如何具备事半功倍的高效生产力?
假设从星期一至星期五用五天时间,针对某项主题的需要,统一整理出一些内容,是否会出现以下情况?
星期一,因为不知道方法而一筹莫展
。星期二,仍然焦头烂额
。星期三,暂且先到处收集可能有用的信息及数据。
星期四,继续收集。
星期五淹没在堆积如山的资料中,再次陷入一筹莫展,焦头烂额的困境。
推翻常识,要加深假说的程度,一个很简单的方法就是,也是人们普遍相信的事项,从中找找有没有可以推翻的部分,或利用不同的观点也可以说明的部分”。“推翻常识”在英文中有“违反直觉”的意思,称作“counterintuitive”,我们就是要找到这种“违反直觉”的部分。这时找熟悉该领域的人进行访谈应该会很有帮助;或者在计划刚开始的阶段,听听专家或第一线(现场)人员的说法,就可以知道在该领域中普遍相信的内容,也就是所谓的“常识”。相较于从书中学习,像这样当“凭身体五感获得的常识”获得反证时,印象会更为深刻。
比方说,在日常生活中看起来觉得“太阳绕着地球转动”的地心说,与事实证明“其实是地球绕着太阳转动”的日心说,正是堪称经典的最佳写照。对于在日常生活中身体无从感觉的“时间与空间的关系”。当时爱因斯坦提出“时间与空间为一体”的相对论引发了相当大的震撼,也是很典型的案例。“光”等于“波”等于“粒子”的量子力学,其基本逻辑也是因为在眼睛可以看得见的大千世界里没有“波”等于“粒子”的存在,所以才会令人感到震惊。主张“我们生存的世界中属于最大存在的宇宙,一开始是起自于一个点”的大爆炸理论,也是因为违反“最大始于最小”的直觉,形成了特殊的对比,所以才具有震撼力。
再举一个很有名的科学案例。在20世纪40至70年代,生物学界有一个大型议题是:“生命体的能量吸收是如何进行的?”作为食物被摄入体内的碳水化合物在细胞内进行分解,最后变成水和二氧化碳,这时候“燃烧”所释放的能量大部分都成为腺背三磷酸(ATP,adenosinetriphosphate)――种磷酸化合物――而被吸收。这就是呼吸的本质,且成为所有生命活动的直接能量来源。关于这个能量的吸收,大部分人之前都认为与其他生物化学反应一样,是“在细胞内的连锁性化学反应”,但英国生物化学学者彼得?米切尔(PeterDennisMitchell)主张是“在离手穿透过粒线体膜的时候产生吸收”,并且加以证明。解开世纪大问题的米切尔于1978年得到诺贝尔化学奖。这也是推翻之前常识的典型案例。在科学界,像这种迫使主要架构发生改变的发现,往往会造就很多新的研究领域;在商业界,则往往导致彻底地重新检视策略与计划、找、到竞争者未察觉的发现或视角,这将成为重要的策略优势。
技巧②:掌握基本信息
搜集信息的第二个技巧就是从一手信息中获得感觉,同时将世间常识和基本事项在某种程度上加以整合,按照MECE原则2快速扫描(调查)。
这时候,一定要特别注意“避免只凭自己的想法就拍板定案”。首先应确定所处理课题领域中的基本知识。一般在商业上推敲业务环境的话,只要持续观察下述要素:1.业界内的竞争关系2.潜在进入者3.替代品
4.业务下游(顾客、买家)
5.业务上游(供货商、供应企业)6.技术和创新7.相关法规知道过头
“知道过头”是更严重的问题。在“搜集过头”的图1-6中也可看出,
在到达某个信息量之前,智慧确实会快速涌现;可是当超过某个量的时候,快速产生出来的智慧会减少,而最重要的“自己独具的观点”逐渐接近于零。是的,“知识”的增长不一定会带动“智慧”的增长,反而必须经常持有一个观念――信息量在超过某个程度之后,将会造成负面效果
