“越是碎片化时代,越是需要系统化的学习”!这也是我报名“Office职场大学”系统学习Office软件的初衷。
今天主要学习的内容是“排序和筛选中不为人知的高级用法”。
今日金句:字不如表,表不如图
因为有图可以一目了然,排序可以使表格更加可视化。
在排序中,容易出现的错误是:
1,只选择了某一段或误选了空白栏,导致排序框不完整,单元格没有保持一致,筛选出的结果就是错误的,所以选取的字段要统一。
2,在出现“排序提醒”的时候,如果勾选“当前选定区域”,则排序不会进行同步的变化,一定要勾选“扩展选定区域”,否则排序将不完整。
排序:基本方法有两种
1,“开始”菜单里面排序选择“升序”或“降序”
2,在“数据”里面直接点击“排序”旁边的“升序“️或“降序”️符号即可。
筛选:
一,基本用法
注意事项:输入的符号,都要在英文状态下输入,比如输入? *双引号""
当筛选*时,不能直接输入*,需要输入~ + *。
Tips:使用灵活的“搜索器”,可以拉动边框使之变大变小,便于操作。
二,进阶用法
注意事项:表格中间不能有空行,否则会中断排序。
在进行进阶筛选时,关键字可以按照表头的单项进行排序,如地区、日期、单价、销售员。
“筛选”快捷键Crtl + Shift + L
三,自然排序(自定义列表)
自定义列表里面分为两步:
第一步,先添加自定义内容,步骤如下:文件➡️选项➡️高级➡️常规➡️编辑自定义列表➡️选中要导入的内容(即要排序的内容)➡️导入(一定要点击导入)➡️确定。
第二步:
具体操作排序:在次序那里,点击“自定义排序”,然后选择“自定义内容”,找到第一步里面添加的自定义内容,点击确定。
Tips:循环引用:先生成自定义列表,然后输入要开始循环的名字,向下拖动即可。例如A~Z,1~N,都可以用此方法轻松循环添加。
四,横向筛选。
在横向筛选里面需要将原来的“行”变为“列”,将原来的“列”变为“行”。
具体有两个方法:
一,选择性粘贴
选中原始数据➡️在转置后的表格里,点击鼠标右键➡️点击“粘贴”里的第四项“转置”
缺点:如果原始数据发生变化,转自后,数据不会变动。
二,公式法
选中转置后的区域➡️输入=trans pose(C5:I10)➡️选中转置前的区域➡️ctrl+shift+enter
优点:当原数据发生变化时,转置后数据同步变化。
问题🤔:转置的作用是什么?为什么不直接做成所需要的竖向表格?
五,数据透视表筛选。
技巧:选到对应的透视表旁边的单元格,然后找到筛选,倒三角符号出现,就可以进行筛选。
问题🤔:什么是透视表?透视表的作用是什么?
6,辅助列的应用
当表格不能直接进行筛选时,要有构建“辅助列”的思维。
(1)工资条的制作
输入辅助列➡️输入1➡️按住Ctrl键向下拖动➡️将辅助列再一次地复制到下方的区域➡️将表头粘贴到下方区域➡️点击数据区域的任意单元格➡️找到筛选➡️将辅助列进行详细的排列➡️完成✌️
Tip:如果需要在每个人的工资条下生成空格,具体操作如下:生成连续两个相同的辅助列➡️将表头粘贴到第三个辅助练下面➡️点击"筛选"对辅助列再一次进行升序的排列➡️则带有空格的个人工资条就生成了
问题🤔:储君老师是怎样快捷地删空所选表格内容?
(2)筛选后的填充
取消隐藏键➡️构建辅助列➡️生成连续的序号➡️输入数字1,2后双击下拉➡️选中表头➡️筛选。
对姓名进行升序的排列,与下方定义的区域一致,将“提成”复制、粘贴到要填充的位置,最后对辅助列进行升序的排列,再按照颜色进行还原。这样就完成了利用辅助列进行筛选后的粘贴。
思考🤔:这个应该会经常用到?因为筛选就是为了数据的下一步使用。
7,高级筛选(非常实用)
简单用法:数据➡️高级筛选➡️选定列表区域➡️选定条件区域➡️进行多条件筛选➡️点击确定。
复杂用法:例如筛选“销售员”的“销售明细”
在“数据”➡️“高级”筛选➡️选择“将筛选结果复制到其他位置”➡️列表区域选对应的原始数据➡️快捷键Ctrl➡️条件区域A1~A2➡️需要筛选的项目➡️复制粘贴到A4~G4对应的区域。
课后练习:熟练掌握快捷键的使用并熟悉键盘布置。
同步更改:录制宏
第一步:开发工具➡️录制宏➡️高级选项➡️快捷键Ctrl+Q➡️点击确定➡️开始录制宏
第二步:找到数据下面的“高级”筛选➡️选择“将筛选结果复制到其他位置”➡️列表区域对应的“明细区域”➡️条件区选择“A1—A2”➡️复制到A4—G4区➡️点击确定。
然后在开发工具里停止“录制宏”
应用:输入要筛选的内容➡️快捷键Crtl+Q➡️完成✅
8,动态筛选
快捷键Crtl+T
将表格生成超级表➡️设计➡️插入“切片器”➡️勾选需要动态筛选的字段➡️将项目进行调整,即可进行多条件、同时筛选。
Tips:可以在选项里进行高度和列宽的设置,美观且便于操作。
问题🤔:老师说“需要消除时直接按消除即可” 具体怎样操作?
E战到底特训营6期3队LuckySunshine
开营第三天,今天的内容两个字——干货!
储君老师20分钟的讲座,我耗时3个小时,一边用手机播放课件,一边用电脑练习操作、记笔记,然后是整理笔记。学习中,按照储君老师的讲解一步一步操作后,看到各种表格按照自己所设定的筛选条件出现,成就感爆棚!
通过今天的学习,对Excel又有了深层次的理解。Excel是简单到极致的“复杂”。用好Excel后,复杂的工作可以大幅度简单化。 以前使用Word也好,Excel也好,看到工具栏那一排排,一个个,感觉像天书,通过今天的课题,不但认识了排序和筛选的高级用法,还了解了那些工具栏真不是“摆设”。