职场中，对我们每个人都具有挑战的一件事，就是如何把有限的时间最大化的利用，让自己的工作效率持续地提升。我们经常感觉工作太忙了，朋友请吃饭没时间，看书没时间，出去旅游没时间，“没时间”成了口头禅。最关键的事，整天忙来忙去，当别人问你到底忙啥时，竟无语凝噎。但“没时间”背后到底问题出在哪，却没有引起我们足够的重视。甚至被“忙”所营造出来的“勤奋”假象所迷惑。其实，很多时候，我们之所以这么忙，是没有很好的“整理时间”。虽说时间对每个人都是一样的，但每个人的时间“密度”都是不同的。要想成为运筹帷幄的“时间整理达人”，我们必须有意识的去学习时间整理的方法，从而能够更好的掌控、高效的利用时间。
今天就给大家分享一本关于时间整理的书——《整理的艺术2：时间是整理出来的》，作者是小山龙介，他非常擅长利用“整理术”处理工作与生活中繁杂的事务，在身兼数职的情况下，仍能从容不迫的享受生活。这本书既从微观细节层面讲述如何整理零散的时间碎片，也从宏观层面帮读者规划人生的时间蓝图。它会告诉你只需要一点点的改变，就可以摆脱混乱，刷新状态，持续提升你的工作效率。
全书共20万字，讲了89个时间整理术，归纳起来主要讲了三方面内容：一是个人的时间碎片整合，二是团队的时间效率提升，三是人生蓝图的规划。下面把每部分的核心内容总结给大家。
一、个人的时间碎片整合
1、ToDo管理法
我们在工作前，首先要明确“该干的事情”有哪些，而且要可视化的呈现出来，随时随地可以看见自己的任务。然后要集中每个瞬间精力去努力达成目标，并把每个小任务作为习惯执行下去。
比如，可以通过便笺纸记下工作任务，不管是临时新增的任务还是原定待办事项，都可以及时地利用便笺纸记录，然后统一贴在文件夹上，并立在办公桌上，目的是让这些任务在自己的视线之内，确保不会遗漏。
书中提到价值25000美元的艾维·李的金点子，就是非常简单的ToDo管理方法。其步骤是首先要求员工在下班前写出明天必须做的事情，然后按照重要程度，用数字1到6给这六件事标记排序。第二天早会上，对昨天的任务列表进行确认，并按照排好的优先顺序来进行处理。这个ToDo项目不一定非要在当天全部完成。下班前总结的时候，连同没有做完的任务，再写出第二天的六个任务，并按照重要程度标上数字。要做的就这么简单。
2、运用日程表
记录日程可以降低大脑的负担，减少心理压力，同时不会因疏忽而遗忘事项。作者推荐用电脑管理日程表，一方面方便查看显示，不管是一周还是一个月的，可以很方便的查阅，另一方面比纸质的更方面临时调整。同时，为让大家知道你在做什么，可以把自己的日程表共享。当日程表填入的越来越多时，为方便管理，还需要对日程进行分类，用不同颜色标记，比如工作标为蓝色，私人计划为橙色，用冷色调与暖色调的色彩来明确区分。这么做让时间变得“可视”。
对于一周的日程计划，作者建议周一不会客，周三尽量安排，在周五的晚上别去喝酒。这样既可以将一周的计划稳妥的安排，节约时间，又可以毫无杂念地享受周末的休闲时光。同时，作者还强调最好将日程表模式设定为“重复”，比如上述几天的安排，可以固定下来，不用每次都设定，当这种固定的部分越来越多，工作生活就越来越规律，一切都是可以预测的，一切变得有节奏。
3、巧妙利用会议时间
作者叫这种方法为“会议障眼法”。比如某个部门定了一个时间开会，所有人都去会议室。如此一来，在别人的眼里，他们看起来都在开会。但实际上该部门的员工都在各忙各的，认真写着企划书或是集中精神干其他工作。也就是躲进会议室，默默地干活。
4、小整理，大不同
当自己没心情工作，不在状态时，想要排除杂念，提高集中力，最值得推荐的单纯操作是打扫办公室。在做清洁的时候，耐心等待集中力的回归。比如使用湿巾擦桌子，用空气喷雾让空气清新，用滚轮型胶带清理办公室地毯。
