昨天我们认识到:若要提升单位时间内创造的价值,主要有两种思路:一是提高利用时间的效率,二是提高时间的含金量。
打个比方,如果时间是一间屋子,提高效率就是把它塞得更满,而提高含金量,就是往里面放更值钱的东西。
但无论是提高效率,还是提高价值,都需要先付出行动。不谈行动的时间管理,都是空谈。
而在行动的路上,我们都会遇到一个挡路的小boss——拖延。
它会对我们施以精神攻击,让我们跟着它走,而远离自己的目标。等我们意识过来,挣脱它之后,可能过了一段时间,又会被它拖着走,如此反复。
其实,我倒觉得拖延也并非罪不可赦。只是有时候明明有重要的事情要去做,却无法摆脱它,真真是心累。
不过Tony,下面要谈到几个方法,可以帮你轻松搞定这个boss。
和昨天一样,我们先看一个案例。
情景分析
小艾的一天
小艾在大学毕业后进入一家国有企业做文秘,工作时间已两年有余。过往的人生经验让她信奉这样一个原则:deadline(截止日期)是第一生产力。不过这次,似乎截止日期也救不了她了。
第一幕
早上7:00:又是周一,闹铃响起。
下面左右两边的对话,都是小艾心里的自言自语。
(想)又该起床了,今天我该去跑步了,不然以前的裤子都穿不上了。
(感受)好讨厌周一。好困啊,这么冷的天比较适合睡觉,晚上再跑也没关系。
小艾按掉手机闹铃,但她再醒来时已经八点半了。她睡眼朦胧地看了一眼时间,就惊得坐了起来。
(想)我的妈呀,八点半了!看来做早餐是来不及了。
小艾用最快的速度收拾了下自己,小跑出了小区后,便打车奔向公司。
第二幕
早上8:59:滴!打卡成功!
小艾刚刚好没有迟到,趁领导还没来,她就去楼下的便利店吃了早点。回到自己的办公桌后,小艾握紧双拳给自己打气。
(想)我要开工啦,加油加油!
(想)今天一定要完成刘总要求的给向总公司申请补助的提案,明早上班刘总就要看。
(感受)但是提案好难啊,早上不如干点轻松的活儿热热身,不是有一堆发票还没有报销么,今早先报销吧!
(想)也对,早上就干点轻松的活吧!
时间很快就到中午12点,小艾伸了个懒腰,觉得今天早上似乎过得很充实,于是去吃午饭,午饭过后便午休了。
第三幕
下午2点:工作,我来收拾你们了!
上班后,小艾先把提案所用的资料整理好。王经理突然跑过来,让小艾整理一份月度工作报表,后天给他。
(想)刘经理的提案明早就要交,时间比较紧急,王经理的报表先缓一缓吧!
(感受)柿子先挑软的捏,王经理的报表比较轻松,先易后难,不如先用它练练手。
(想)想想也是,王经理的报表应该很快就能写完。
小艾写完报表,准备写提案时,她觉得动笔困难,不是走神,就是东想西想。没多久就下班了,小艾拿着没写完的提案回家加班。
第四幕
晚上七点:家,我回来了!
(想)吃完饭我是不是该准备写提案了?
(感受)吃饱了有点困,今天《奇葩说》更新了,先看再写也不迟。
(想)嗯,上了一天班,也该劳逸结合。不过我好像今天还没跑步。哎,我真的是拖延症患者。这是病,得治!
(感受)急不来的,来点薯片解解压,如何?
(想)嗯嗯,我正好想吃薯片。
晚上10点半,看完《奇葩说》后,小艾终于开始心急如焚地写提案,但微信朋友圈的推送消息又让她分心。凌晨2点时,工作提案才完成一半,但小艾真的无法继续熬夜了。
于是,她躺到床上,在手机上定了一个明早6点的闹钟,想着明天早点起来写好另一半。
小艾的一天就这样过去了。明早六点,她真的能起来吗?
