？在家里准备一个收件箱，用来存放所有的信件、办公文件、学校通知、电话备忘、打印出来的纸张、日程安排和其他东西。你现在有四个电子邮箱？看看能不能把邮件转寄到同一个邮箱里。你会从几个不同的语音信箱获取语音邮件？试试把它们转发到同一个语音信箱里，或者利用网络服务商，把它们转发到你的电子邮箱里。在办公室里也做准备一个收件箱，用来存放所有的办公文件。你每天要浏览很多个博客？把它们都放进聚合阅读器，只要看推送信息就行，不用再查看二十五个不同的地址了。你拥有的“收件箱”越少越好。如果可能的话，尽量把“收件箱”压缩到四到七个，最好是一两个。
限制查邮件时间
如果你一天到晚部在查邮件，你就什么事也做不完。如果你决定只在固定的时间查邮件，其余时间都不管它，才可能做完真正重要的工作。
我建议你提前确定每天要查几次邮件，分别在什么时候查。下面是一些小诀窍：
每天查收件的次数。每天查邮件的次数取决于你的工作类型。如果你每天只查一次邮件就行，那就最好了。这样一来，你被邮件打扰的可能性最小，处理邮件的效率也最高。但对大多数人来说，每天查两次会更现实一些。有些人可能需要多查几次，因为他们的工作指令是通过邮件发磅的（比如客服人员）。这些人可以限定每小时查一次邮件，比如每个整点后的头十分钟。还有一些人查邮件的频率可能少于每天一次，比如隔一天，每周两次，甚至每周一次。如果你认为自己属于这类人，那就充分利用这个优势，严格设定查邮件的次数。
查邮件的最佳时机。我发现，如果每天查两次邮件，上午十点和十午四点是最佳时机。这样一来，你就可以在将近中午的时候弄清有哪些紧急邮件，然后下班回家前全部搞定。不过，每个人的作息时间不一样，你应该根据自己的工作习惯、日程安排和特定需求，弄清最适合自己的时机，然后坚持下去。
避免一大早查邮件。提高效率的秘诀之一就是不要在一大早查邮件。这是一条非常好的建议。一大早就查邮件，邮件就会主宰你接下来的日程安排，你就不能自行决定当天的“头等要务”了。你会被邮件束缚住，难以脱身。然而 ，大多数人都无法抑制一大早查邮件的冲动，因为他们已经上瘾了。尽管这个问题普遍存在，但你完全可以克服：第一步是弄清你查邮件的目的，在打开邮箱前先停下来想一想；第二步是做出更明智的决定 ，想一想你是更愿意查邮件，还是更愿意实现终极目标。如果你能专注于完成“头等要务”，推进“唯一目标”，而不是查电子邮件，你就会离实现梦想更近一步。
关闭邮件提醒。大多数电子邮件程序都会发出提醒，比如发出声音、弹出窗口或图标闪烁，告诉你新邮件来了。如果你现在还在使用提醒功能，我强烈建议你把它关掉。它会打断你的工作，让你把注意力转移到某人发来的邮件上，而不是自己决定要做的事情上。关掉新邮件提醒，只在固定时间查邮件，这样你才能完成更多的工作。
如果坚持这个习惯。嘴里说每天只查两次邮件很容易，但要真正做到就难多了，因为时不时查邮件早就成了人们一种根深蒂固的习惯。怎么才能坚持少查邮件？你可以花一两个星期专心养成这个习惯 。写一张标语贴在墙上：“除了上午十点和下午四点（或者你选定的其他时间），绝对不查邮件！”当你发现自己习惯性地打开邮箱时，马上停下来，做几次深呼吸，重新集中精力做手头的工作。这么做的结果是，你能完成更多的工作。