对某个领域的一切都了如指掌的人,要产生新的智慧是极为困难的,因为手边所拥有的知识几乎超越了所有想法。就如同一流的科学家达到该领域的权威地位后,就不再像年轻时期那样会产生强烈的点子,这是一样的道理。
而且,这也是顾问公司存在于商业界的理由之一。一流企业应该已经招揽了众多业界专家,却还是以高薪雇用顾问,其中有一个很大的原因就在于因为企业主“知道过头”,所以受到该领域的缺层或“必须论”的刻板印象束缚,无法产生新的智慧,因此需要“旁观者清”的管理顾问从旁协助。越聪明、越优秀的人,越容易达到“知道过头”的状态,一旦达到该状态就越难逃脱知识的限制。
当人对某个领域有兴趣,在刚获得新信息的阶段,一开始会有各种关心的内容或疑点。每次在向他人求教这些问题或找到答案的过程中,都会加深自身的理解,并涌现新的观点或智慧。在这些观点或智慧未泸失的时候,也就是在不要变成“知道过头”的范围内,停止搜集信息,这正是在搜集用于确立议题的信息时的秘诀之一。
定量分析的三个模板
定性分析的设计,主要是将信息赋予意义并进行整理、分类。不过,占分析总数一半以上的定量分析中,所谓的比较只有三种。虽然说法有很多种,但存在于其背后的分析思维就只有三种。只要先掌握这一点。分析的设计就会瞬间变得轻而易举。那么,各位读者知道这三种模板究竞是什么吗?答案如下:1.比较2.构成3.变化
无论用多么新颖的分析词汇来表达,实际上都只不过是将这三种模板加以变化或组合而已(参考图3-5)。接下来,我将进一步介绍各项内容。比较
“分析的本质就是比较”,比较是最一般的分析方式。以相同的数量、长度、重量、强度等某个共通轴比较两个以上的数值。虽然简单,但是,只要轴选得好,就会成为清楚且强而有力的分析。若能以富有洞察力的条件进行比较,就会达成让对方认同的结果。深入思考该条件,正是比较(纵轴与横轴)的做法。构成
构成是将整体与部分做比较。像是市场占有率、成本比率、体脂肪率等,很多概念是通过将部分相对于整体进行比较,才具有意义,例如“这个饮料的甜度是8%”。思考“以什么为整体做思考?从中抽取出什么进行讨论?”的涵义,就是在整理构成的“轴”。变化
变化是在时间轴上比较相同的事物。比方说,营业额的变动、体
重的改变、日元对美元的汇率波动等,这些全都是根据变化进行分析的例子。针对某个现象进行事前与事后的分析,都算是运用变化的分析。也许有人认为“时间是模糊的东西,所以无法作为‘轴’来进行讨论”,不过,如果要比较“日出之前”与“日出之后”,只要将日出的时间点设定为“零”,并累积所记录的数据,也是一种办法。即使结果是变化的,整理“想要比较什么与什么”的“轴”,仍是极为重要的关键。
表达分析的多样化
虽说定量分析只有“比较”“构成”“变化”这三个模板,但其表达方式却非常多样。三种模板分别有多种表达方式,再与三种模板相乘,合计的表达方式之多可想而知。图3-6是三种模板表达比较、构成、变化的分析案例,由此就能理解只用“比较”就有很多种表达方式。虽然也有很多人会认为有图表才是分析方式,但其实这种想法并不正确。
基本上,看起来很复杂的分析也都是由这三种模板组合而成,如图3-7将三种类型分别以轴交叉,由此可知三种组合可以有如此多样化的表达方式。
【作者的提醒)
从知觉的特征看到分析的本质
为什么以“比较”的观点设计分析,可以有效地找出主要议题或次要议题的答案呢?接下来,以我所学的三种专业之一的脑神经科学角度稍做说明。
