每天都很忙的朋友，只有两种可能：事多，事杂。
十几年如一日的忙的朋友，只有三个原因：不记录，不分析，不总结。
我刚到大企业工作，一个人做七个人的工作，每天忙的要死。所以到网上查了很多时间管理的办法，发现都不太好用，只好自己想办法，最后，14个小时的工作有2个小时就能完成了。为什么这么神奇？什么网上流行的时间管理，说到底，还是对事务的管理，时间规划，就是对生命的管理。
忙只有两种原因：1、事情多，是指同一种事情反复做，比如：拉磨，一天一万圈，来回转。2、事情杂，是啥事情都有，每件几乎都不重复。
先把这两个概念搞清楚，接下来的事情就好办了。
一、如何记录和分析工作？
搞清楚自己在做什么很重要，以前做渠道管理的时候，很多店长都说忙不过来，我们就准备了一个工作日志，请大家先来记录一下，每天都忙什么，并且为自己所忙的事按重要和紧急做个区分，结果当三天实验结束的时候，发现大家把吃饭，上厕所都列为最不重要，最不紧急的事儿。我的God，这个不符合人性。
当然，这个实验不是没有用的，我们看到了很多人从来没有进行过工作记录。每天忙什么自己都不知道。通过这个实验，让我们了解到了很多有用的信息。所有的职业人，都应该有这样一张工作表格，这样才能看清楚自己，肯定自己的工作。即使是完全支持型的人，也可以记录，分析自己的“时间都去哪儿了”。比如呼叫中心都有一项指标，叫“每单时间”。
先得记录数据，才有的分析。下面，就把经过加工的“神表”和大家分享一下，可以拿来就用。再分享一个秘密，这个表还可以当作《工作交接表》。
如果在这个表上，所有的事情都是重要，紧急，只能说明头脑混乱。所有的事重要程度都一样，那就都不重要了，重要的是你要下岗了。那怎么分析？如果两件事中只能做一件，那件事就是最重要，必须最先做的，就是紧急。把上个表用“散点图”（Excel里一步就能出结果）分析，你一天所做的事情就在下边了。
现在看出来问题了吧，如果足够聪明，知道这个是“艾森豪威尔”又叫十字法则或时间四象限法则。
重要，紧急的：马上做，大家一起做。
不重要，紧急的：授权做，请别人做，求助别人来完成。
重要，不紧急的：按计划做，想清楚条理。
不重要，不紧急的：能不做就不做。
还有很多事情，本身就是不需要去实时响应的，比如邮件，一天只需要集中收发、回复两次就可以了，所以应该安排到重要不紧急的象限中，这样就是主动管理时间的表现。放心，这样不会错过什么，如果是急事，别人自然会打电话过来找你的。
还有一种情况，比如每天用手工做重复的事，一定会有更好的办法解决，比如电脑的功能都非常强大了，多学点办公软件的技巧，很有必要！
唯一要注意的就是，很多事情会在这四个象限中运动，要注意区分。以图为例，如果你每天都做的是管理类的，应该做重要不紧急的事，比如“消防”，在楼道里放上灭火器，安装水龙头。有天发生重要紧急的事儿“着火”，只需要按响火警开关，一切搞定。反之，如果看到一个小火苗，不去管理，很快也能变成重要，紧急的事。
领导，最应该做重要但不紧急的管理型事务！
二、如何系统安排工作？
很多人做工作总是不周密，临场瞎着急，就是因为事前计划的不全面，为什么会这样？因为不怕会的多，就怕会的多用的少，或者会的很多，但头脑逻辑混乱。比如说“鱼骨图”和“5W2H”，很多人都知道。
“鱼骨图”是从：人（人员）、机（设备）、料（物料）、法（方法）、环（环境）、监（检查），六个方面去描述一件事。
而“5W2H”是从：时间、地点、人物、原因、过程、结果、数量，七个方面去描述一件事。看，又有人晕了吧，就知道会这样。实际上还是用一张二维表，马上就清楚了。
以产品为例：
当然，这只是一种简单的举例，做项目会有更复杂的工具表格。实际上在每个环节的关键点上，只要想的全面，就会事半功倍。
最后，一定要学以致用，但总要有一套方法才行，活学活用，这样才能更好的发展。
