如何实现高效“在家办公”--管理篇

2020年,终将成为载入史册的重重一笔。

相信很多朋友都会同意我上面的这句话,但是现在想到却可能是因为澳洲大火,美国流感,中国新冠肺炎,而我却认为这次“居家”会翻开新型办公,乃至新型用工的新篇章,不管是主动翻开的还是被动的。

作为一名“自由人”,我居家办公已经有近十年的时间了,而作为营销及营销管理人员,由于经常出差,远程办公早就习惯了。那么今天我们就来总结一下,我是怎么做到的?以及我周围的企业、朋友们在这方面的经验与体会。

居家办公,一些大型的企业其实早就有尝试。宝洁公司在2007年就已经将居家办公作为一项员工福利广泛实行(在5个工作日中任选一天),而普华永道也在2019年宣布实现灵活工作制度。一些项目型的设计,培训,开发工作也早已经适应使用“专家零工”来完成。

那为什么大多数企业还是要求朝九晚五,甚至996呢?

是因为远程办公技术无法充分满足工作要求吗?

不是,远程办公技术已经非常成熟,从语音会议,到视频会议,很多企业甚至没有必要借助办公级别的沟通软件就能解决这个问题。文档共享技术也已经不是什么新鲜事物,任务下发和指派等任务办公OA20年前就能实。。。。。

2.是因为很多企业的行业特殊性必须要见面沟通吗?

行业特殊性确实存在,但相信我,中国绝大多数的企业在基础管理运营上真没什么特殊性,不然也不会有如此严重的“同质化”出现

3.是因为员工工作自觉性低,主动性低所以必须耳提面命吗?

员工的自觉性和主动性一直都是管理者们重点关注的问题,但从事这么多年的咨询顾问工作之后我的观点,以及大部分管理专家的观点是一致的。工作靠的的科学的管理、分配、及时反馈、纠偏、复盘提升,不能依赖于员工的自觉性和主动性,说出这句话的都是“懒管理”。

“在家办公”的管理原则有哪些?

原则一、充分尊重

尊重你的员工,尊重员工的作息时间,尊重员工的工作安排

原则二、信息公开

将工作内容、工作结果、考核指标透明化,不搞“黑盒子”

原则三、充分准备

从工作布置开始,计划、执行、检查、反馈都需要有清晰的时间节点和标准,不搞所谓的“马上开个视频会讨论一下”的突然袭击

原则四、充分理解

居家环境不同,不是每个家庭都有独立的办公空间,这个时候家里还有老人、孩子。偶尔的杂音和信号不清晰请理解。

管理者如何实现高效“在家办公”?

1、充分利用网络资源实现“场景化”办公

很多企业有早打卡的习惯,不如在非常时期变成“报平安”,报平安的时间是上午8:00--9:00,没有报平安的伙伴就需要及时关心一下,确保身体无恙。

中午12:00--13:00,午间投食大赛,可以上传各家各户的午餐美食

18:00,晚餐秀,截止19:00,大群内就应该安静了。因为很少有工作是要全员参与的,所以大群主要营造场景感

2、给每次沟通充分的准备时间

线上办公最常见的就是网络电话会议或是视频会议,而最让员工讨厌的则是毫无防备的一个视频通话邀请,这时她可能衣衫不整,可能正在家里信号最差的角落,可能刚刚进入工作状态。那么应该如何远程会议呢?

实话实说,线下会开会的线上也不会有太大问题,不然线上会议只会放大会议组织和管理的问题。简单的会议流程给大家参考:

晚上工作总结时确定第二天会议的具体讨论内容、会议时间、参与人员、会议需要的准备和输出、会议组织和记录人员

如果临时紧急情况需要开会,至少提前15分钟通知,但如果你每天都需要紧急会议说明管理和计划上一定出了问题。

会议中遵照会议议程,不跑题不偏题,在讨论中出现的新问题不纠结,5分钟之内没有结论的安排到下一次会议议程中或布置任务给负责人。

记录会议中得出的结论及需要进一步的工作内容,下发后逐人确认。这里需要注意,因为是具体的工作,并不是通知或通告,所以需要具体负责人回复的是具体完成的计划、时间、输出。

3、定期检查工作成果,并将计划公开

可以被分解的工作任务才是可执行的,所以如果任务无法分解,要么是问题分析和解决的能力有欠缺,要么就是无效任务,要么就是最基础任务。

只要可以执行,就会有结果。在每天工作截止时间之前上报工作结果及后续安排。

4、公私分明,明确大群、小群、一对一私聊的边界

通知、通告、“场景感”营造、公司层面的表扬与奖励需要在大群完成;

具体工作任务、任务安排、完成情况、部门内表扬在部门群、项目群内完成;

工作进度情况,具体问题分析与解决,重难点讨论在小群或一对一完成;

由于疫情原因,需要尽量多的照顾员工的情绪状态,多认同,多辅导,少批评。

5、拉拢“家属”,增强员工归属感

这其实是管理者的一点小心思了,因为是居家办公,在第一次会议的时候问候员工的家人,随时关心一下员工所在地的疫情发展情况,请员工们一定注意戴口罩、勤洗手、尽量减少出门,虽然是每天被提及多次的话题,但从企业内部传递出来,传递给员工的家庭,会让员工家属也对企业放心,增强员工的企业归属感。

写在最后的话:远程办公,居家办公考验的不是员工而是管理者,不是体现员工自觉性的时刻而是企业规范性的照妖镜。趁着这个时候,企业管理者如果能够充分自省,那么在接下来疫情解除后的大发展阶段将会带来企业管理的“跨层级”飞跃。

出门戴口罩,回家洗手20秒以上,消毒外衣及鞋子,尽量少出门。

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