说白了,小艾就是缺乏行动力,而这种缺乏的罪魁祸首就是拖延。
在不想行动的时候,拖延给了我们一些理由,让我们心安理得。但从长期看,我们定会为此付出代价。而越是经常拖延,则越可能在面临新任务时拖延。
从根源上来说,这种恶性循环的背后有一种生理模式,即自我和感受之间的矛盾。
在上图中,“自我”的小人想走A路线,达成长远的目标,最终收获大树上的果实(即长远利益);而“感受”的小人想走B路线,获得眼前的快乐,不断采摘路边的小花(即短暂利益)。
要想获得大树上的果实,需要付出一定的努力。而路边的小花,不用怎么费力就能摘下来。
这时,“我们”和“我们的感受”之间,就需要商量好,然后选择一条路线。
一般来说,“我们的感受”更容易说服“我们”。
可以发现,小艾的案例中,她被自己的感受主导了多次,就像下图中“感受”小人拉着“自我”小人走了B路线,去采小花,忘了大树。
在生活中,这种情况也数不胜数。
如何才能夺回自己的控制权?我们往往认为,有行动力的人,自控力都很强,这样才能用意志力说服自己的感受上路。
其实,想要获得行动力也不难,如果我们充分了解了这种心理模式的应对策略,就能有效调动自己的行动力。
简单说,这可以从两个方面来突破。
让我们先从启动说起。
情景分析
如何获得启动力(1)
万事开头难,任何行动都需要先启动,我们先看看如何获得启动力。
这个方法简单粗暴到难以置信:
举例来说,假如你正葛优躺着看电视,突然想起来要把脏衣服从楼上拿下来放进洗衣机。
一般来说,这个时候如果再考虑个十秒钟,就会马上给自己找各种理由,拖着不去做了。
所以,当下需要做的就是,心里倒数:3,2,1,然后马上站起来。走过去拿衣服,你就会惊奇地发现自己像进入了自动化模式一样,真的行动起来了。
举例来说,假如你正葛优躺着看电视,突然想起来要把脏衣服从楼上拿下来放进洗衣机。
一般来说,这个时候如果再考虑个十秒钟,就会马上给自己找各种理由,拖着不去做了。
所以,当下需要做的就是,心里倒数:3,2,1,然后马上站起来。走过去拿衣服,你就会惊奇地发现自己像进入了自动化模式一样,真的行动起来了。
为什么这样一个简单粗暴、看起来毫无技术含量的方法,能够如此有效呢?
首先要知道,“感受”小人往往会阻碍“自我”小人去行动,去达成目标,获得长远的利益。
举个例子,早上闹铃响了,我们的目标是起床锻炼。但接下来,我们通常不会直接起床,而是会生出各种各样的想法。
我们可能会想:“今天天冷,起来容易着凉,不适合锻炼,再睡一会回笼觉”“昨晚睡的晚,我再睡一会,晚上锻炼也来得及”“今天是周末,可以多睡一下再去跑步”……
也就是说,“自我”和“感受”会像下图一样吵起来:
不管是什么原因,最后都会导致追求舒适的感受占据上风,从而决定了赖床的行动。
而自我的目标和行动之间的关系本来就很简单,你发现了有什么目标,就应该直接去做。
运用321法则,就是在你产生目标,感受上还来不及反应的时候,就先一步行动起来。
“动起来”这一点非常重要,只要你动起来,阻扰你的感受就明显变弱了很多。
像这样,感受还没酝酿到位,你就已经迈出了第一步,它不得不先跟着你走。
另外,321法则一定要记得及时发动,如果等感受反应过来再用就难以生效了。
为了及时发动,我们可以提前设定“大脑开关”:“如果发生了某件事情,就立马发动321法则”。
为了学以致用,我们再做个练习。
请思考如何设定大脑开关?再次点击将出现参考答案。
像这样,具体使用321法则产生启动力,还希望大家针对自己的需要,用纸笔写下思路,然后多多运用!
我们学习了产生“启动力”的第一种方式:321法则。
如果用一句话来总结这个法则的精髓,那就是:
想要获得启动力,除了321法则以外,还有两种方式。
情景分析
如何获得启动力(2)
我们看看如何通过提高短期自控能力的方式,获得启动力。
我们还是用早上起床为例。
到了早上起床的时间:我们的目标是早上早点起床,然后去锻炼,但我们感受上希望多睡点懒觉,只要上班不迟到。
这时,你可以对自己说:
这个方法叫“捆绑策略”,它通过重新描述现状,在当下就考虑到将未来可能做出的所有行为及其代价,让我们有更大的机会面对现实,战胜肤浅的感受。
就像下图一样,由于“捆绑策略”增强了自控力,所以“自我”的小人推着“感受”的小人跑:
让我们练习一下。
练习
下午4点,你的同事给你买了一份下午茶,里面有你最爱吃的甜甜圈。但是,你正在执行减肥计划,你需要说服自己当下的感受,拒绝甜点的诱惑。你应该怎么用捆绑策略说服自己?
