项目管理中，项目经理如果没有做好项目沟通计划，让项目成员随意汇报工作情况。项目经理自己也是随机临时的口头式的询问，借助这样的方式来了解项目情况。这样子非常不利于项目沟通管理。容易出现很多问题。项目成员容易出现被动式、应付式沟通，沟通方式随意而行、沟通时间混乱无序。导致这些问题出现的原由：没有建立清晰的沟通模式，成员不知道自已的沟通职责。想要解决这些问题，需要建立沟通管理计划。
项目沟通计划是项目整体计划中的一部分，它的作用非常重要，也常常容易被忽视。经常出现的问题是项目经理凭自己的经验进行口头安排与交待，项目成员按经理的指示被动地、应付式地完成信息沟通工作。这种问题的原因主要是项目计划阶段项目经理嫌麻烦或不重视没有进行严格的沟通计划。一种高效的体系不应该仅仅靠口头传授，落实到规范的计划编制中很有必有。
很多时候，项目范围大了，项目干系人众多，没有沟通管理计划，沟通必然会混乱。计划前，可以这样考虑：团队里应建立起一种相对稳定的、可以重复执行的沟通管理计划，只要能训练成员重复执行，沟通过程必然能逐渐演化和成熟，沟通就有实现可管理的可能。
因此，根据项目特点，首先组织团队成员分析了客户方的组织结构，根据摸底，确定各干系人分别对其组织、对项目、对政府的影响度，形成“项目干系人影响度分类表”;再进行各干系人信息需求分析，确定“项目关系人信息需求表”，确定此表时对关键项目干系人进行了意见征求，目的是判断能否满足其需求并确定合适的信息格式、报送方式。影响度分类表和信息需求表的结合，可以提供项目关系人的需求和预期，以及用于沟通的信息的格式、内容与细节水平。根据此工作方法，再分别确定本项目公司管理层、各分包公司、外部其它项目干系人等，通过这些工作基本完成了沟通管理计划的主体工作。这个分析确认过程项目管理团队一定要全部参加，以加强他们对项目干系人特性了解及沟通时的敏感性。
沟通矩阵帮助了团队理解如何以标准而连贯的形式定期就项目进展进行沟通，促使沟通系统化;团队成员有清晰的沟通模式，知道自己“什么时候”该向“谁”以“哪种”形式沟通“啥“信息。沟通管理计划的强化执行使项目的沟通逐渐朝有序化发展。
有了项目沟通计划，如果能够辅以合适的项目管理软件，项目沟通管理计划执行起来会更加便捷高效。沟通是为了让项目更加有序进行，让项目有关的所以人员能够及时找到合适的方式沟通了解需要了解信息，避免信息滞后和信息误解带来的误工和返工。有了清晰的计划，沟通就有了沟通方向和流程，少了随意和无序。
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