先从结论说起。对于该找出答案的议题会通过比较而产生涵义,是由我们脑中信息处理的特征所造成的。第一章也曾简单提到,事实上神经系统并没有相当于计算机中记忆装置的构造,有的只是神经间彼此联结的构造。
根据知觉的观点来理解时,希望各位先留意神经系统的四个特征。1.超过临界值的输入,并没有任何意义
单一的神经元是脑神经系统的基本单位,其中如果没有某种程度的输入,就不会产生活动电位通过长距离传达信息,一般将此称为“全有或皆无定律
神经系统无论是神经群还是脑的层级,基本上都具有相
同特性。无论是昧道还是声音,都是超过某个强度就可以突然感觉到,而到达某个程度之后就突然感觉不到。计算机虽然也是以最小信息模块为0或1进行处理,但输入的强度与输出毕竟属于线性关系;而对于脑来说,临界值是属于“具有输入意义的界限”
2.只能认知不连续的差别
人脑无法认知“些微平缓的差异”,只能认知那些“异质或不连续的差别”,这也是计算机所没有的特征。
例如,很多人都有过如下经验:“在小吃店吃乌龙面的时候,可以马上察觉到店内有人正在吃拉面”。可是,在吃眼前的乌龙面时,即使香味变弱数个百分比(这是的确会发生的变化),却没有人能够马上察觉。无论声音还是视觉,可以说都有相同的情形。
人脑现在已经进化到强调“异质的差别”而处理信息,这是脑
中思考知觉时所依据的原理之一,也正是设计分析时需要进行明确对比的原因。由明确对比导致的差别越明显,就越能提高脑中认知的程度。没错,与其说比较是分析的本质,还不如说对我们的头脑而言,比较是能够真正提高认知的方法。因此我们称之为“分析性思考”
与这个特征相关、需要留意的是,在设计分析意象时(第四章将详述),不要持续使用相同的分析模板,这个观念是很重要的。因为我们的脑只能认知异质的差别,所以如果连续使用相同形式的表格或图形,从第二张之后我们的认知能力会大幅降低;若连续使用至第三张,要让人留下深刻的印象就变得相当难了。图表有很多表达模式和种类,我们必须注意应尽量避免连续使用相同的形式。
我认为所谓天才,就是拥有下述资质的人:不受同辈压力的左右;
永远记得探索“问题的本质究竟是什么?”,很少依赖心想事成;
?拥有多种表达事物的方法,当一个方法无法顺利进行时,可快速切换成其他方法。
总之,就是不固执。多数人会失败的原因,不都只是因为执著于某个地方,从一开始就下定决心想尽办法要让它成功吗?与费曼谈话时,无论提出什么样的问题。
一定可以听到他回答‘不,这部分也有
别的看法’。我从来没有认识一个人,像他这么可以参下,而事物。
难题2:以自身的知识或技巧无法计算限明确
在产生输出的步骤中,第二个典型的难题是,只靠自己的知识和技巧无法得到任何结果。本应是决定胜负的实验,却不顺利;明明是惯用的分析方式,却得不到想要的数据;原本以为两星期就可以完成的工作。后来才知道竟然要费时两个月……虽然很惨,但像这样的情况,每隔一段时间却必定会发生。这时候,究竟该怎么办呢?
最简单的办法就是“到处向人”,讲得好听一点就是“借力使力”。只要多听听该领域资深人士的经验谈,很有可能会获得能突破瓶颈的智能或点子。运气好的话,还可以学到遇到相同难题时如何避开困境,其至也可以问到一般无法获得的数据或秘技。针对自己正在着手处理的问题,拥有“可到处询问的对象”也算是技能的一部分。拥有自己的智慧团人脉是很棒的事,而且大名数的时候,可以直接从不知情的人那里听到几乎相同的故事线信息。
那么,如果遇到无法问人的问题,或独自一人不能顺利解决的时候。该怎么办?
