时间,对于任何一个管理者来都说是非常重要的。
有些管理者的工作非常高效,因为他每天都在处理最重要的工作和任务,而有些管理者却每天疲于应付各种各样的细节工作。
有些时候,我们工作的勤奋会掩藏战略上的惰性。
个人长期的低效对于整个团队的效率也是有损害的,所以通过好的时间管理去提升我们整个团队的管理效率,尤其对管理者的管理效率是非常重要的。
关于如何合理分配时间,我推荐下面这个工具。
这个四象限图,有两个维度。
第一个维度,也就是横坐标的维度,是紧急程度,具体来说就是指一件事情究竟有多紧急。
纵轴的维度是这件事情的重要程度。这样就形成了四个象限的内容。
1第一象限
代表这个任务特别紧急,而且又很重要。
忽略这件事会对团队产生负面的影响。比如,重大的危机事件、客户投诉、即将到期的任务、重大的问题等。
这些问题需要我们必须马上着手去做,要立刻把问题解决,从每天的工作日程表上抹去。在进行工作排优的过程中,第一象限的事件要放到第一优先级。
2第二象限
这个象限工作很重要,但并不是非常紧急。
如一些需要长期培养的工作、良好人脉的建立、人际关系的打造、新员工的成长、防范措施的制定、战略方面的思考等。
这些工作都是很重要的,但从事件的紧急程度来说,它并不属于特别紧急的范畴。
面对这些事情,我们需要安排计划,把它排到计划日程中去,要知道自己应该什么时间去有序地做这件事情,要组织相应的资源或者会议去集中讨论这件事情的落实,按照日程表去执行。
3第三象限
事件很紧急,但是它不一定很重要。
这些事情我们要做,但是重要程度稍低一些。面对这种事件,我们要及时组织资源去做,但不一定要自己亲自做,这时我们就可以授权其他人来做。
比如一些流程性的工作、有人突然来访、接听某些电话等。我们完全可以让团队的其他成员帮自己去做完成。
4第四象限
事件既不紧急,也不重要。
比如,客套的闲谈、浏览朋友圈了解信息等。这些不重要和不紧急的事情在一个高效的团队中可能就被直接舍弃了,因为我们要把的时间留给最重要的事情。
我们可以来看一下高效的管理者一天的时间安排。
早上到了公司以后,可能会花15分钟到半个小时的时间去了解今天一整天的工作情况。
接下来管理者的工作就是创造一些并行的工作机制,把有些工作授权给同事,或者指导同事去执行。
这样,这些同事就有了一天的目标和方向,在过程中管理者可以跟踪或者指导,并把关最终结果。
接下来就要处理当天最重要的事情,这可能要花费2到3个小时。
然后可能还要花一些时间思考公司未来的成长或是员工未来的成长,规划未来的事宜。
如果余下还有一点时间,那可以利用这个时间来进行一些社交活动。这样的时间安排对管理者来说就是非常高效的。
另外,我们在做一些重要决策的时候,可以参考 SPADE框架来明确：
1.需要决策的内容是什么(setting),什么时候需要做出这个决定,以及为什么这个时候需要做决定?
2.谁是最合适的人选( people)?
3.有什么替代方案吗(alternatives)?
4.最后,做出决定(decide)。
5.并向他人解释原因(explain)。
这个框架能够帮助我们将决策过程的每个阶段清晰地展示给团队,做岀高质量的决策。
本文内容来源于团队管理实体书《团队就是人心齐》。
作者：倪云华，十年跨国管理咨询顾问，曾服务普华永道、IBM全球咨询服务部，为华为、海尔、腾讯等公司提供咨询服务。
