无论是在政府机关，企事业单位，还是在各类组织中，都能见到秘书这类岗位，但要详细说出秘书的工作内容，可能就比较难了。

通常在我们的印象中秘书就是干杂事的，比如接电话、收文件或发通知等等，随便找个人来都能干，但事实并不如此，秘书是一个相当重要的职位。

史书上说“诸葛公夙兴夜寐，罚二十已上，皆亲览焉”，也就是说连打20板子这类的小事情，诸葛亮都要亲自过问。当时他已经是一人之下、万上之上的位置了，连这点小事儿都要亲自处理，也难怪会过劳成疾。

如果诸葛亮有秘书或者说会使用秘书，那结果或者会不一样。在古代其实已经有类似秘书的官职或机构了，比如我们经常会在各种古装影视剧中听到的“御史大夫”“主簿”“枢密院”或“中书省”等等，但是古代秘书的工作内容和职责跟现代还是有很大差别的。

那到底秘书是干什么的呢？为什么我要说秘书很重要呢？在《老秘书工作笔记》这本书里就能找到答案。

本书作者张小文，曾在某大型教育集团任职5年,期间担任高级翻译学院院长助理,获得过“金牌助理”称号。她用自己5年的工作经验和500余家优秀企业秘书的经验和智慧写成了这本《老秘书工作笔记》。这是一本集理论总结、操作指导、案例解读、实用工具于一体，具有极高的参考价值的好书。

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作者告诉我们：秘书的核心价值是帮助领导节省时间，要能让领导从琐碎、繁杂的事务性工作中解放出来。

虽然秘书的工作职责有很多，但大体上都可以归为三类：办文、办会和办事。

01 公文写作，内容是核心

某分公司最近要组织奠基仪式，准备邀请集团的领导来参加，分公司领导让新来的秘书小米写一份请示。小米很快就写好并发给领导了，结果被领导叫到办公室狠狠地批评了一顿，说整篇稿子都是问题，要求重写。

小米虽然感到很委屈，但还是请教了学姐朱朱，朱朱发现，在这篇只有一百多个字的稿子中，竟然有八处错误。小米这回不委屈了，赶紧查找资料，认认真真修改起来。

叶圣陶先生曾说过：“公文不一定要好文章，可是必须写得一清二楚。十分明确，句稳词妥，通体通顺，让大家不折不扣地了解你说的是什么。”

这番话已经为我们指明了方向，也就是公文写作的核心要求：简明、准确、朴实和规范。其实公文写作并不难，只要我们多注意细节。

比如，领导的排位顺序。有多位领导时，要根据领导职位的高低排序，如果一个领导有多个职务，还要把职务名称按照高低排序。

再比如，数据准确性。只要涉及时间、人数、业务指标等，就一定要反复核对，确保准确无误。因为秘书写的材料通常会被直接当作会议材料，如果数据出错，那会议的质量就会大肥影响。

最后是低级失误，也就是错字、别字、漏字等，一旦出现，尤其是公开的展示，对于公司的形象来说，绝对是场灾难。

有一类公文相对比较难写，就是演讲稿。大部分领导在布置任务的时候，只会给出大概的方向和框架，具体结构和内容都需要秘书自行发挥。那怎么样才能又快又好地写出一篇让领导满意的演讲稿呢？

作者认为这个时候先不要马上动笔，要先确定写作方向。

首先要知道领导的意图和要达成的目标，其实是演讲的场景，听众是谁，可能会关心哪些内容等等；

其实是定框架，需要从几个方面展开论证或描述，明确每个方面侧重讲什么，用什么例子；

最后是找资料，公开的资料，以前类似的主题材料，领导最近的指示、会议纪要。

当主题、框架、主要内容确定好后，要跟领导碰一次，领导认为没问题后再写，这样完成率就更高。

作者还告诉我们一个小窍门，就是秘书平时要多记录领导的重要发言，多关注领导最近的重点工作，还可以多观察领导最近在看什么书，这么多资料在手，自然下笔如有神。

02 组织会议，效率最关键

公司某新项目的项目经理，组织十几个团队成员开会。由于很多成员都是新人，只知道要参加会，会议内容不太清楚，哪个环节跟自己有关也不清楚。导致会议过程中不断有人问项目的背景，某环节的具体方案，导致会议严重超时，会议的决议也没办法有效落实。

