你好，这里是七小。

这是游戏攻略2.0之后，我的第1篇干货推文。

在我文章里，我想给你讲明白，关于资料、文件整理的底层逻辑。

本文主要分为四大部分：

1.什么是整理？

2.为什么要对文件资料进行整理？

3.如何对文件资料进行整理？

4.总结

下面我们进入今天的正题

1.什么是整理？

在这里我要先给【文件资料整理】 这个词下个定义：通过保存、归档、整合的方法，将资料文件，从流失、无序、分散的状态，改变为积累、有序、集中的状态，这样的过程即为文件资料整理。

文件资料整理的意义是：为今后你高效调用文件资料做准备。

上面这两段话，你第一次看可能懵逼，没有关系，等你把这篇文章看完了，你再回来看这段话，你就懂了。

2.为什么要对文件资料进行整理？

这个问题，我想从反面的角度来说，不整理会出现什么情况？

不整理，就会出现这三种常见的问题：资料文件流失，资料存放混乱无序，资料存放分散。

来看一些常见的场景

1）资料文件流失

我之所以用【流失】这个词，而不是【丢失】这个词，是因为【流失】更像是每天都在发生的平常事情，而【丢失】听起来像是某一次意外才导致的失去。当你没有整理的意识时，资料的误删、过期、再也找不到，这就是每天在发生的事情。

这个问题，在微信上特别常见。

有多少次，你想起有个群聊里有个文件，现在要用到，然后你打开群聊去找文件，点击后发现显示：该文件已过期或被清理，无法打开。你只能在群里问：有没有哪位好心的兄弟姐妹能把xx文件重新发一下？

再比如，当你系统崩溃重启，和你电脑坏了的时候

你正在写着word，已经写了两千字了，马上就要搞定手上的任务了。结果啪，系统重启，你没有保存 。心里真是有几百句mmp要讲....

或是你本地电脑存了很多的文件，里面还有一些珍贵的合照，结果某天硬盘坏了，得重装硬盘，之前存在电脑里的所有文件全没了。你的内心，又是心里真是有几百句mmp要讲....

2）资料存放混乱无序

我知道一定有很多人，喜欢用微信的【文件传输助手】，优质的推文，文件，待办事项，思考感悟，和别人要说的话的草稿 ... 所有东西都往里面发。

但你们发现了吗？你的【文件传输助手】就是个【杂物室】，你啥都往里面扔，但是当你要去找以前发的东西的时候，你就只能不断的上滑往上翻。因为它没有查找功能！也没有文件类型筛选功能！

与此情况相似的是，印象笔记、有道云笔记，微信收藏，这些能够直接保存公众号文章的地方，许多人都是只管保存收藏，但是从来不整理，最后这些软件也变成了【杂物室】，里面存的东西没有规范命名、没有分类、没有标签，只是杂乱无序的堆放。

要找资料的时候，只能根据保存时间不断翻页来找。有时存了太久，连原文的标题封面长啥样都不记得了，只记得文章里面的几句话。就算翻页翻到了那一篇文章，看光封面标题还认不出来，继续下滑翻页了。

还有很多人的电脑桌面，也是杂物堆，就像这样 ... 其他就不一 一举例了。

3）资料存放分散

在我之前实习的时候，出现过这样一个麻烦事。

我自己常用的文档软件是【石墨文档】 ，公司的新人入职指南，工作常见问题的文档是在【腾讯文档】，同事微信发给我的工作相关的部分链接，我放在【文件传输助手】里做保存，还有一些需要下载的实体文件，我放在桌面文件夹里 ...

