提高时间绩效的工具和技巧
1.艾森豪威尔矩阵
还有一个工具叫作艾森豪威尔矩阵,可能很多人都知道。就所有的事情按照重要度和紧急度分成四个矩阵——重要紧急,重要不紧急,不重要紧急,不重要不紧急。那么相对应地,你要做的事情就是重要且紧急的就去执行,重要不紧急的待定,不重要但是紧急的委派让别人去做,不重要又不紧急的别做了、直接删除。
艾森豪威尔矩阵
2. 三件事法则
接下来的一个工具,作者介绍的叫作三件事法则。什么叫作三件事法则呢?就是怎么样我们能够把时间优先分配给最重要的事。所以他建议我们在每一天、每一周、每一个月、每一年开始的时候,都给自己定下来最重要的三件事是什么,然后就在前一天晚上、周末,或者是月末,去确定到底第二天、第二周、第二个月你的三大优先事项的时间保障,或者是时间分配。因为这三件事是最重要的,所以你要保障分配给它们的时间是能够让你完成它的,然后剩下的时间你再分配给其他的事。
3. 中断重置策略
进一步能够让我们去增强时间的效率第五个工具,作者介绍的叫作中断重置。我们在做一件事的时候非常讨厌的,或者非常常见的一个情况就是被打断,假如你正在埋头干活,旁边有人跟你说一句话,或者有人给你打电话,有的时候谈的那些事可能还不是立马就放下、就能解决的,还会占据你的思绪,就让自己没有办法保持全然临在的状态。
那这个时候怎么办呢?作者讲到三个步骤,就是识别、修复、重新投入。跟我们最开始讲的全然临在的那三个步骤其实是对应的,就是你要识别出来你已经走神了,你被打断了,然后你要修复,你要回到你原本正在做的那件事上,或者重新规划你要做的事的重要程度,那最后就是重新投入、重新恢复到全然临在的状态。
有一个小的技巧,就是我们大家可以设置若干个间隔一个小时的闹钟,就每一个小时响一次,闹钟响的时候你就固定地干一件事,就是审视自己是不是偏离了计划。就是你计划好今天要干的这些事,你现在在做的这个,或者过去一个小时在做的这个,是不是偏离了这个计划,如果是就马上拉回来,如果不是的话那你就继续。
4. 买时间
最后一个小工具或者小技巧叫作买时间。时间不够怎么办?我们现在其实有很多的方式是可以给自己买回一点时间的,比如说外卖,你省了做饭的时间,你把做饭的时间买了;网约车,你省了自己开车的时间,你省了打车等待的时间;网购,你省了出去购物逛街、比较的时间;还有办事、跑腿等等,这些都是可以让你更多地去回收自己时间的方式。
可能有人会问了,买时间要花成本的,没那么多钱怎么办?总有一些是你现在买得起的,你就先把那些买了,你买不起的等你买得起的时候再说。
我们最后来总结一下,这本书最大的不同,就是告诉我们时间是不能被管理的,能够被管理的是我们自己的行为。我们的价值观决定了我们把时间花在什么上面,但价值观的错位或者是模糊,使得很多时候时间并没有被花在最重要的地方。所以核心的管理时间,或者说净化时间的依据,就是要先清楚地认识到我们为什么要明晰价值观和目的,用这些东西去衡量我们现在时间的花费,去识别时间“毒素”。用这个时间净化工作表的工具,来找到可回收的时间,然后把回收到的时间再去投入到最符合价值观和目的的活动上,从而去最大化我们的时间绩效。