计划制定过程(7)|复杂事项的分解

从愿景到目标,从目标到课题,再从课题到方案,是将愿望逐步落实到行动的过程,是从抽像到具像的过程。但我们常常遇到的问题在于“无从下手”,对于没有做的事情或者没有有效积累成经验的事情,往往会感到很难入手。这种情况在目标到现状各种因素的梳理、提出需要解决的课题、制订出相应的解决方案、甚至在目标选择本身时都有可能遇到。

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如果我们把事项按复杂度和精晰度两个维度进行划分,可以把所有的事项都分解在四个象限内。我们希望面对的都是“具体-简单”的事情,最困难的是“模糊-复杂”的事情。我们选择方案、制定计划的最终其实都在于将事情从其它区域拉向“具体-简单”的区域。所以我们要在两个维度做功,使用“项目化解”将复杂程度降低,使用“项目分解”将事项更具体。

对于项目分解有两种分解的思路:(1)是按照事物的流程对事物进行分解,比如 读书的流程”选书-获取书-读书-应用/输出“,然后可以再根据选书的过程再进行分解。如果遇到的课题与日常工作相关,就一定能够得到圆满的答复。(2)对于更具体的事物,可以按“质×量”的思路分解,有助于迅速地找到问题的瓶颈。比如”选书“的具体事项中,可以分”选什么水平的“,”选多少本“。按流程分解后最终还是要落在”质“与”量“上。

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可以采用PORT模型去思考: • 目的:Purpose 为什么做

• 目标:gOal 达到什么目标

• 成果:Result 要什么成果

• 任务:Task 做哪些任务

如果复杂任务复杂了,可以稍微简单一点的复杂任务(二级CT),有时候还不够简单,那就必须继续分解为三级、四级,最终得到简单任务。将主体目标逐步细化分解,最底层的任务活动可直接分派到个人去完成;每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。

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遇到复杂任务时可采用项目管理的策划思维来细化过程:

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但有些问题可能是新的领域,以前不太了解的,连思路都没有。那你的第一个事项是去把这件事情弄清楚是什么、怎么做。去找那种曾经做过类似任务的人,并且完成地很好的人去问。为了更有效的提问,要注意你必须问更好的问题,不要先张口就去问,要自己尝试着说明问题,找到哪个环节遇到什么问题,必须抓住关键。

去找那种曾经做过类似任务的人,并且完成地很好的人去问。即便问,也要注意方式:

  1. 你必须问更好的问题。不要自己不会了,就立刻张嘴问,自己尝试着说明是什么问题,自己能够进展多少,哪个核心环节遇到了问题等。
  2. 必须抓住关键。高手给你回复的时候,你必须认真记录,回来之后整理成一个体系,下一次再遇到的时候不要再张嘴问。如果下次还要问,至少问一些更深刻的问题
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