在《第一节 | 重新认识 GTD》通过对人脑特性的分析，讲明了效率低下的原因，人脑只能同时针对三个目标，专注才是真正意义上的高效。这一节将以思维导图为辅助，并结合在《浅析心学知行合一与A3的关系》中所提及的A3及5S，对GTD的具体流程进行一个说明。目前公众号评论功能还未开通，请通过分享二维码通过微信群或微信私信留言，本人会根据情况，专门撰文解答，感谢支持分享！我是京墨鬼臼，一个爱读书，爱解答的纯情男子，欢迎大家关注转发。

正文

GTD 几经改版，初版当中为收集（Collect）、整理（Process）、组织（Organize）、计划（Plan）、执行（Do）。现在为捕获（Capture）、明晰（Clarify）、组织（Organize）、回顾（Reflect）、执行（Engage）。

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可以从新旧版本看出，收集（Collect）与捕获（Capture）潜台词都具备一层意思：从环境中获取一些信息并放入一个容器或者仓库放起来。收集（Collect）这个磁性相对会中性一些，可以被动收集、无意识的收集、主动的收集。而捕获（Capture）顾名思义是猎人与猎物的关系，猎人往往需要无条件主动的去追捕猎物。

这五个步骤的具体做法是什么呢？

第一步是捕获。

把现实中已经遇到的，或者以后可能会发生的事情，统统作为清单记录下来。这个清单可以是一张白纸、一本纸质笔记本、Onenote、Notion、Evernot等等一切用于记录的媒体介质。

第二步是明晰。

明晰的方式，就是一件件拎出收集箱当中的东西，每一件都问自己五个问题：

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①该事件有必要做吗？

如果没有必要做，你在判断这件事情过程中，可能需要参阅一些资料和分析，这些可能会变成以后的参考资料（A3第二步标准确立的参考），或者这件事情可能会对以后产生一些帮助，如果都不是，那这是一件不用做的事情。那么这里，就准备三个分区：参考资料（Reference）、可能清单（Someday/maybe）、回收箱（Trash）；

如果有必要做，那就进入下一步。

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②这件事情可以轻易搞定吗？

如果一件事情无法轻易搞定，说明它需要分步骤执行或者需要一些触发条件，往往这种情况下需要专门去做步骤分析、条件分析等等。对于这种项，需要为它准备一个分区：项目清单（“Plan project" task）；

如果可以轻易搞定，那就进入下一步。

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③这件事可以在 1到5 分钟内搞定吗？

如果能，那就立即做。比如问一个电话号码、查询一个邮箱、付个款项……如果不能，那就进入下一步。

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④这件事情应该由谁做更合适或者现在做这件事情的条件成熟吗？

在工作和生活中，我们往往不能第一时间做一个事情做出反应，这件事情谁做会更合适；或者想做一件事情但是必要条件并未成熟，需要等待时机。

就绪有一个叫做等待清单（“Wait for" task）。你不需要做或不能做，但需要时刻关注该事项的触发条件。

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⑤事项的完成有时间节点吗？

在工作和生活许多事项的时间节点往往是有输入的，那就是特定的时间，另外一些事情，往往是自己给自己的目标，那就应该在事项后面标注时间，比如投稿截止时间、数据提交时间、客户会议时间、结婚纪念日、老婆生日，那么请直接把它放在你的日历当中，或者日程应用当中。让它在特定的时间提醒你。

如果没有特定的时间，请为它准备一个分区，名为执行清单（“@Context” task），并专门为它安排时间去执行。

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第三步是组织。

实际上，到进行第二步的时候，第三步就已经初见雏形了。除了第一步的收集箱（Inbox），我们在第二步拥有了这些分区:执行清单（“@Context” task）、等待清单（“Waiting for” task）、项目清单（“Plan project” task）、可能清单（Someday/maybe）、参考资料（Reference）、回收箱（Trash）、日历/相关应用。

然而我们应该用什么去组织部署呢？如果使用纸质笔记本，可能得使用6个笔记本+一个日历。各种事情在特定情况下，可能会发生变化，如果使用纸质笔记本会不会特别麻烦，势必会在原记录本中留下许多无用信息，GTD本是为了效率，而无用信息又影响了我的效率。

然而组织这一动作本身的目的，就是为了对我们已经记录的事项进行一个分类。

①在众多事项中，有紧急不重要、重要不紧急、重要紧急、不重要也不紧急。

②我们的往往时间是有限的，需要对每个时间的耗时做一个预估，用于编排我们自身的时间，另一方面用于自我效率提升一种管理。

③每一个事件触发的动作往往是不一样的，吃饭、阅读、出差、跑步对一个人的精力损耗往往也是不一样的，跑步意味着需要有一个休息时间，出差意味着需要乘坐交通工具。

组织意味着一种分类整理（5S的整理整顿），一方面用于更好的完成日常事项，一方面用自身的精力和时间管理。在事项明确的情况下，效率往往受限于精力和时间。

这是最关键的一步，这是一种整顿，整理每一个人都可以轻轻松松做到，但是整顿则需要有着对事件、自身、环境有着很深的了解。也不用担心在之前《浅析心学知行合一与A3的关系》提到的A3可以帮助形成一个正向循环，重要的是想要执行起来。

为什么这么去部署，以及如何根据实际情况去调整部署，将会在之后的章节中具体讲到。

第四步是回顾。

实际上不难看出，当你第一次建立好的分区并部署好 GTD，从第二次使用开始，当你进行第二步（明晰）的时候，就已经在开始第三步（组织）了。在运作GTD时我们已经定下了一个目标就是提升我们的效率，在第二步（明晰）和第三步（组织）中，我们已经确立了各类事项的评判标准和分类标准，回顾类似于A3的反思，要去反思我们判断标准和分类标准是否合理，是否有违背我们提升效率的初衷。

回顾的所有清单，查出错漏事项、时间不合理、标准不符合、标准可优化点，也就是人们口中经常说的科学。其中——

①从收集箱出去的项目永远不要再放回收集箱；②项目清单中的事项需要你主动将其拆解，步骤，并为其谋划执行方案，把大项目拆解成小步骤，并分解到其他清单当中，并预判个事项的关键点，有可能会产生的不良影响。记住 GTD 的第二大目的，随时随地都明确地知道，下一步应该做什么，需要具备哪些条件；③要特别保障等待清单、可能清单、回收箱三个分区当中的回顾，主动确定等待清单是否被完成、回收箱和可能清单中的事项是否有变动（变成可执行或其他）；④日历或提醒事项应用中的提醒是否恰当，比如下个月末要完成论文是 Deadline，但是否应该这个月就提醒自己，并且分解开来？⑤为第四步腾出专门的时间，比如每天、每三天或每周、每月。

第五步是执行。

GTD建立本身目的是为了高效，而其高效的机理是为通过合理编排事项去提升我们的输出能力，其是为了更好的行。往往在我们的使用过程中

，会发现执行和回顾，也不是两个完全分开的步骤。在具体执行过程当中，就已经在进行回顾，特别是对于项目清单当中的事项来说(可能就是所谓的知行合一）。需要记住，执行，是Engage，而不是 Do，换成人话就是，你需要去“拿结果”，而不是做了 “等结果”。

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这期内容暂时就到这里。接下来的文章当中，我们可能要涉及的是，GTD 如何部署到常用笔记本或软件当中？执行当中可能出现哪些误区？有哪些注意事项？