也就是说，当我要找某个东西的时候，我就有4个地方可以找，资料分散了，找起来都不方便。

如果你还不觉得，我上面这种情况算麻烦的，那我还能和你举个现代人常见的，文件分散保存的例子。

小X，年龄27，平时喜欢用【石墨文档】写东西，看到好的公众号推文，准备待会看的就发到【文件传输助手】里去，暂时没空看，但觉得以后有必要学习一下的，就存到【微信收藏】里面去。

公司用【飞书】来进行团队协作，但是部门的4人小组喜欢用【微信群】来发文件，Q群里的许多文件，小X都放到【电脑桌面文件里】里了。

小X平时喜欢拍照，相机里拍的会导出到电脑里【D盘保存】，而手机里的照片，就用QQ上传到QQ空间相册里。小X还喜欢看电影，经常使用【百度网盘】来下视频。

请问上面三段话里，小X用了多少个【软件】来存资料呢？

你平时又把资料分散在了多少个软件中呢？

3.怎么对文件资料进行整理？

1）流失解法：保存

资料总是流失，动不动就过期了、误删了、丢失了 ，丢进杂物堆里找不到了...

其实这问题也不难解，做好保存不就好了？

下面是一些具体的建议

①微信文件保存——小程序【和彩云网盘】

大家听说的比较多的是【百度网盘】，百度网盘的微信小程序，也可以保存微信聊天里的资料文件，格式不限。图片、视频、ppt/word/excel 、XMind ... 基本啥都可以存到网盘里。

不推荐百度网盘的原因是，用它保存微信聊天的文件，文件的命名会变成根据保存时间生成的数字，而不是原本的文字标题。

【和彩云网盘】比较小众，大家听得不多，它是中国移动的产品，保存聊天文件不会像百度网盘那样改变文件名，保存后还是原来的文件名。并且上传下载不限速，小程序、网页端、PC端都有，我觉得还是值得推荐的。新人有20G的存储空间，做新手任务送1T/1年的存储容量，绝对够日常使用了。

微信聊天文件的保存，就是存网盘里，一个归档的小建议是：所有通知群都各建一个收藏夹，群里的所有文件都往里面丢，以防漏掉重要资料。其他聊天群的资料就按需保存了。

②微信资料保存——【文件传输助手】替换为【个人群】

上面我说了，【文件传输助手】不能查找聊天记录，也不能筛选文件类型。你传到这里面的文件、资料、图文 ... 之后都只能靠上滑慢慢找，效率极低。

更好的做法是：微信面对面建群，随便输入四个数字，创建一个只有你一个人的微信群。把群名改成 【个人微信群】，以后所有资料都往这里发，当文件传输助手用。

可以直接搜索聊天记录，可以根据时间去查找聊天记录，可以根据文件类型去筛选资料，还能使用群工具。多这么多功能，这不比文件传输助手香？

③照片短视频保存—— QQ空间私密相册

虽然现在的手机都有自带的照片备份，但是手机的云盘空间都不大，一般就5G，要更大的云盘空间就要充钱拓展云盘空间了。

我更建议大家把照片、短视频，都存在QQ空间的私密相册里。

QQ空间的容量有30G，而且可以上传高清图片代替原图。你手机里的原图一般一张就4M以上，上传高清图才几百K，文件大小近似缩小为1/10，而且空间相册有30G免费容量，绝对是够用的了。

④长视频、实体文件保存——百度云盘

实体文件是相对于【云文档】的概念，指的是那些你得下载才能打开的资料文件。比如PPT/WORD/EXCEL/PS/Xmind/Pdf 这些。

从防丢失，节约本地存储空间的目的考虑，我是建议大家把这些资料都存在百度网盘的。百度网盘动不动就送几百G，几个T的存储空间，是很适合存大量的资料文件的。

除了非会员的下载速度比较坑爹，其他的都没什么问题。

如果想要不限速，可以去试试阿里云盘、和彩云网盘，这些来做个人的资料存储库还是可以的。（我有会员，就还是用百度了）

⑤非实体资料 —— 表格+ 链接

这里我把 “能用链接分享，用浏览器打开”的资料，都称之为【非实体资料】

比如：石墨腾讯飞书的文档，抖音视频，B站视频，网易云音乐链接

无论视频、音频、图片、文字，只要能转化为【链接】的形式，用浏览器打开，那就都是【非实体资料】。

非实体资料，保存好链接即可。嗯？保存好链接？你想到什么了？

本质上，这种非实体资料的管理，就等于你用浏览器收藏夹来保存链接。

如果你用过一些导航网页，通过这个网站能够跳转到其他网站的，你肯定就明白了，这里我说的表格，也就相当于【导航页】

把你需要的资料转成链接，存在这张【导航表格】里，之后你的资料无论是图片、文字、视频、音频、网盘资料 ... 都可以通过这篇文档跳转。管他石墨文档、飞书文档、抖音、B站、知乎、小红书、喜马拉雅 ... 我一篇表格就搞定了！想去哪都能秒去！

