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1天24小时，1年365天。时间是最特殊和稀缺的资源
谁都知道要管理时间，网上也不乏很多工具方法
例如像GTD法则，番茄工作法，重要紧急四象限，小猪时间管理法等等
诸如这些耳熟能详的工具，这篇文章里都没有
原因仅仅是因为我自己懒得学，也学不会
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要谈时间管理，我们必须明白一个事实
我们有很多重要的事情，其实是需要花费大量的整块时间来思考并完成的。比如老板会想公司的未来怎么发展，管理者会想团队的流程怎么优化，员工会想周末带岳父母去哪里爬山等等
但事实是，我们在做这些重要事情的时候，经常会被别人打断。比如你正在赶一份重要报告，好不容易有了点思路，一位客户打电话过来要和你聊需求，你一般不会说：“等一下，我太忙了，这个事情建议你还是去找其他人吧。”
类似这样的情况，其实每天都在发生。哪怕你不用尺都能把重要紧急四象限画得笔直，番茄工作法的闹钟买的是淘宝最贵的那款，只要你在一个组织里，和别人一起共事，就很难跳出忙成狗的宿命
毕竟如果你闲下来了，也差不多该卷铺走人了
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想要夺回对时间的掌控权，首先需要学会记录时间
建议自备一张表格，以小时为单位，详细记录2-3周内做的所有事情。如果这件事情因为被打断而没有完成，则在旁边备注一下原因，这样能帮助了解自己每天的时间是如何被狗吃掉的
要注意的是，由于人的记忆不可靠，所以要保持每隔1-2小时就记录的习惯，不要等到晚上才去回忆今天做了哪些事情，这样又会额外浪费时间
你说表格长啥样？我的这份供参考
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记录完自己的时间，第二步就是诊断
诊断的目的是找出那些没有带来成果的，浪费时间的活动
有些人天天在做一些自己觉得难以割舍的事情，周中参加各种会议，周末应邀各类活动，这些事情不仅占用了他们大部分精力和时间，而且毫无意义没有成效。这样的忙，实际上就是变着法子的作死，以有涯随无涯，想死也拦不住
这样的人一般总有一种倾向，就是高估自己地位的重要性，认为许多事情必须亲力亲为。其实任何一个组织都不会因为少了一个人而停转，很多的你以为真的只是“你以为”
如果有心改变现状，下次遇到这类浪费时间的活动，就需要问自己两个问题：
第一，这件事如果不做，会有什么后果？如果没有，就立马取消和谢绝
第二，如果这件事交给别人代做，能不能同样做得好？如果能，请立马授权
尽量让自己活在第二象限，去做那些真正能带来价值和贡献的事情，才能使自己更加卓有成效
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有些时间的浪费是自己作死，但有些却是因为处在组织环境中的身不由己
以下五类常见的组织中的时间浪费活动，也值得我们分析和警惕：
第一类，缺乏制度
由于缺乏制度标准或者远见，遇到了问题就很容易催生出“救火队员”
应该注意的是，危机出现一次可能是因为偶然，但如果发生了第二次，就必须要制定相应的处理规范。重复地处理同样的危机只会重复地浪费时间
第二类，职责不清
由于岗位职责划分的不清晰，所以就会导致很多事情的扯皮。明明三五下就能做完的东西，大家互相踢球推卸责任，结果让真正想办事儿的人两头跑，浪费了时间和精力
第三类，人员过多
很多公司总觉得要招一些人来以备不时之需。但正确的做法应当是你必须保证每天都能把他往死里用。那些偶尔才需要的专家，作为外包人员就行，这样会比正式聘用节省很多开支
如果你每天要花1/10的时间来处理和协调各种人际关系，那这个组织的人员就过多了。人员过多，难免彼此侵犯，相互冲突，反而会对绩效的达成形成阻碍
正确的人员配置应该是稍显不足的，这样才能保证每个人工作量的饱和。当你发现这个岗位的员工已经半只脚踏进棺材，快要累得猝死，再加工资也没法续命的时候，为了避免工伤赔偿的纠纷，再招下一个人，就会比较合适
