如何推动项目上线

前言

最近在做一个持续了差不多两年的项目,由于种种原因,项目直到现在都不能上线,所以查阅相关资料,来分析和解决此问题。

上线是什么

对于企业来说,当体量到了一定程度,信息化是管理公司的必要手段,无法避免。信息化的实现,需要一系列的系统提供服务,帮助公司业务更高效有序地进行。信息系统,正是项目实施的结果。而上线,正是项目实施一个重要的里程碑节点。系统上线,标记着项目第一次正式面向全体用户,让他们检验系统,展示项目组的奋斗成果。如果项目顺利上线,并配合好试运行的工作,可以很好助力后续的验收工作,以完成客户和公司的建设目标。

上线难度体现在哪

在实际项目上,导致上线困难的问题有很多,例如,系统涉及技术面广,业务复杂,关联的人和部门/公司较多,项目环境多变等情况。无论是哪一个环节出现问题,都可能导致项目无法按时上线。

面对问题,如何解决

  • 涉及技术面广
    在一些大型项目,特别是业务复杂和集成较多的项目,信息系统的涉及的技术面就可能很广。除了自身的平台的技术外,还包括项目定制功能和集成过程中的涉及的技术。项目需要的技术众多,会导致两个问题,一个是项目组缺少精通某一项技术的人;另一个是导致系统复杂异常,处理问题难度较大。
    对于第一种问题,尽管项目组各有所长,可以相互补充,但是也会出现某一个技术大家都不会,这成为项目的短板。这个短板会导致后续问题主要集中在此处,牵一发而动全身,推动系统上线就会很困难。这时,要么是自我学习,要么是使用专家。自我学习最后在项目启动初期就开始,临时抱佛脚是做不出优秀的产品。使用专家就需要提前预约,合理安排,最好进行知识传递,帮助组员自身提高。通过这两种方法,短板被补上,系统的各方面都完整,上线阻力自然就少了许多。
  • 业务复杂
    随着信息化进程的深入,公司的信息化不单单停留在文档信息化这一步,越来越多的业务需要在信息系统体现。例如财务系统,不单单涉及到一般的填写和提交,还包括预算提报,计划审批、预算管理、资金申请、使用范围、统计报表等等。这不但需要有足够的技术能力去实现,更重要的是要理解业务。对于复杂的业务系统,一般实施人员或者项目经理不一定能清晰理解。差之毫厘,谬以千里。尽管我们会经过需求确认,UAT测试,但是在上线前,系统才真正最终完成。若是对业务理解有偏差,很容易就会出现一些小纰漏。这些纰漏在上线后,由于使用人数激进,问题会不断放大,可能会导致事故的发生。为了避免这个问题,在这种系统实施时,需要安排合适的业务人员配合工作,特别是在与用户接触的环节,正确了解客户的需求,并使用合适的方法转换为系统功能。这才能在源头上减少上线难的困境。
  • 人和部门/公司的问题
    前面所说的,很多都是客观的因素,但是项目上不了线,很多是因为人或者部门/公司的因素。例如客户要求苛刻,需要把系统上的大小问题全部解决完成才能上线;或者部门间合作出现问题,你推我让,没人原因拍板上线;或者客户方未签订合同,却要求实施团队尽快实施并上线······这些问题有个人主观因素,有客户内部问题,有商务谈判问题,但都导致项目在上线这关键节点中受阻,无法进行下一步工作。要解决这些问题,需要仔细分析原因,有的放矢。作为项目的负责人可能不能独立解决问题,需求与上级和客户商议沟通,共同找到合适的方法。针对上述提到的三个情况,下面简单说明一下处理思路。
    1.客户要求苛刻。面对这种情况,需要客户主要关注点。客户关心的是业务逻辑,是界面样式,还是使用体验?针对不同的情况,制定不同的方案。必要时,可以与上级或者专家进行讨论,确保客户的关注点得到足够的资源保证。与此同时,要多与客户讨论,最好能每天一次,以保证客户与项目组信息对称。经过一小段时间后,减少客户的顾虑,再明确截止时间点和上线时间,这样想必会容易很多。
    2.客户无人拍板上线。这种情况的出现,多数与系统无关,更多的是客户公司内部管理混乱导致的。这种情况,如果想通过与各个部门接口人沟通能得到结果的话,可能比较难。此时一般来说,都会商务或者领导介入,帮助项目组解决问题。而项目组需要在沟通前,把上线准备工作都完成即可。
    3.客户方未签订合同,却要求实施团队尽快实施并上线。这种问题属于典型的商务问题,对于项目组来说,必须与商务达成共同意见,才与客户沟通。对于有把握的项目,商务是允许项目组先进场,并开展相关工作。而对于上线这种重要节点,商务会使用一些手段来“逼迫”客户进行签约,以保障双方利益。此时,项目组需要配合商务的工作,确保项目能健康地进行。
  • 项目环境多变
    现在社会的商机都是转瞬即逝,谁先推出产品,谁就能获得优势,占领市场。系统建设同样需要跟上步伐。为此,项目的环境会随时发生改变。项目明明都完成了开发测试,准备上线,但是新的环境变化需要让系统调整需求,上线时间可能一直无法定下来。此时,需要把握项目的功能主线,对于一些额外需求进行适当裁剪或者下期建设。对于可以提升项目价值的需求变更,需要经过严格的变更控制才能纳入系统,非核心的一律挂起。确认需求后,马上对修改进度计划,重新决定上线时间。

再说两句

信息系统项目,每一个都是独特的,经验不一定能套用,但是能参考。我们自身需要加强学习,扩展自己的知识面,累计经验。在面对各种情况都应做到沉着冷静,从容不迫,多与他人请教和交流,我想解决的方法总比问题多。

作者:慧点 南昌

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