2）无序解法：归档

在文章开头的时候我讲了，整理的意义是为今后你高效调用文件资料做准备。

所以这里就该讲讲，归档的指导原则——【1分钟原则】：

你现在做的文件资料整理，是为以后高效调用文件资料做准备的，归档之后，在你下次调用时，你必须能在1分钟之内找到你的目标资料。如果你找资料的时间超过1分钟了，你就要思考整理的到不到位？需不需要再进一步的整理？

然后再来说归档的方法，我给它取了一个好记的名字：FBBMS富爸爸模式归档法

FBBMS，是【富爸爸模式】的拼音首字母的组合，这些字母的本意是：

F：fenlei          分类规则

B：bianma       编码规则

B：biaoqian     标签规则

M：mingming  命名规则

S：sousuo        搜索工具

①分类规则

当你觉得1个文件夹里有超过50个文件，看着很乱时，你就需要进行分类，把这些文件分别装到不同的文件夹里，对吧？

把文件分别装到不同文件夹里，这个动作即为【分类】。分类之前，你一定需要明确【分类规则】，没有一个清晰的规则，文件就无法分类。

这里我提供一些常见的分类规则，供大家参考

a.完成情况

通常可以分为：已完成、正在进行、待启动、取消、延后 ，这五种情况。

这种规则特别适用于工作中，做了这样的分类后，你的精力就只用集中在正在进行和待启动的事情上面，已完成和取消的事情不用管了，延后的事情等你把手头的事忙完，再去打理一下就行。

b.时间、地点、对象

时间：可以是年月日分期，也可以是人生中的某个阶段，比如：

复盘整理——2021.5 月度复盘， 2021.6月度复盘

相册分类——初中、高中、大学

工作资料打包——19年实习项目、20年实习项目

地点：一般地点也是和时期绑定的，比如：

日记整理——在深圳时期的日记、在广州时期的日记

对象：可以是人，也可以组织，比如：

微信聊天文件—— 朋友A文件夹，复盘群文件夹，公司通知群文件夹

c.已有规则

你买的书、课程，这类资料往往是已有分类的。比如书有学科领域之分：物化生政史地... ，行业之分：材料、能源、计算机 ...  你直接copy现有的规则去分类就好了。

d.自定义规则

自定义规则这里，就需要你自己去创造规则了

我见过有的人把自己的文件夹分为【学习】【工作】【生活】三个大类

有的人分为【修身】【治国】【齐家】【平天下】

我自己的规则主要是 【学习】 【人】【事】【财】， 细分下去

学习又包括：思维模型，知识体系搭建方法，阅读方法，信息整理 ...

人：性格心理学、两性心理学、自我探索、社交策略 ...

事：目标管理、时间管理、精力管理、做事工具 ...

财：保险、股票、基金、债券、互联网项目 ....

主题这里，没有固定的套路可言，这里的分类规则是根据你对世界的理解来自定义的。你觉得你的人生需要什么东西，分成哪几大板块，你就怎么分。你自己用的惯就好。

我在这里唯一要跟你强调的是：自定义文件资料的分类规则，这不是简单的事，也不是一拍脑袋就能定下来的事。它需要你花费数月的时间成雏形。再花数年的时间多次修改迭代后才基本定型。

当你形成了自己的分类规则后，你会发现很有意思的点—— 你拥有哪些资料知识，你就是什么样的人。你的个性，就是被所拥有的这些信息塑造的。当你的分类规则定型后，我相信你也会对【我是个什么样的人？我在哪？我要去哪里？】这种哲学问题有深刻的理解。

②编码规则

最简单的编码规则，就是顺序数字。文章用01、02、03、...、99，这样子依次排列。

你问这样子有啥好处？ 看着好看，感觉不乱呗。（其实是美观+记忆和搜索用）

讲点实在的，编码规则有什么用？

高级点的编码规则，是体现分类用的。编码最常用的方法是【数字】或【字母+数字】

【数字】 比如 杜威十进制

我用的是【字母+数字】

比如：A学习 ，B人，C事，D财

A1 思维框架  ，A2 知识体系 ，A3阅读方法 ...

