根据我的不完全统计，主要是我的所见所闻（也就是说不具备统计样本的信度……），我做了一个简单的判定：虽然云盘能够大幅度提高工作人员的效率，但从省一级到乡镇一级的干部们，只有很少量的人在利用云盘工具。（中央的没接触过……）

我简单说一下我这个判定的依据，虽然只是依靠我自己经历的几个单位，以及平时所见所闻的个体经验，但从逻辑上说，我们就可以从“存在一个这个现象”推论出“存在这个情况”，绝对推不出“没有这个情况”，当然也推不出“完全是这个情况”。

所以，相信广大劳动者逐渐将云盘工具运用到自己工作中时，整个社会效率会提高一个层次。

首先：选择一个云盘

经过几轮洗牌，目前最常用的云盘工具有百度云、微云、360云等，由于目前可能只有360还保留着“独立同步盘”版本，所以我一直选用360同步盘。至于这几个云盘怎么用，请大家到相应的官网上认真学习。

Key Point 1：云盘是什么

简单说，云盘就是存在互联网上的U盘。

以前我们将资料都拷在U盘上，带来带去的。现在省事了，将资料拷到云盘上，到另外一台终端时，只要那边也有网络，就可以从你云盘账户中，下载上传上去的资料。

KP2：同步盘是什么

简单说，同步盘就是跟你操作盘相同步的一个盘，是云盘的一种。你在操作盘上操更改文件后（比如更改word），自动上传到你的同步盘，保持你的操作盘与同步盘中的文件相一致。

KP3：两者有什么区别

与云盘相对比，就是加上了自动对比上传这关键一步。如果不使用同步盘的话，你就需要，每次在变更文件后，从新手动上传至云盘，才能保证，你下次到另外一个地点下载的东西是最新的（比如你的总结汇报，如果你忘记了上传，那么到时候你下载的东东就不是你最后修改的东东）。

这关键一步，十分关键！

然后：建立分级目录

分级目录的建立，尤其对于处于变化期、上升期的同志们，并不是一步到位的，因为大家的工作内容不停的在扩充。

KP1：首先设计框架

云盘在一定程度上也代表了人生。

所以第一层次至少包括工作、学习、生活三个方面，在后来为了调取我自己的相关资料方便，我又加入了第四个个人信息文件夹。

第二层次就要对主要的四个方面进行再一步的细化，以工作为例（由于我在办公室工作，事情比较杂、比较多，所以文件夹也多），我分为了一把手、主管领导、县委、县政府、社会团体、办公室本职、本单位其他科室七个文件夹。

第三层次以县政府为例，下设了政府办科室和职能部门两类，政府办科室有秘书科、工业科、研究室等13各科室，职能部门有发改局、住建局、国土局等常联系的20余个县级局。

第四层次以研究室为例，还要年份文件夹以区分不同年度，在年度下，每一项接手的工作都建立事项文件夹，然后将相关通知和需汇报的材料放入进去。

KP2：命名规则

对于文件夹，除了具体事项文件夹外，都要在名称前加上序号01、02……，采用按名称排序后，这些文件夹的位置就相对固定，会极大提高你的操作速度。

对于事项文件夹和事项文件，都要采取“日期+主要内容”的命名规则，例：20160911关于上报经济指标的通知。这个当尤其当你只记得大约的时间和模糊的主体时，你搜索经济指标出现了上千条word，你可以根据时间来尽快对上号。

对于多次修改的汇报材料。有些搞文字的同志，在经历了领导一遍又一遍的审批后，写了“20160911**汇报（第一稿）、（第二稿）、（第三稿）、（李主任意见修改版）、（马主任意见修改版）……”后，终于过关了，于是高高兴兴的打印出来，出去愉快的玩耍了。结果过了一段时间回头看时，自己也搞不清楚，到底哪个才是最终老大通过的了……所以，一定要加上“定稿”二字。

再然后：多端安装云盘

首先在你的手机上务必装上云盘，这样可以随时打开查看所需文件。另外家里电脑、宿舍电脑、丈母娘家电脑有条件的地方都装上同步盘，这样你的同步盘中都是跟你在单位的文件是一模模的，完全不用等待下载。

最后：背后的原理

云盘的使用方法确实很简单，但最重要的是其中的“架构”思想。我自2013年开始使用同步盘管理工作文件后，找文件不再像是走迷宫，迷迷糊糊转悠半天找不到自己找的东西。

相信有好多朋友都至少曾经碰到过这种情况：

老板心急火燎的说，小A，快点将“资金请示”打出来，我立即要赶到上级那里汇报。

小A，恩？！！资金请示，好像写过好几个，不记得是哪个了？搜索一下吧，一艘结果“资金请示”一大票，自己就一个一个点开看~

然后，就没有然后了，小A，被老板KO掉了。

那么咱们今天这种云盘架构设计方法是如何解决这个问题的呢？

1、这个资金请示是老板的活，一般应该就放在了“一把手”文件夹下，其中当年年度的“资金请示”应该数量很少，可以很快分辨出来是哪个。

2、由于每个文件都是“日期+主要内容”命名，最近日期的中标概率大。

3、老板文件夹中没有，就要找对应部门的工作事项，这要求你要多少记得请示中的内容。

4、如果还是没有，那么你就安心的去吧~不用告别了~~但是，请记得下次要多用点心，并再细化文件夹，设置一个“请示”文件夹。

那，这里面的道理到底是什么呢？

固定的线路

对，就是这五个字。让我们推演一下，比如“县委办要年度总结”这个事：大脑就会根据“年度总结”进行一系列的选择。第一步要选择工作，第二步要选择县委，第三部要选择县委办，第四步在县委办2016年度工作文件夹中找到相关通知要求和自己写的“半成品”。一般来说，你的工作不是能一下子完成的，在你多次从这个固定的线路里提取文件时，你的大脑必将经过N次选择而强化了这个记忆，自然找东西手到擒来。换成：你正在写的通讯稿、畅销书……呢，都可以做到。

最最后：结语

同步盘（云盘）+结构思维+记忆方法就可以组合出一个实用小技能，听上去很美、看上去很好。但不实践是永远享受不到它的好处的。

小伙伴们，用起来吧！