小郑的第 233  篇原创文章

话说，今天这篇厉害了，是我花了15年才写成的！

如下干货内容太多，烦请大家泡杯茶或咖啡，坐定下来仔细看、好好做笔记、收藏下来经常复习哦~ 

什么是Plain English；

「Please do this.」写得对不对？

5大基本原则和常见错误。

如果你还没看过上一篇《如何写Email》，请先回去复习再回来哈。

”

简明英语

之前说过，我的职业生涯从一家著名的法国公司开始，一切都是Free Style、包括写英语邮件。

因为怕人嘲笑我英语不够好，每次我都挖空心思、竭尽所能寻找花哨的单词和词组。所以，我的邮件都是下面👇这样类型的：

Please be advised... 

I should be grateful if... 

I will utilize... 

Prior to... 

还得意得不的了！

直到去年年底，我在Edx自学「如何有效沟通」的时候（戳这里看我学了什么课），看到来自「哈佛商业评论 」的表格👇，顿时颠覆三观！

👈 又臭又长的都是错的；

👉 短小精悍的日常英语才是对的！

❗原来我写了15年英语邮件，却突然发现自己统统写错了！！！！！

因为，写邮件的目的是为了有效沟通，清晰、传达有效信息给收件人并给出指令，无论中文邮件、英文邮件还是火星文邮件，都一样。

所以，我们应该使用简明英语（Plain English），强调简洁、清楚、避免使用过于复杂的词汇，让人看了就秒懂。这样写起来快、读起来快、理解起来更快！

也就是说，英语邮件写得好不好，和英语是不是你母语、你的英语能力如何完全没！关！系！

颠覆三观了有没有？

接下来，请看五大常见错误和实操指南。大家有则改之，无则加勉，共同进步哈！

5大错误

1)  用词花哨

告诉我，你是不是和我一样，为了显示自己的英语能力，每次写邮件都尽量挑花里胡哨的词，显得自己很懂的样子？比如：

用utilize，不用use；

用terminate，不用stop；

用attempt，不用try。

毕竟，我也是过了英语6级的人呢，这种「use」、「stop」和「try」太简陋！

哎，大错特错了15年！

英语邮件第一原则：用日常词汇。

正如Plain English坚定的倡导者巴菲特所说：

「Write to inform not to impress.」

也就是说，我们写作的目的是为了告知（Inform），而不是为了炫耀自己英文多厉害！

使用那些华丽的词汇不仅很难看懂（要查字典才行！），而且让你的邮件显得很做作，反而增加了沟通成本。

所以，英语几级没关系，英语词汇量不够也没关系，在商业世界里，普通的Everyday English足够用了。请看下面更多例子，右边的日常词汇才是正确的打开方式。

❌concerning  → ✅about

❌consequently → ✅so

❌alternatively →  ✅or

❌attempt → ✅try

总结：

写邮件是为了沟通，不是为了炫技。

Do: 使用简单通俗的Everyday词汇；

Don't: 不要用复杂、华丽的词。

2) 句子很长

告诉我，你是不是和我一样，喜欢在邮件里用长词组，显得句子很丰富的样子？比如：

用on daily basis，不用daily；

用at the present time，不用now；

用on behalf of，不用for.

你是不是还喜欢用复杂的长句，显得自己逻辑很厉害的样子？比如：

for xxx , for example..., which... and ... therefore... when... 

毕竟我们考英语时阅读分析是重中之重！

哎，大错特错了15年！

英语邮件第二原则：能短则短

因为长句子、长词组很啰嗦，而且没必要的冗长让人读起来很累。举几个例子，✅才是正确的打开方式：

❌in conjunction with

✅with

❌despite the fact that

✅although

❌Thank you for your courtesy and cooperation

✅Thank you 

同样，每一句话也不能太长，控制在15-20个单词，只有1-2个主要想法就可以断句了。千万不要一句话里说很多前因后果、前世今生、左右举例，这样你写得很累，读的人更累！

总结：

短小精悍才是王道！

Do: 使用简单的单词和句子；

Don't: 少用不必要的长词组，少用结构复杂的长句子。

3）缺少有力的动词

告诉我，你是不是和我一样，喜欢在邮件里用各种被动时态，以及「to have」 「to be」这种有的没的的动词？

哎，大错特错了15年！

英语邮件第三原则：用有力的动词，多用主动语态。

和中文一样，在英语里，动词是整句的灵魂！所以，在商业世界中，用清晰、有力的动词，会让整句话立刻生动起来，有一种跃然纸上的感觉。比如：

❌ I will have a discussion with you. 

✅ I will discuss with you. 

明显后者更有力量，有一种马上就要行动起来的迫切感。

同样道理，我们也应该多用主动语态，让整句话更生动。比如：

❌ It will be done.