编码这东西，什么时候用，什么时候不用？

低级编码，纯数字排序，一个作用是美观，看着没那么乱。一个作用是记忆搜索点，比如第一次你查文档查的是标题，然后看到它的编号是66，那你下次找的时候搜66就可以了，省事。

高级编码，体现分类用的。当你要做一个复杂的研究，从七八的主题里各挑一两篇文章，混在一起，有编码 A1,B2,C3 这种的，能让你很清楚这个资料的出处。只有标题的话，你可能就不知道这些资料的出处了。

如果你很少有把不同主题的资料大量混在一起的情况，那你可以不做高级编码。只用低级编码排序标号就行了。

③标签规则

标签规则指的是 【符号+含义】

比如我的规则：#关键词 ，@对象 ，T：时间  P：地点

标签规则特别适用于写字的文档， 标签你放到标题或正文都可以，做好这些标记后，以后你找文件，只需要记得关键词，就可以搜索到文档了。标题不记得了都没问题。

如果你怕你在关键时刻想不起来标签，那你在最初归档整理的时候，就多打一些标签。哪怕打了十几个标签都行。甚至你可以写一个标签 #这是我经常想不起来的东西 ，来标记你经常忘记的文件。

④命名规则

我建议的命名规则是：【分类】+【一眼能看懂的内容概括标题】+【标签】

比如：

A2知识体系-打造知识体系的矩阵-L先生/九宫格

简单点的话，就只用：打造知识体系的矩阵-L先生/九宫格

命名的核心原则是：你一看名字，就能想起来里面大概是什么内容

下面这类命名是大忌！如果你经常这样做，一定要改！

草稿、待处理、1、新建文件、资料、2021年7月31日今日心得 ....

这种你看了标题都不知道是写什么的，就是不合格的标题！大忌！

⑤搜索工具

现在的网盘、云文档，都自带了搜索工具，所以不需要多说。

这里专门讲搜索工具，讲的是用来搜索电脑本地资料的工具。

你本地的资料归档好了，命名也搞好了，但是还是用电脑磁盘的龟速搜索，那就不符合我们说的【快速调用】的目的了。

所以，要用更好的搜索工具。

工具我推荐：

win用户：everything、腾讯桌面整理、元气桌面 （三个的搜索都能秒出结果）

Mac：Alfred （我没用过，听说是可以的，请自行测试）

我用元气桌面的使用效果，输入关键词，不管你把文件放在哪，都能秒出结果。

关于归档，记住这句话就行：使用FBBMS富爸爸模式归档资料，在1分钟内调出所需资料。前者是方法，后者是目的。

3）分散解法：整合

在这里，我要跟你隆重介绍我的【目录页整合法】！

①目录页整合法产生背景

它的产生背景是：去年我在整理我的石墨文档的时候，我给石墨的设置气吐血了，后来来了灵感，想出了这一招。

石墨文档的移动，超超超超超级麻烦！1次只能移动1个文件，而且不能拖动，只能一个个点开文件夹，点到对应的文件夹，再按移动。

挪动文件这件事，如果是电脑本地，我只用【多选】-【剪切】-【打开目标文件夹】-【粘贴】

点击不到10次就能搞定的事。

在石墨文档里，如果我要移动10个文件，那我可能要点击100次不止。心里无数句mmp...

