小本EXCEL成长记(2)——能用鼠标的地方就不用键盘

背景人物:

小本:(详见成长记第一篇)

小迪:财务萌妹子一枚(呸,是女同事),拥有必杀技:撒娇。

MISSION2:根据纸质的文档资料,把员工的户籍录入到EXCEL

BOSS:小迪,这里有一份纸质的职员信息,你把这份纸质的材料录成电子版的发给我,1个小时后发给我

小迪:好,我立刻办理(当她拿到这份花名册的时候,一脸黑线)


公司职员信息

小迪:小本,你看领导又给布置这种重复性工作,这么多数据,输入都得半天

小本:谁让BOSS是BOSS呢,职场工作二条定律,第一条:领导永远是对的,第二条:请阅读第一条。

小迪:这种工作很费时间的,你看性别和户籍,都是一个字,每次在键盘输入一个字,然后不断重复ctrl+c,ctrl+v(无限循环)

小迪方案:使用最原始的复制粘贴功能,如果数据少这个可以,如果又上百的数据呢

小本:小迪,EXCEL有个神器,只用点点鼠标就完事了,基本用不上键盘,想不想试试?

小迪:哟,还卖关子了?说吧,晚上想吃什么?

小本:懂我,让我们一起见证奇迹的时刻

录入神器:数据有效性(13版本以后称为数据验证)。利用神器提高输入效率


使用数据有效性提高录入数据的效率l

这只是数据有效性的入门用法,但是有注意事项,在“来源”的输入框输入的时候,是英文状态下的逗号


使用注意事项

小迪:哇塞,你就是“天才本”,这你都行

小本:不要夸我,会傲娇的

小迪:那如果备选项目比较长,一个个输入也慢,有没有更快的?比如职业一栏,有4个候选项目这种的?

小本:当然有了,看好了。另外,晚饭后能加个甜筒么?

小迪:行,反正也是第二份半价,就给你半价的那份。

小本:好。我要放技能了


数据有效性输入

小本:有没有很腻害呢?

小迪:真的太棒了,看来BOSS安排的1小时之内我可以完成这个工作。但是有个问题,姓名太多了,我要是录重复了我也找不出来,上次给BOSS交个表,没发现有重复统计的,都被考核了呢

小本:这个也是动动鼠标的事,看在晚上吃饭加甜筒的面子上,这个技能送你了

小迪:哟,这还搞促销呢?我还赚了呗

小本:那可不

附加技能:通过条件格式来检验是否存在重复项


检验重复项

小本:瞅瞅,这会功夫就重复了3个人,这要是给BOSS发过去,你又得挨收拾

小迪:这现在发现重复了,能筛选出来删掉吗?这个红色不是我标记的

小本:可以的,EXCEL很智能,它不会识别你这个颜色怎么来的,它只认这个单元格有没有颜色,通过筛选可以筛出来,然后删掉。

小迪:这样啊,这次物超所值啊。晚上的饭值了

小本:还有甜筒呢......

小迪:忘不了给你半价的那个。

EXCEL小贴士

1、数据有效性可以规范手动录入的数据,但如果从复制内容粘贴的话,无法识别。如下图,性别一栏已经通过数据有效性规范只能输入男女,但如果我复制了其他内容粘贴了,数据有效性就不起作用了。


注意事项

(未完待续........)

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