办公桌的整理非常重要，很多时候确实会浪费很多时间在找文件上，办公桌本来就是工作的平台，而不是堆放东西的仓库。很多人之所以懒得整理，往往是他们太过认真，总想一步到位，但东西太多，不知从何下手，于是一直拖下去。作者的方法是将办公桌堆积的文件都放进一个文件箱，作者把这个箱子起名叫“暂存箱”。只是放进去，不需要整理，先让办公桌清爽起来。暂存箱是用来“缓冲”文件的，当放不下的时候，再慢慢整理。
二、团队的时间效率提升
1、共享时间表和文件
用甘特图将项目工作展示共享，甘特图是一种项目管理的工具图表，纵轴表示项目和人员，横轴表示时间，并用线条来整理和表示哪些项目已经开工，哪些项目已经完成。
在团队中共享文件可以提高工作效率。在共享时，一定要严格遵守文件的命名规则。以“项目名称+文件内容+日期”这一规则命名最不容易出错，也最安全。在共享时，将那些有必要共享的文件上传，由文件管理人员命名之后将其保存到共享的硬盘内即可。文件共享时，指定负责人，严格落实命名规则是非常重要的。
2、格式化与常规化工作
让工作沟通变得格式化。书写模版的关键是让沟通变得格式化。这么做的最终目的是建立起不用任何语言也能心意相通的顶级沟通状态。作者建议将工作中频繁用到的但还没有流程化的事项格式化，减少反复造成的时间浪费，提高工作效率。
把常规化工作外包出去。如果把需要进行密切沟通的业务外包出去，由于太费工夫，反而无法降低成本。相反，把那些不需要沟通的业务外包出去，则是个不错的做法。这样一来就能把花在这部分的时间腾出来用在附加值更高的业务上。
3、重要的会议要站着开
关于会议，开几次短会要比开一次长会效果更好，比起时间的“长度”，“浓度”更为更要。作者推荐采用立式会议，抓住在走廊擦肩而过的机会，开个简单小会来掌握工作状态。并不是只有事先预约好会议室的会议才算得上是会议。只要有交流，就是一种会议。
4、关注团队构成的科学性
如团队构成科学合理，每一位成员都能出色完成各自的任务，那团队所表现出的能力远远超出了每一位成员各自拥有的能力之和。要根据业务类型决定工作开展方式以及聚集多种多样的成员来组成团队。在考虑事务时不要用加法而是要用乘法。用乘法的原因是，团队的表现能力是根据成员的相互关系创造出来的。要在团队中建立起取长补短、默契配合的关系和氛围。
三、人生蓝图的规划
1、计划里体现季节感
春天要开始新的常规工作，需要开始新的学习；夏天要集中精神进行短线操作，设定几周或一个月左右的时间来埋头专攻某一件事；秋天是收获的季节，要尽情享受丰硕成果；冬天适合反思过去，回顾一下自己到秋天为止所开展的活动，同时制定来年开春后的活动计划。用分季节来制定计划的方法，只是让我们有意识地去划分时间段，并分别给每段时间赋予不同的任务，这样就会收获很好的效果。
2、从目标图景倒推制定计划
制定目标的关键是要当自己在制定最终目标。通过从最终的目标图景往前倒推，我们可以制定出具体的日程计划。只要能够清晰地勾勒出最终目标图景，我们就很自然而然地看清到达终点的路径。作者向大家推荐以三年为单位设定一个目标的方法。正所谓“连坐三年，冷石变暖”。任何事情只要坚持三年，便能取得一定的成果。接下来，再设定十年左右稍微长远一点的目标。如果你是二十出头的人，就设定一个目标来决定自己“到三十岁之前要完成哪些事情”。如果你是三十出头的人，就把目标设定到四十岁。有了十年的时间，我们总能完成一些事情。通过一分一秒的“现在”聚沙成塔，终将到达梦想的彼岸。
3、将自己的梦想设定为手机待机画面
要想实现梦想，就得不断提醒自己有这么个梦想，手机的待机画面是不二的选择。梦想可以不用语言来描述，而用画面来表达。每当看到这个待机画面，就会让你想起自己的梦想。并且手机是交流沟通的工具，这一点也是它适合用来承载梦想的原因。梦想原本也是在人与人交往过程中逐渐形成的。
对我们一个人来说，时间都是最宝贵的、不可再生的资源。当我们越早意识到时间的宝贵，越早学习时间管理的知识，我们才能避免将大量的时间浪费在毫无意义的事情上，才能持续提高工作效率，从而才能用省下的时间来更尽情地享受人生。