后来我灵感来了：我为什么要拖动文件？石墨的外链功能很好用，我直接整合链接不就好了？

最开始做出来的成果是这样的。

这些文档，原本分散在我的N个文件夹里，比如有【草稿】【每日输出】【学习心得】【交流记录】【...】 ，如果在石墨里，要把这些东西拖动到一个文件夹汇总，那是要把我累吐血了。

用这种【复制链接+文档里汇总】 代替【文件拖动到文件夹里汇总】，我只用了不到5分钟就搞定了。（链接有几十条，上图只放了部分，一个个移动起码15分钟起）

在链接汇总到这个文件夹之后，我用石墨的标题功能，对这些链接做了分类和分级。

我又突然发现！石墨文档文件夹，只有嵌套关系，一个页面里只有两个层级。但是把链接汇总到文档里，通过标题的分级，使用大标题/一级标题/二级标题/三级标题/四级标题，我这文档里可以体现五个层级的关系！

这意味着什么？

比如：你写了几篇读书笔记， 其中A是概括，BC是详细叙述，A和BC应该是层级关系，但在文件夹里，你看着都是普通的文档，并列关系。你看不出文档A是最主要的。但在目录页中，有了多个层级关系，你就可以看出这个关系了。

目录页里允许有五个层级关系，意味着你看整理后的文档，结构就更清晰。你知道哪篇是大类，哪篇是细分项。

②目录页整合法适用情况

写到这里，我们可以对【目录页整合法】 做一个小结了。

这种方法，特别适合于两种情况：

1.目标的多个资料想汇总到一个文件夹，比较麻烦，或是不可能汇总到一起，但是目标资料又很容易分享链接。（比如石墨就不好移动文档，不同平台的资料不可能直接汇总到一起）

2.资料汇总后，需要多个层次来体现结构，但是原存储方式没有多层级设置，或难以直观的体现层次。（比如石墨、flomo、微信收藏没有3级层次，文件夹嵌套法都难直观体现层次）

③目录页整合法具体操作

这个玩法的具体操作倒是很简单，本质上就是套娃。

我举个栗子：

1.我把阅读文档的几篇文章的链接都复制出来，或是直接把【阅读方法】这个文件夹的链接复制出来 → 阅读方法目录页——子主题目录页  （文件夹乱，就复制单个文档链接。文件夹整齐，就直接复制文件夹链接就行）

2.同上，我在把【知识体系】的目录页做出来，把它和【阅读方法】，两个链接放在一起 →学习目录页——主题目录页

3.我把【人】【事】【学习】的链接放在一起 —— 平台目录页

4.我再把【知乎】【B站】里面的链接，也按上述方法操作→ 跨平台目录页

演示效果如下

我自己有复杂的需求，所以我自己的跨平台目录页实际上是这样的。但是我建议新手做到上面那张图那样就可以了。

④如何打通实体文件和云文档？

如果你的本地文件多而庞杂，你需要整理了。参考目录页的玩法，那你复制本地的存储路径就好了。可以用文档汇总【链接】和【文件本地存储路径】，这样就相当于打通了你的云文档和实体文件了。

需要打开实体文件时，复制路径，到【我的电脑】那里粘贴就好。

4.总结

再看回最初的图片，对这篇文章做个总结。

1）文件管理的定义：

通过保存、归档、整合的方法，将资料文件，从流失、无序、分散的状态，改变为积累、有序、集中的状态，这样的过程即为文件资料整理。

2）文件资料整理的意义是：

为今后你快速调用文件资料做准备。

3）流失问题，做好保存，达到资料积累的目的。

使用方法工具：和彩云网盘、QQ空间相册、百度网盘、表格存链接

4）资料混乱无序问题，做好归档，使资料有序可快速调用。

方法工具：FBBMS富爸爸模式，分类、编码、标签、命名、搜索工具

整理指导思想：目的是1分钟之内能找到你要用的资料

标签指导思想：只要你以后能想起搜索词，打多少个，打什么标签都行。

命名指导思想：要做到一看到标题就知道是什么内容。

5）资料分散，调用效率不高的问题，做好整合，讲资料有序的高度集中，方便调用。

方法工具：目录页整合法

最后聊几句：

1.本文的创作，酝酿了一周，今天从下午2点写到晚上23点。如果本文对你有用，请关评论区留言告诉我！

2.这是我一年的实践，1周的构思，10小时写作，才创作出来的东西，你一定不要想着10分钟看完就能学会！想要掌握我这套方法论，请你花1天的时间好好做笔记，然后用一周的时间，把我里面介绍的方法挨个操作一遍。这样才是有效的学习方法。