第四类，会议过多
会议的本质是对组织缺陷的一种补救
我们之所以要开会，可能是因为要靠彼此合作才能完成某一特定任务（例如研讨会），也可能是因为我们需要进行信息的及时共享（例如每天的例会）
但开会的时候，就不能工作。而且每一个会议，还会衍生出许多别的小会议。一个人人都随时需要开会的组织，一定是一个谁都不能做事的组织。如果你每天早上刚到公司就要开会，出了会议室能正好赶上第二天日出，建议你离开，毕竟命重要
要避免这样的浪费，就必须制定开会的计划，而关于如何让会议更高效，今天不作探讨
第五类，信息不畅
这类的浪费最常见也最难避免。
有时候是组织内部信息不共享导致的时间浪费。比如要给客户写一个方案，你哼哧哼哧花了两个通宵搞完了以后，才发现原来其他同事早就做过类似的方案模板，只是没有人告诉你这个信息。这种事情真的能让你没有脾气
还有的时候是由于沟通导致的信息不畅。很多人认为沟通就是讲话，遇到事情讲完就结束了，但不曾想接受信息的人没有理解正确，然后就顺着自己以为的错误方向去做事情。结果导致做了无用功不算，还要有人来帮忙擦屁股
当我们记录诊断后，发现有上述五类因为组织层面而导致的时间浪费时，我们就有必要去向上级领导和有关部门进行反应，避免再次的重蹈覆辙。这里面有些问题可以通过组织架构的调整，或者流程的优化来轻而易举地解决，但有些则需要付出更多的努力
所以保持一颗佛系的心态，争取活得比任何人都长寿，也是另一种获取时间资源的方式
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当我们记录分析时间后，才知道哪些时间是可以自由支配的
一般来说，在组织中职位越高的人，其能自由支配的时间越少。所以若想要有成效地完成重要事情，就必须学会把自由时间集中起来变成整块，否则纵使有很多零零碎碎的时间，依旧毫无用处
至于如何集中，各有各法。有些人会选择在每周留一天或者半天居家办公，关闭手机避免打扰，用来处理他认为最重要的思考和决策
还有人习惯将诸如报销，审核，会议等例行工作，安排在每周的固定时间集中办理，这样这些次要事情就不会让他们产生时间压力，而拼凑下来的整块时间，就可以用来处理重要事务
当然，把时间留出来是一回事，但能不能用起来又是另一回事了
很多需要整块时间集中处理的事情，往往是费脑且困难的，而且在处理的过程中，即使没人打断，你自己也会被很多心理杂音所干扰
比如我有时候想着写”汤米叔叔的小屋“的公众号文章，需要翻书查一下资料，然后就痴迷于学习无法自拔，等回过神来的时候，时间就被狗吃掉了。又比如翻手机的时候一不小心滑到了抖音或B站，然后就在各种沙雕视频中笑出了猪叫声
所以想利用好时间，不仅要求高度的自律，还需克服自身的干扰
我现在常用的一个小技巧，就是准备一支笔和两张纸，一张纸用来写自己针对当下这件事情的思考和想法，当有杂念出来的时候，就立马把它写在另一张纸上，这是一种清空大脑的方式，帮助自己时刻保持专注
我发现纸和笔可能是时间管理的终极利器
我现在不仅能用它们来防止自己走神，还用它们来作安排规划
比如我习惯一到公司就把今天必须要自己干的事列一张清单，防止大脑记忆负担。注意这些事情一定要必须自己干，如果不必干，就别干，如果能交给别人干，就作授权
记录下来的事情一般无需再作排序，因为最先跳出脑海的，往往是潜意识中最让你焦虑的事情，也就是说大脑已经自动帮你做了重要紧急程度的筛选
接下来要做的就是安排和规划。一般来说，要先处理排在最前面的事情，否则这些事情会分散你的注意力。把那些能在几分钟内能搞定，并不是很紧急的事情集中在一个时间段处理。为那些需要用整块时间来处理的事情预留空档，找个单独的不被打扰的地方处理
记得做完一项划掉一项，你会在心里为自己的高效而鼓掌
如果中间突然有新的事情插进来，拿出清单作简单比对和排序即可
如果遇到今天没法完成的事情，明天一早还是需要排序后再决定是否立马干，因为很有可能隔了夜的事情，就不是你焦虑的重点了
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认识你自己很难，但认识你的时间却很容易
文章仅供参考，找到适合自己的时间管理法，才是真理
