职场 | 沟通中的注意事项

关于态度

注意自己说话时候的态度,懂得多不代表你一定要随时随地显山露水来展示自己多有能耐。

相反的,在现实生活中,懂得越多,地位越高的人,很多是非常谦逊并且善于倾听别人的声音的。他们会给予中肯的意见,而不是强制灌输给别人自己的思想。他们会乐于分享,但是也开放倾听新的想法和声音。

比如自己知道的知识,在客户面前可以用谦虚的说法表达出来,只需要说“我有听说有人是这样做的。。有其他人是这样处理这个问题的。。。”

不需要清晰的告诉对方你从哪里知道的这些内容。这样做有利于保持一点神秘感,建立自己的专业印象。不要急于展示把自己所有的老本都掏出来。

思考挖掘隐藏的深层次需求

客户虽然代表对方公司或者企业但是背后也有深层次的需求。谈项目之前可以思考一下对方的这个代表在此次谈判中想收获些什么,除了公司利益,对于其他深层次需求我们可以做什么?这里当然不是说去贿赂或者巴结对方,而是想想对方想听什么,想想谈话的目的和最终目标。

比如和中东地区的政府官员谈判: 中东地区的客户一大特色就是希望自己的国家拥有其他国家所没有的设施和服务,希望自己在一众中东国家中独特出众。和他们展示内容的时候说这个系统在X,Y,Z国家成功配置了,非常成功,客户反响非常好,不一定会起正面的效果。反而告诉他们,这个系统这个服务是前所未有的,独一无二的,专门为你们特别定制打造的,可能更会吸引用户的关注和兴趣。

在客户面前不要不懂装懂

问问题的时候不要把自己摆成一个专家的样子,要保证让客户感到舒服,乐意开口说话,告诉你他们的情况。

练习把思考的过程藏在脑子里,而不是显现在脸上。宁可说话慢一点,一点一点表达,不要急着表达自己,一边说话一边思考,把思考时候狰狞的表情显露在别人面前。

别人可能会被你表达过程中的肢体语言,尤其是面部表情吸引,你表达的内容可能被误解。

多动脑少动心

在工作中懂得控制自己的情绪,尤其是当你被人否定收到批评的时候。放下反驳的情绪和争夺权力的心,去想想别人批评中的建设性部分,去想想自己怎么做才能做得更好。

记得取其精华去其糟粕,别人说的话要经过自己的判断,不需要尽信,也不轻信,但也不要忽略不听取建议。

了解沟通对象的文化背景

多国家多种族协同工作的情况下,要针对你的沟通对象进行一定的研究和了解。

举个例子,在项目管理方面:

比如管辖一群印度同事或者印度工程师,要了解他们文化中对于性别的成见,了解他们对于同种族种姓制度的成见,这在工作中都确实存在。比如你有一名非常优秀的女性印度项目经理,可是她不一定是管理一群男性印度工程师的最佳选择。同样的沟通和命令由印度女性vs其他种族女性vs印度男性vs其他种族男性发出,得到的效果是不一样的。

又比如对于很多印度员工而言,你的批评和非常细节性的指导对他们而言是一种关注,一种鼓励,micro-management或者control freak对他们而言可能刚刚好,还会回头来感激你对他们的鞭策和指导。而某些领导风格比如要求你self driven, own time own target的做事情,在他们看来可能就是一种对自己漠不关心的行为。如果换一组人,老板放权可能反而是一种信任,会激发无限的斗志和活力。

发邮件确定沟通内容

最近线上会议普及,经常发生的问题是会议过后讨论的内容没有被正确记录和整理起来,跨部门协调的项目到后期就可能发生扯皮,有的人会不承认自己承诺过的内容或者会议的决议。

养成好习惯,每次开会结束后,尽量写一个简单的纪要,会议决定了哪些事,由哪些人去做,在什么时间前做完,有什么需要跟进或者继续讨论的内容。把这部分内容发送给与会的同事并且请对方确认(或者给定一个截止日期,比如两日之内没有异议,就确定大家按照会议结果继续行动。)如果需要,除了与会人员,相关的主管们也可以放入抄送名单,让主管知道这个会影响了哪些后面的进程和内容等等。

当然部门内部如果配合或者安排得很好 组员之间互相有默契 就不需要这样去做了。可以在实时沟通软件里面确认一下就行了。

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