这个答案是:“当期限将近,如果解决方案还没有眉目的话,就要快速干脆地放弃那个办法。”虽然截止期限可能随着领域不同而相异,但要分辨新的办法是否奏效的话,在商业界大约几天到一星期的时间;在我所从事的生命科学领域的研究中,大约需要两至三星期的无论是谁都有自己偏好的做法或办法,不仅可靠,而且通常由于已经很习惯,所以用起来速度也会比较快。尤其是若该办法是由自己或自已所在的团队发明出来的话。出于人的天性,一定会希望尽可能坚持甚至拘泥于运用该办法。可是,若是没有限度地坚持的话,这将会成为导
致分析和验证停滞不前的绊脚石。无论是多么惯用或自信的办法,当知道用此办法无法得到结果时,都必须快速干脆地放弃。
人一般无论是什么议题,都会有很多分析和验证的方法,并没有哪一有何法具备维对的优势、产生很大的差异,所以如果有比自己的办法更?费时的解决方式,当然就应该采用。
这种冷静的判断对我们的工作和研究有很大帮助,因此,希望各位
接下来,本章将说明实际整理论文或准备简报时的细节。希望就笔不做简报、不写论文的人,也可以读读看。5.1实现本质性和简单化
终于到了最后的收尾阶段。找出议题,并遵循着基于议题的故事线完成分析和验证,现在就剩下整理成某种形式,从而将议题的相关信息强有力地传达给别人
这正是我称为“信息思考”的本章摘要,是位于假说思考、成果思考之后,用于快速提高议题解答质的“三段式火箭”中的最后一段。一鼓作气
依照目前为止所介绍的方法进行正确的讨论后,解答应该已经提升到较高的质量才对,在这个步骤就要一口气完工,拿出成品。在这里加把劲,即使是相同的内容也可以变身成为更强而有力的输出。
在着手进行整合作业之前,要先描绘“达到什么样的状态才算是计到的多点?”这种具体的意象,并不是单纯只要做出简报数据或论文就、在此之前,描述的目标在于有价值的输出,而且是“议题度”局、“解答质”也高的输出,且单脏该输出成果就是以给人留下深刻的
,让大家认同其价值。而产生真正有意义的结果,正是本章的内容
一信良用者,地就是最后一个步骤结束后,我们希望达到的终点目标。为了达到上述目的需要什么条件?在此希望各位读者再次深入思考。
结果报告最终输出的形式,在商业界大多是简报,而对于研究来说则以论文的形式居多,这都是为了填补自己与听众或读者之间的差距。最理想的状态是在听众或读者听完或读完后,接收者能与发表者拥有相同的问题意识,并赞同其主张,甚至同样对结果感到兴奋。因此,这需要接收者达到下述状态:
1.了解正在处理的课题是有意义的。2.了解最后的信息。3.赞同信息并付诸行动。
那么,设想一下究竟哪些人会是想听或想读我们传达的信息的接收者呢?
在我最初接受训练的分子生物学领域中,每当进行演讲与发表的时候,就需要做好“德尔布吕克”的教诲”的心理准备。这不仅局限于科学领域,只要是想传达智慧给他人,都同样属于有价值的教诲。什么是“德尔布吕克的教诲”?说明如下:1.认为听者对这个领域完全不熟悉。2.设想听者具有高度智慧
无论谈论什么话题,都以接收者没有专业知识为思考的基础或前提,或者相信只要传达了议题的背景、最终结论以及其中涌义,也就是做好“确实的传达”,对方就一定能够理解。简言之,就是将接收者设想为“智者无知”
加上从开始贯彻到最后都维持“从议题开始”这个策略,而且发表的内容(简报或论文)中充满“要找出什么问题的答案”的意识感,可以简单而毫不费力地提高接收者的问题意识,让接收者的理解度大幅提升。另一方面,议题越模糊,将使接收者的注意力越分散,而理解度下滑,将会离所希望的结果越来越远。本书从一开始就以所谓“要找出什么问题的答案”这个议题观点,抱持明确的目的意识一路前进至此,而这个步骤正是其集大成者。
在“从议题开始”的世界里,不需要“感觉有趣”或“认为好像重要”,只要有“真的有趣”或“真的重要”的议题就够了;也不需要弄得很复杂,而是应完全删除会让注意力分散或模糊不清的东西;不再有白费工的部分,并让流程与构造都很明确。
在信息思考,也就是这个最后的收尾阶段,应以“本质性”“简单化”这两个观点进行设计:推敲故事线的结构,并且仔细检验图表。