觉得时间不够用?觉得每天事情都做不完呢?觉得每天忙得要死,事情还做不好?
那是你没有合理梳理你的工作和安排好你的时间。下面给你提几点我自己梳理出来的较为实用的方法。希望对你有帮助。
一、列出你一天的工作,进行分类
今天事情很多?那么每天提前十分钟,先列出你一天的工作内容。然后标注出哪些工作是比较紧急的,需要最新完成的。哪些工作是可以在最后完成的。按照1234的顺序一条条列出来。
很多人容易犯一个通病的错误。就是先做重要的事情。但,这是错的!你可能会问,这个事情那么重要,先去完成,为什么错了?
因为,做事要分一下几点:
1、重要又很紧急的
2、紧急但不重要的
3、重要但不紧急的
4、不重要也不紧急的
二、根据事情的紧急及重要情况,合理安排处理顺序
如上面说的,已经把事情的处理顺利做了大概的梳理了。那么现在就可以开始安排处理这些事情的时间了。
第一,先处理重要又紧急的事情:
既然这个事情是重要又很紧急,那么它可能会花去你大量时间,所以你只能用最快的速度去处理它。先把处理这件事情需要什么材料,需要什么人的支持,需要从哪里着手,用最快的速度在脑子里面梳理一遍。然后马上开始行动。
第二,处理紧急但不重要的事情
在这个地方,很多人容易犯一个错误,就是觉得不重要,就先给搁置了。这是个错误的决定。因为这个事情是紧急的,所以即使不重要,也要优先处理,这样才不会在后面处理别的事情的时候还要中断来处理这个事情。
一般情况下,紧急但不重要的事情,处理起来都不会太困难。你只要花最少的时间去处理它就好了。
说完上面两点,在这里顺便说一下,处理紧急的事情若有需要他人配合或支持的,一定要第一时间先去找到这个人,先把人的事情整明白了,事情处理起来才会顺利。注意,重要的、紧急的这类事情,能找到本人的就一定不要用电话或者邮件来处理,既耽误时间,还容易出现理解错误带来的麻烦。第三、处理重要但不紧急的事情。
重要的事情,一半都会需要大量的事情来处理。因为不是最紧急的,所以你可以先在心里估算下处理这个事情需要多少时间。然后梳理这个事情的处理方案,把处理这个事情的步骤想清楚,在纸上写下来,再开始着手去做。这样会比你一边做,一边分心来想接下来要做哪一步来得更快更稳妥。
第四、不重要也不紧急的事情
一般这样的事情,都是这一刻不紧急,但可能过段时间就会变紧急变重要的。所以,在每天处理那些紧急的重要的工作后,一定要安排出一点时间来处理这类事情。这可以避免以后的某天,这个事情会花去你更多的时间。
三、工作小技巧
1、每天早上回顾前一天的事情,看有没有需要去跟进的。
2、列出当天的事情,进行分类
3、处理事情要一件一件来,不要在同一时间处理多件事情
4、遇到有无法马上解决的事情,先标注出来原因,然后确定下要在哪个时间段进行处理。
5、安排好的事情不要拖延,不要有那种还有时间,晚点再处理的想法。请你马上动手处理。
6、每天安排出一段时间来处理突发的事情,可以是半个小时或者是一个小时。这可以避免万一突发的事情占用了你原本的时间安排的时候,你还有时间来处理被耽误的工作。
7、注意力无法集中,没办法很好的处理工作的时候。不要再坐在那里干着急。先站起来,上个洗手间,喝杯水。活动一下手脚,就这几分钟时间,可以让你的思绪更清晰。
8、每天下班前,回顾下当日的工作,确保没有遗漏。然后再大致计划下第二天的工作安排,这可以帮助你第二天以最快的速度进入工作状态。
以上,是我工作多年的心得。可能表达得不够好,但是却是十分实用的。我就是用上面的方法,即使每天成堆的工作,也都能有条不紊的处理好,不会出现岔子。