1.办公桌布局
办公桌布局的原则:每个抽屉所放物品固定;物品用完后放回原处;下班前整理桌面。在考虑办公桌布局时,应该明确桌面和每个抽屉里各放什么东西,否则就会不清楚东西放在了哪里。
在考虑桌面布局时,要记得留意只放置最低限度的必需物品。如果想要更好地明确物品的摆放位置,就为放在抽屉里的物品制作一个清单,并把它放到手账、口袋里等容易看得到地方。人的记忆是不可靠的,因此构建一个即便忘记了也能想起来的体系非常重要。
2.抽屉布局
抽屉的结构是,前面部分方便放取物品,越往后面越需要打开抽屉,放取物品也越不方便。建议前面部分用来放经常使用的物品,后面部分放置不太常用的物品。
用托盘将文具隔开放,为了方便看到文具,并能方便取用,可以把抽屉内部空间分割。如果能把不同形状的文具加以组合,就可以分割成适合放文具的小格子。
3.文件夹选用
办公抽屉、透明文件夹都可以归类分为“处理中”、“保留”、“暂存”三类,应使用横型文件盒,这样可以把文件竖着放,便于看到文件夹里面的内容。标题标签竖着贴在透明文件夹右上角,这样对于哪个透明文件夹放了哪些文件可以一目了然。
正在处理的文件归入“处理中”,已经处理完成的文件归入“保留”,把因故暂停或计划推迟完成的文件归入“暂存”。实在无法归入既有类别的文件夹可以归入“其他”,今后不会再使用的可以销毁。
巧用颜色标识文件重要度,把放在“处理中”区域的透明文件夹,按照紧急工作用红色,重要工作用蓝色,本周内必须完成的工作用黄色放置。这样一来,和其它透明文件夹可以区分开,工作轻重缓急的先后顺序也比较明显。
透明文件夹的特点是便于查找文件,而文件盒的特点是可以收纳更多的文件。双孔文件夹适合依据年份长期保管文件等。如果平面文件夹的年用量超过3个,则可以考虑使用有一定容量的环形文件夹。
4.索引制作
要发挥笔记本的查看功能,让笔记本最大限度地发挥价值,就要做具备索引的笔记。在笔记本的封面上写笔记本序号、起止日期,要查看的内容日期就一目了然,让每一个笔记本都具有特定性。
用电脑文档制作索引(索引使用txt制作,文档容量绝对小很多,可节约操作时间打印后粘在笔记本封皮背面。把索引输入电脑成为资料,以后可以查看。当你想从过去的笔记本中查找信息时,输入在文档中的索引将发挥很大作用。
制作索引,每一条笔记或文件都要对应有日期、类别和内容这三项,然后用电脑把这三项转化成文档,制作索引。如“091024/资料/商品销售”
5.电脑文件归档
保存定期产生的文档,在保存例会资料或每年规定时期内会有的研修报告书等时,还是按时间顺序来区分文件夹进行区分,当想看“某年某月的报告书”时,就可以很快找到,非常方便。
上图中,第一层级的文件夹按主题划分,下面层级按时间进行区分。另外,一个月中如果有多次文档产生,可以再加上以日为单位的下级文件夹。
清理文档时,参照两条准则:一、1年以上未使用;二、过了保存期的文档
如果有经常使用的文件夹,可以把它加到“收藏夹”里,这样就能从文件夹窗口的工具栏直接打开。
6.其他
留有充分空白的笔记,不仅容易看,写完后还可以补充必要的标注。
无法预约、日程不确定的情况,可以把不确定的计划写到便签上再贴到日程表里。
无论多忙都要养成立刻确认传真的习惯,收到传真后马上处理,立刻确认内容,并在传真右上方标注接收日期。无法马上处理,则暂时放入暂缓文件夹,有多张文件时用订书机钉起来。
用A4大小的透明文件夹管理发票,最好放在物品流动相对不频繁的地方,例如抽屉中段一般使用频率较低,不用担心文件夹丢失。
管理交通费时,可以活用手账。手账随身携带,如果公司有规定格式的经费清算表格,可以夹在手账里。
经常使用的备份工具有移动硬盘、U盘等,如果用于数据备份保存,就使用容量大的移动硬盘;U盘更多地用于拷贝数据或随身携带。
频繁联系人的名片可以准备特殊隔片使之醒目。
发现喜欢的店后,贴上店铺名片做成一览表,在待客时很有用。
准备电话专用的留言笔记,不论哪个电话要传达的信息都大同小异,按照项目顺序逐条记录,还可以忘记对方联系方式这样的失误出现。