✅ We will do it.

不仅如此，用被动语态更啰嗦冗长，而且容易造成歧义：到底谁来做这件事，你，我，他，还是我们？

举几个例子，举几个例子，✅才是正确的打开方式：

❌ We made an application…

✅ We applied…

❌ We will provide appropriate information to XXX

✅ We will inform XXX

❌The implementation of the method has been done by a team.

✅A team has implemented the method.

当然，有些情况下确实需要用被动式，那就特别情况特别处理，一般情况下，超过9成的句子都应该用主动式。

总结：

动词是一句话的灵魂。动词用得好，邮件一定差不了！

Do: 使用简洁有力的动词和主动语态

Don't: 少用被动语态，不用Weak的动词

4）看不懂的行业术语

告诉我，你是不是和我一样，在邮件里充满了术语和缩写，显得自己很Insider的样子！比如：

Let's touch base tomorrow；

Drill down XXX；

Does it move the needle?

哎，大错特错了15年！

英语邮件第四原则：不用Jargon

Jargon，指在特定人群中才能懂的行话。比如财务领域有专门的Jargon，Marketing也有专门的Jargon，有很多大公司更有不成文的Jargon字典（比如著名P打头的日化巨头）。

还有一些Jargon来自体育项目，被很多男性高层Pick，就逐渐流行开来，比如Touch base，就是由棒球术语而来。

这种行话在跨部门沟通或者写给外部供应商或者客户时，对方根本Get不到。所以，除非你120%确定收件人能懂你的行话，否则尽量不要用。

总结：

不要用行话！

Do: 使用正常的英语；

Don't: 少用小范围特定人群才懂的行业术语。

5）虚头巴脑假正经

告诉我，你是不是和我一样，喜欢在文章结尾写一大串，显得自己很有礼貌的样子！比如：

I should be grateful if...；

Your response is highly appreciated；

at your earliest convenience.

哎，大错特错了15年！

英语邮件第五原则：该明确指示就明确指示

工作不是谈情说爱，不是请客吃饭，更不是和人讨价还价，也不是等人convenient了再回，而应该直接下指令说：

✅ Please send it to me;

✅ as soon as possible.

如果你明确需要对方行动，可以连「Please」都省去。因为你加了「Please」，其实是留了余地给对方可以不Action的。

当然，每个公司风格不同，有的公司更礼貌保守（比如我司），大家还是要根据公司的风格来自行调整。

总结：

写邮件不是请客吃饭！

Do: 明确发出指示；

Don't: 虚头巴脑不必要的客气。

总结

最后，我用巴菲特的一句话做总结：

「To succeed, I don’t need to be Shakespeare; I must, though, have a sincere desire to inform. 」

意思就是莎士比亚这样的文采没有毛用，我需要的是真诚地告知信息。

其实，不光写邮件，开会、培训等也是一个道理，要用清晰、直白、简洁的语言把事情说清楚，永远要想的是：我怎么才能更有效的Inform我的观众？

总结如下，小郑做了个知识卡片方便大家存储下来。我也附上了上一篇如何写Email的知识卡片，两个对照起来一起用，保证你写邮件能力大增，到时升职加薪记得给小郑打赏🍗哦。也记得分享给你身边需要的小伙伴们哦～

小郑的话

我们学英语时，经过四、六级甚至托福、GRE和GMAT的洗礼，就喜欢用复杂、生僻的词汇炫耀自己，却从来没有人教过我们：在商业世界里，简单就是王道！

但是，I don't know what I don't know，导致了我生生写错15年的英语邮件。我常常在想，如果刚上班时有人能教我这些，我将会少走多少弯路啊。所以，呕心沥血写了这篇分享给大家。

其实，你会发现很多歪果同事写的邮件也很不堪，我们千万不要为了迎合Ta们而拉低自己的标准。每天进步一点，才是正确的工作方式。我在文末附上一些有用的链接给大家，有兴趣的可以继续研究。

以上是我个人的一些总结，我也在每天学习进步ing。加上文章篇幅有限，我只能先写那么多，欢迎大家留言补充.

补充阅读：

https://www.sec.gov/pdf/handbook.pdf

https://www.dailymail.co.uk/femail/article-4563616/The-50-irritating-office-jargon-terms.html

https://hbr.org/2013/03/a-bizspeak-blacklist

http://www.plainenglish.co.uk/how-to-write-in-plain-english.html

https://budbilanich.com/why-you-should-always-use-plain-english-in-your-business-communications/

https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_plain_English_words_and_phrases#I

http://www.jlakes.org/ch/web/The-elements-of-style.pdf

微信公众号ID：@Xiaozhengjessica