会议是大部分公司最常见的工作形式，但是想把会开得又好又高效，却是非常不容易的。

高效的会议都相似，低效的会议却各有各的毛病。比如，有人迟到；会议开始后没有人做会议记录；会议时间不确定，甚至拖拉一、两个小时；经常有人接电话或走动等等。

低效会议总结起来就几个特点：会而不议，议而不决，决而不行，行而无果。低效会议会严重降低公司的运营效率，极大地打击员工的积极性，作为需要经常组织会议的秘书，应该怎么做呢？

会议组织可以分为前、中、后三个部分。

会前有四个准备工作：确定会议目的；确定会议信息，“人、事、时、地”；准备会议材料；发布会议通知。

会中要做好六个方面：做好会议主持；把控会议走向；控制会议时间；维护会议秩序；写好会议纪要；形成会议决议。

会后有四个内容不能忘：整理会议室；发布会议纪要；落实会议纪要；会议文件存档。

上边说的这些内容，哪一项没做到位，都有可能影响到会议的效率和结果。要知道，开会的成本其实是非常高的。这当中包含了直接成本、隐性成本和机会成本。

直接成本就是场地费、资料打印费、差旅费、参会人工资等；隐性成本就是时间，参加了这个会，就不能做其他事情，如果会议没效果，不但浪费了这一次的时间，还影响了其他工作；机会成本是最容易被忽视的，相信很多人都有过这种经历，本来做完手头的事就可以下班了，结果临时通知要开会，不但下班时间被延迟了，手工的工作也没能做好。

从这个角度来看，高效的会议是帮助公司节省成本、增加收益，那么作为会议组织者的秘书，就是在为公司创造意想不到的价值。

03 做事做人，未来藏在这里

公司正在接待一个非常重要的大客户，行程还没结束时，突然客户团队中的一个高管要提前返回，因为事情紧急，他订了次日早上6点半的飞机，而秘书小林就承接了第二天送客户的任务。

第二天早上不到4点，小林就已经带着车到了客户酒店等着。客户一上车，小林就掏出了一大袋早餐，有面包、三明治、热的汉堡，让客户有多种选择。并且还从包里掏出一个保温杯，杯子里是刚泡好的热茶。

因为客户有点感冒，小林还给客户准备了几个口罩和感冒药。等到了机场，小林又从车后备箱拿出了几盒本地特产，还主动帮客户办理了托运。就是因为这些看起来很小的事情，让客户非常感动，最后签下了1个亿的合作项目。

秘书的日常工作可以说包罗万象，上到参与公司战略决策，下到收发文件，看起繁杂琐碎，其实只要运用三个方法，就能从事务性工作中解脱出来。

首先是想在前面。凡事预则立，不预则废。其实很多事情变得很紧急，就是因为前期准备工作做得不够，事前的深思熟虑可能会多花时间，但比起被各种紧急事件缠身脱不开，这些投入是非常值得的。

其次是善假于物。比如模块化、流程化、标准化、清单化和可视化。以董事长秘书的工作为例，如果算单个工作内容，可能会有十几种不同的类型，记忆和处理起来非常困难，但是应用模块化后，就可以合并成五个模块，非常清晰明了。

最后是善假于人。如果学会善假于物，就能更快、更好地完成工作，但是学会善假于人，就能快速达成工作目标，实现双赢甚至多赢。

没有人是完美的，每个人都会有自己的优点和缺点，既要用人优点，也要会用人缺点。比如让一个非常刻板的人做出纳，相信我们还是很放心的。

不管是公司的高管，还是普通同事，甚至只是一些保安、保洁人员，我们都要一视同仁，以善意待人，这样别人也一定会以善意回报我们，最终都会成为我们的职场能量源。

04 写在最后

秘书这一岗位，上升空间非常大，只要有能力，没有什么不可能的。作者就是凭借这个岗位优势，5年里6次调岗，多次调薪，从秘书转型成为业务负责人。

以作者多年经验浓缩成了这本《老秘书工作笔记》，每页都是精华，这里边所使用的工作方法和思路，不仅只适用于秘书这一种岗位，还适用于想要提高工作效率，想要取得工作成绩的人，想要争取事业发展的每一个人。