VUCA时代的IT项目管理(一) ——困境

VUCA一词起源于上世纪90年代的美国军方,是Volatility(易变性)、Uncertainty(不确定性)、Complexity(复杂性)、Ambiguity(模糊性)的首字母缩写。VUCA概括了后互联网时代的世界特征——复杂多变。我们所处的世界变化越来越快,知识边界不断被突破,项目管理也不例外。

传统的项目管理虽然认识到项目具有渐进明细的特点,但在计划、执行、监控过程中还是明显强调瀑布特点:制定计划前要“清晰、完备、准确地界定项目的工作范围(SOW),作为整个项目工作的基础”,然后是“分解出足够详细的工作步骤(WBS)”, 把WBS作为整个项目计划、执行、监控的核心。虽然传统的项目管理中也提到滚动计划,但还是以稳定为基调,把适应变化作为辅助,而VUCA时代恰恰是以变化为最大特点,传统的项目管理方法很难适应这个前提,从而使得计划赶不上变化,项目计划往往成为一纸空文。

传统的项目执行出现问题,多归因为项目工作范围界定不够准确、项目计划不够详尽。应对的策略也很粗暴:一方面是在合同谈判的时候尽量界定清楚、不含糊其辞;另一方面在合同执行的时候,据理力争,合同约定之外的尽量拒绝。

由于各种原因,合同约定一般很难满足SMART原则,“聪明的”乙方则会跟客户约定以“签字后的需求规格说明书”作为验收依据。这样“需求规格说明书”就成了双方的“必争之地”。在项目费用、执行周期固定的情况下,甲方项目经理自然希望乙方能提供更多的、更高品质的功能,至少可以更好地向领导交差;乙方项目经理则希望能以最小的资源投入、冒最少的风险、尽快交付,能拿到更多的项目奖金。

在“合同谈判”胜过“合作共赢”的情况下,乙方项目团队虽然在需求调研上投入大量的精力,但客户不愿配合、拒不签字的场景时有可见,更有甚者乙方会设计晦涩的需求文档、复杂的变更流程,甚至应用了多种心理效应,就是为了约束客户不要再变了。

项目中变更主要有如下来源:一是由于各种原因在需求调研阶段错漏了需求;二是需求确认后由于相关因素变更引发变化;三是需求保持稳定,对应的解决方案却调整了。

对于第一种变更,乙方需求分析人员如果有丰富的领域知识与实操经验,能设身处地地分析,大多能够避免。但由于人的思维定势及碎片化倾向,一次很难考虑周全,难免会有遗漏,譬如酒店管理系统中的入住功能,“团队入住希望能住到相邻房间”这样的约束,可能事先很难想到,只有在系统投入使用后才能发现这个不便。为避免这类变更,传统的做法是加大需求捕获与分析的力度,这容易事倍功半,也容易造成“过度工程”的问题。

对于第二种变更,传统的项目管理中一般归到风险范畴,譬如甲方换了领导或项目负责人,组织结构调整,外部环境发生重大变化、设备不到位等等,这些都是风险,都会给项目工作范围带来变化。传统的应对策略是识别、分析、跟踪、应对风险,增加缓冲资源与时间。但风险的概率特性,为管理层提供了侥幸的借口,风险缓冲很容易被上级砍掉,风险被直接转嫁给员工,通过员工的加班加点来弥补。

第三类变更,不是由于问题变了,而是解决问题的方式变了。在汽车没被发明的年代,客户希望更早到达目的地,只会想要一辆更快的马车,而福特却造出了汽车。同样的问题不同的解决方案,效果自然不一样,项目工作范围也会截然不同。

VUCA时代,复杂与变化已经成为主旋律。在这个强调以客户为中心,强调为客户带来价值的时代,项目还要因循计划、不拥抱变化,一方面确实不易做到,另一方面也一定会损害客户关系。

VUCA时代的IT项目管理该如何开展呢?

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