请先思考,继续点击将出现答案。
参考答案
现在不拒绝这个甜甜圈,意味着未来每次碰到食物的诱惑我都无法抵抗,这会毁了我整个减肥计划!还会让我一辈子都当个胖子!
我们学习了产生“启动力”的第二种方式:捆绑策略。
如果用一句话来总结这个方法的精髓,那就是:
我们再来看第三种方式。
情景分析
如何获得启动力(3)
还有一种情况容易导致失去自控力,那就是想做/要做的事情太多的时候。
比如终于等到周末放假, 你有好多计划:看书、练琴、写作。
这个时候,由于你缺乏明确的目标,很可能就进入自动化的拖延状态。
就像下图中“自我”的小人,由于路线太多,而不知道去哪里,就又容易被“感受”的小人拖走了。
由于我们很难判断两个事情哪个更重要,比如两本书看哪一本更好,于是在犹豫中寸步难行,最后走上拖延的道路。
想要改变这样的情况,就要学会做出选择。
下面这个原则可以帮到你:
这个原则的意思是说,只要是有价值的事情,不要纠结这件事情的价值多少,就直接去做。
哪怕是花一分钟时间背两个单词,也是在积累价值,比犹豫拖延要强得多——拖延的时间都足够背几十个单词了。
有了这个理念,我们便不会再“难以选择”。
就像下图中,“自我”的小人因为只有一条明确的路,所以能快速地拉着“感受”的小人往上走。
总结:简化原则
只要我们去积累价值,无论这件事情的收益多少,我们都能聚沙成塔。
所谓成功的人生,就是这样无数个或大或小的价值,累积而成的结果。
我们学习了产生“启动力”的第三种方式:行动比选择更重要。
如果用一句话来总结这个方法的精髓,那就是:
现在,我们回顾一下刚学到的产生“启动力”的三种方式。
请问这是哪种方法?(请点击选项完成选择,而不是熊猫按钮)
捆绑策略
答对了,这属于捆绑策略,通过增强自控力,让自我推着感受前进:“假如未来每天都跟着感觉跑,你真的愿意吗?”
请问这是哪种方法?
321法则
答对了,这属于321法则,通过让自我先行一步,感受不得不继续跟上:“我们不应该太在意自己的感受,而应该在意自己的目标,并直面现实。”
请问这是哪种方法?
答对了,这属于简化原则,只要做有价值的事情就可以,不要因为犹豫而拖延:“行动比选择更重要!”:“行动比选择更重要!”
可以发现,这些方法有一个共性:
所以,我们还可以自由发挥,设计出其他满足这个共性的方法,从而增加行动力。
比如再举一种方法:让“感受”得到“小花”更加困难,就变相地增加了让“感受”走向“果实”的机会。
举个例子:
所以说,基于“拖延模型”,希望大家不但能够用课堂上学到的3种方法,也能在此基础上,灵活自创其他方法,让自己获得行动力。
期待你的思考和行动!
为什么这些小小的方法这么有魔力呢?
这些方法提炼于一些神经科学原理,我们做这些动作,本质上影响了你大脑的前额皮质(prefrontal cortex),即大脑里负责行动和注意力的部分,以促使你做出行动。
除此之外,这些方法还刺激了我们的基底核(basil ganglia),也就是位于大脑皮质底下一群运动神经核,从而降低了发起行动所需要的活化能(activation energy)。
这些专业的内容课堂上就不展开了,我们还有一个重要问题需要解决呢。
什么问题啊?
到这里,我们学习了行动模型,以及如何产生“启动力”,但是,如果不能持续产生行动力,即使有了“启动力”也只是昙花一现。
就像下图中,走到一半的“感受”小人,不乐意了,开始拉着“自我”的小人往回走。
也就是说,我们虽然产生了启动力,但如果不能维持,就很容易被我们的感受拉回它想要的路线上。
比如你用321法则让自己去写年终总结,结果写了5分钟就不耐烦了,这种情况该怎么办呢?
