清空工作栏的步骤

1.工作篮转化的原则

怎么样转化？在开始之前，作者给我们强调了几个基本原则。

首先，你在处理工作篮的时候，一定要从上到下，第一个要处理的是最上面的事物。

你千万不要觉得，重要的事情在下面，从下面开始。

不，你要按照次序。

第一条事情是把厨房的垃圾倒了，第二条事情是给美国总统打个电话。我先给美国总统打电话？这样不行。

每个事物都应该有非常平等的被处理权，我们又不是要做这件事情，只是需要给它一点时间，然后安排它一下而已，所以我们一定要按照次序，从上到下。

第二，一次处理一件事情，千万不要多任务运行。

第三，永远不要把事物再次放回工作篮。

因为说实话，你在做清理的过程当中，实际上是非常消耗能量和意志力的，咱们原来在别的书里面也提到过，做选择本身就是一个耗时耗力的事情。

所以一旦你对某件事情做了处理，就不要再次放回来，重复地对它进行处理了，这样非常影响效率。

这是作者给我们强调的几个基本原则。

2.没办法付诸行动的事情

在整个处理的过程当中，有一个非常关键的问题，叫做下一步行动是什么？每个任务接下来到底需要我们做点什么？

我们看一下工作篮，如果把工作篮当中的每个任务，都问一个这样的问题：下一步行动是什么？

你会发现里面有一些事情，是没有办法付诸行动的。

一般分为三类，你可以画三个分支，第一类叫做垃圾，第二类叫做待酝酿的事物，第三类叫做参考资料，这三类实际上是没有办法付诸行动的。

垃圾就是我不需要的一些东西，这些东西丢掉就好了。

待酝酿的事物，就是你的工作篮里，可能会存在这样一些资料，你看到它们的时候，会对自己说，目前没有什么用，但是可能今后会有用。

比如一封电子邮件，这封电子邮件告诉你：“两周之后有一个行业大会”。

你很希望参加，但是时间是两周以后，目前你没有办法确定到时候在不在当地，有没有办法参加。

这就属于待酝酿的事物。

第三类叫做参考资料。

参考资料大家都知道，比如，我平时看到一些好的文章，感觉有用，就特别犹豫，到底是把它们收集起来还是扔掉。

收集起来好像也挺浪费时间，没怎么看过，每个人在生活当中，都会碰到这样的参考资料。

我们看一下，待酝酿事物跟参考资料应该怎么处理。

待酝酿事物很简单，就是虽然目前没什么可做，但是今后可能有用的这些事情，我们可以把它放到一个备忘录里面，也可以把它放到日程表里面。

比如我下周有个讲座，还不一定参加，可以设一个提醒，在我的日程表里面。 

这样做的目的是暂时摆脱这些事情的压力，然后把这件事情放到一个自己非常相信的、完全可以依赖的系统里面，让这个系统在指定的时间，提醒你完成这件事情，这就是待酝酿事物的处理办法。

再往下是参考资料，参考资料也没有什么下一步需要行动的，它毕竟不是个可执行的项目，接下来是把它扔掉还是保存，实际上是由你自己决定的。

并不是一定要把它保存下来，不过如果你要保存的话，最好有一个完整的、条理清晰的系统。

比如，我看到的好文章，把它分门别类地保存，打一个标签，直接就一键存到我的电子文档里面了。

如果没有这样一个完整的、条理清晰的系统，你对于资料会非常焦虑。

你觉得有用，而你的归档系统又不完善，做这个决定的时候，你会觉得压力很大。 

所以对于参考资料，我们最好有这么一个系统，可以让我们清晰地想要保存多少资料，就让我们保存多少资料。

这是不能行动的一些事情，分为三类。它们分别的处理方法，我们已经说完了。

3.需要采取行动的事情

那么需要采取行动的事情，就需要具体确定一下，到底下一步行动是什么？

下一步行动，作者特别强调，必须是可以执行的具体行动，不能有那种模模糊糊的行动。

比如，这件事下一步行动是什么？是做个决定。

这件事下一步行动是什么？有些人就写开会。

大家一般情况下，都会觉得开会是一个具体的、可以执行的行动，但实际上作者强调：“开会并不是真正的下一步行动，因为它缺乏对于具体措施的明确描述。”

你要怎么样召集参会人员？是打电话，还是发邮件？要打给谁？马上做决定。

如果你现在不做决定，将来迟早还是要做决定，而且一旦现在决定了下一步行动，就结束了对这个问题的思考。

如果你不立即决定的话，那么每次想到这个问题，你都会感觉到压力，这可能最终导致你对这个问题视而不见，并且进一步导致拖延。

我发现，有个方法确实可以克服拖延，就是当你做下一步计划的时候，不要做那种模糊计划，做那种具体的、可以执行的计划，那么你的拖延概率就会小很多。

这是作者对下一步计划的一个要求，一定是具体可执行的。

作者说，这样的事情又可以分为三类。

第一类，马上去做、立即执行的。

标准就是这件事情可以两分钟之内完成。

为什么强调两分钟？因为这个事情一旦两分钟内可以完成的话，最高效率的做法就是现在就去干。

如果你把这个事情重新写到备忘录里面，然后推迟执行，或者是把它再放到什么清单里面，它的记录时间、做决定的时间远远会超过两分钟。

所以，但凡是两分钟内可以完成的事情，比如给谁发个短信，最好是马上就做，这是第一类事情。

第二类，如果下一步行动花费的时间会超过两分钟，也不要马上就去干。

你可以问一下自己：“我是不是最适合处理这件事情的人？”

如果答案是否定的，不是非你不可或者你最适合，你就把它转给别人做。

转给别人做，并不是要命令别人做，你不是老板或者也不是上司，你底下也没人，怎么样转移给别人做？

假如给妈妈选一个生日礼物，我和姐姐两个人，姐姐更了解妈妈的品味，实际上，这个时候委托姐姐选择，就是一个很好的做法。

所以，它并不是上级对下级的命令，转移给别人做，也可以是平级之间，朋友之间，一个委托而已。

这是第二种事物，委派他人。

第三种事物，推迟执行。

把任务放在你的组织系统当中，在日后有时间的时候再完成。

其实，我们想要做的大部分事情，都是需要推迟执行的。

那么对于这样的事情需要确定一下，下一步行动是什么，而且这个下一步行动，肯定不是两分钟内可以完成的，需要自己做，也没有办法委托别人。

这种不能两分钟内完成的事情，比如，我们公司现在有五个项目在运行，这五个项目肯定不是两分钟内就能干完的。

我要把它们都放到一个地方记录下来，然后可以做一个项目清单，这个项目清单用来提醒自己随时查阅，不能把这些项目忘掉。

那么，针对某一个项目，它的某一个下一步行动，我就可以把它放到那个我悬而未决的工作篮里面，然后等待对它进行进一步处理就可以了。

所以，一方面，有一个项目清单提醒你，不要把这些大的项目忘掉，另外一方面，把下一步行动放到待办事项里面就可以了。

那么，遵循我们今天教的方法，你会扔掉一大堆垃圾，归档一大摞资料，执行大量的两分钟行动，并且把相当数量的事务转交给他人处理。

到最后，你手头留下的就是一堆需要你进一步执行的行动，需要尽快执行的、需要在以后执行的、需要在指定的日期执行的、以及那些你委派给别人，需要你跟踪的任务，这是你手头留下的东西。

悬而未决当中的事务是由委派他人跟推迟执行的行动组成的。