情景分析
持续获得执行力(1)
在学习如何持续获得行动力之前,我们先来看看“拖延者”是如何持续丧失行动力的。
通常来说,拖延者因为拖延了一个重要的事情,后面时间来不及了,不得不补上,但拆西墙补上了东墙,西墙又得补。
这是因为在补欠下的事情时,其他重要但不紧急的事情,也变得紧迫起来。
补了一圈又一圈,最后让人精疲力尽——这就是拖延的负循环。
本来拖延的过程是为了躲避压力,但拖延的恶果又让人产生一系列负面感受,比如愧疚、懊悔、焦躁。
最后的结果是,我们不但没有因为拖延而缓解了压力,反而积累了更多负面感受,让我们压力更大。
这些感受带来的压力,又更容易让人进入下一轮拖延,最后越来越不自信。
改变拖延怪圈,获得持续行动力的关键,就是要从根本上让“自我”和“感受”达成一致。
比如说,把大任务拆解成小任务,然后每完成一个小任务,就能从中得到成就感(如图中的小花),从而奖励自己的“感受”。
我们以“写年终总结”为例:
年终总结任务分解
1.通过资料和周报,回顾工作内容和工作成果
2.确定年终总结PPT的整体构成和页面分配
3.挑选模版,搭建年终总结的PPT框架
4.写完PPT的第一个部分“工作情况”
5.写完PPT的第二个部分“经验分享”
6.写完PPT的第三个部分“未来计划”
7.完成PPT相关数据填充和表格制作
8.检查并重新编写不足和不适当的部分
9.最后确定内容是否全部完成
像这样,看起来是不是容易完成多了?
甚至,我们可以在完成每个小任务后,主动给自己一些奖励,比如散步放松、吃点零食等等。
像这样,自我的目标和感受的目标都在落同一条路线上,就自然形成正循
我们学习了如何通过分解任务,来持续获得行动力。
如果用一句话来总结这个方法的精髓,那就是:
刚才我们学习了通过任务分解持续获得行动力——也就是把大任务拆解成小任务,然后每完成一个小任务,就能从中得到成就感或者自己设置的奖励。
不过,这种获得行动力的方式偏于短期,我们再来看看如何长期获得行动力。
情景分析
持续获得执行力(2)
在攻破了短期获得行动力的方法后,我们再来看看如何长期获得行动力。
要想获得长期的行动力,我们需要记住武林江湖的一句话“天下武功,唯快不破”。
在时间管理的江湖里,“快”和“早”就是你获得长期行动力的利器。
快指的是提高做事的【效率】,早指的是能【提前】就提前。
效率和提前是一个整体,效率会带来提前,提前也会带来效率,从而形成正循环。
这个原则虽然听起来老生常谈,但只要具体落实,就能产生显著效果。
我们来看几个具体的案例。
(一)提前思考
在正式工作之前,你就应该先发制人,提前思考,未雨绸缪。
例如你可以提前预料障碍和困难,想到相应的对策。
比如在昨天课堂的案例中,同事叫小任去会议室讨论给客户的方案时,他说 :
小任的案例
小任:我想,我们现在的提案还没和客户沟通过,没有充分了解过客户的想法,有被否决的风险。
小任:老朱说他明天会再次拜访那个客户。如果先让老朱去了解下客户对这些提案的想法,我们在确定具体提案时就更有针对性了。
小任:所以我们可以把初步方案中的思路提取出来,再将一些关键的点整理成一个问题清单,让老朱明天和客户碰一下。
可以发现,因为有了【提前】思考,小任就避免了提案被否决重做而耽误的时间,其实算是从另一个角度增加了【效率】。
另外,小任在完成上午工作后的零碎时间,又继续思考:
小任的思考
老朱带回的反馈有哪几种可能?
这几种结果发生后,分别需要对方案做怎样的调整?
最糟糕的情况是什么?万一发生了,如何应对?现在可以提前准备吗?
有了这些【提前】思考,又便于小任在未来制作方案时提高【效率】。
(二)提高效率
工作中,可以不断改进,提高效率的方向是无限的。
就拿打印文件来说,上个月我有份文档需要打印50份,每份文件3页,并且需要修改每一份文件的标题序号。
我最初是这么做的:
最初
复制文档>>打开文档更改标题(加序号)>>打印>>等待打印>>走几步路拿回打印的文件>>装订>>(继续下一份文档……)
打印了两份后,我就觉得这样做效率不高。
接下来,我开始尝试提升效率。
改进
1.通过百度寻找解决方法,例如搜索“如何批量重命名word文档标题”,最后找到了合适的答案。
2.不再使用复制文档并改文件名的方式,而是把50份文档都制作在同一个Word内,也就是150页。
3.使用Word自带的功能批量重命名文档内的50个标题,并且实现了每个标题序号递增。
4.连续打印150页改好标题的文档再去装订。
这样一来,我的效率直接提高了数倍。
接下来的装订和整理工作,我也用了同样的思维去提高效率。
比如说装订步骤,刚开始是先分好页,然后再装订,感觉速度较慢。
因为3张纸比较薄,装订并不需要太用力,我就换了一个更小巧的,手掌大的订书机。
这样我就可以把订书机拿在手上,一边分页一边装订,装订效率又提高了两成。
其实还有更多细节,不过这里我主要是为了强调:
在生活和工作中,虽然很多人已经认为自己把事情做得非常熟练了,但可以继续提高效率的地方,仍然是无穷无尽的。
最后,当你将【效率】和【提前】融合在一起的时候,就能产生奇妙的正循环效应。
(三)“快+早”形成的正循环效应
当你秉持着“早”和“快”的原则来推进工作的时候,工作本身就会朝着良好的方向自然发展——做事进展会越来越快、做事的成果也会越来越丰富。
这是因为,提升了做事效率之后,我们就更容易把握到做事的关键。
以工作为例,提高工作效率,就更容易感知到,手上的工作应该把握哪些关键人物、和谁保持沟通、和谁确认需求、遇到问题应该向谁求助、有哪些可以参考的方法等【关键节点】。
另外,“快+早”还能让我们面对意外的时候也更有抵抗力。因为时间充裕,我们可以没有压力地完成额外的任务,或解决突发事件。
只要坚持下去,这种“快+早”形成的良性循环,效果就会越来越明显。
因为,“感受”和“自我”能够在这种正循环中,长期相互激励,不断上进。
可见,“快+早”能让“感受”和“自我“的两个小人长期地走在一条路上。
让我们总结一下今天的方法:
现在,看到这些标题,你能想起如何运用这些方法么?如果感觉有不够熟练的地方,建议及时复习。
今天的课程知识就告一段落了,但想要真正掌握这些知识,你需要的是多加练习。
所以,请在课程后,马上行动,不要拖延,立即行动起来吧。
课后作业
作业说明
根据今天所学的内容,结合自己的思考和理解,认真完成以下题目的测试。
1.获得持续行动力的关键,就是要从根本上让“自我”和“感受”达成一致——以下哪种方法符合这个描述?
A.简化原则
B.捆绑策略
C.分解任务
D.321法则
答案解析:
C。ABD三种方法用于产生启动力,而不是持续行动力。
2.我们不应该太在意自己的感受,而应该在意自己的目标,并直面现实。——这是在总结哪种方法?
A.简化原则
B.321法则
C.捆绑策略
答案解析:
B。“感受”小人往往会阻碍“自我”小人去行动,去达成目标,获得长远的利益。而自我的目标和行动之间的关系本来就很简单,你发现了有什么目标,就应该直接去做。运用321法则,就是在你产生目标,感受上还来不及反应的时候,就先一步行动起来。
3.以下哪句描述是错误的?
A.在生活和工作中,即使把事情做的很熟练,但可以继续提高效率的地方,仍然无穷无尽。
B.“快+早”形成的正循环效应,能让我们面对意外的时候也更有抵抗力。
C.成功的人生,就是把无数最有价值的事情,累积而成的结果。
答案解析:
C。成功的人生,就是把无数或大或小的长期价值,累积而成的结果。只要是有价值的事情就可以为人生添砖加瓦,而不只是“最有价值”的事情。