1、善用日历

利用日历和清单进行时间管理，其实就是管理你的承诺。

心理学有一个理论，叫"承诺一致"，也就是通常情况下，人们不会轻易打破自己给出的承诺。当我们把任务写到日历和行动清单的时候，就是对自己许下了承诺。

上一小节我们说到，我们可以把一些有明确期限的任务，记录到日历中，而没有明确期限的任务，可以记录到行动清单上，接下来我们具体看看这两个工具，在使用时有什么样的技巧。

现在如果有一堆大石头、小石子和沙子，需要你把他们放进一个容积刚好能容纳它们的桶里，你会怎么放呢?

如果先把沙子放进去，再放小石子和大石头，恐怕有些大石头就放不进去了。而相反，把大石头先放进桶里，再往缝隙里填小石子和沙子，就可以最大程度地把这些砂石都放进去了。

同样的，我们每天的时间和精力都是有限的，就像装砂石的桶一样，如果先把关键可行矩阵的小插曲或者困难游戏里面的事情装进去，那很可能高价值陷阱里的事情就没法完成了。

所以，每天把任务写进日历的时候，要优先地将最重要的1-3件事放进去。并且把时间锁死，也就是说，这几件事设定的时间内，不做其他事情，不能轻易地为其他事情调整这几件事。在安排好最重要的事情之后，我们再把优先级偏低的、相对碎片化的其他任务放进去。

当你把任务放进日历的时候，会发现它们一般有两种类型：

1)开始时间和截止时间都确定

这种类型的任务， 最关键的就是要设定明确的deadline(期限) ， 并且减少缓冲时间。

因为我们总是会倾向于给任务安排较充盈的时间。比如说， 现在有一项任务的deadline是周五，你是不是会想着“我要在周四之前就把它做好"。因为这样即使来不及做完，也有一天的缓冲时间。

但是经常的结果是，我们会拖到最后一刻才开工。

这其实是一种常见的现象，英国历史学家、政治学家，西里尔·帕金森，提出的帕金森定律，也提到了这个现象。

帕金森定律有不同的具体子定律，在时间管理领域指的是，人始终会根据任务的时间期限来调整工作速度。

这也就是说，如果当你知道自己有一个月的时间来完成一项任务，就会不知不觉地放慢工作速度，把整个月的时间都花在这个任务上。而如果要完成同样的任务只有一周时间，你就会调整自己的工作速度和工作状态，以保证自己在一周内能够完成任务。

所以， 应对这种现象， 需要我们在定下明确的deadline (截止日期) 时， 不给自己留后路。

比如说， 一个任务你需要一天的时间来完成， 而真正的dead line是在周五， 那么你可以把这个任务安排到周四，然后告诉自己，这个任务没有任何缓冲时间，必须尽全力，不然就很可能没法完成，导致严重的后果。

再比如， 有一个任务你打算在今天早上就做完， 但真正的deadline是明天， 那可以把这个任务安排在早上， 然后下午和明天也都安排重要的任务，把时间锁死。这样就不会一直想着，如果早上没完成，还有下午可以用，进而导致拖延。

2)开始时间已知，结束时间未知

这个类型的任务，需要我们先预估结束时间，然后再灵活调整。

你会发现，很多拖延的情况，就是在我们遇到这种类型的任务时，习惯性地说“这个事情没法预估结束时间"，然后以此为借口，不去设置截止时间。

但如果你一直都说没法预估，以后每一次遇到同类的事情，都是让自己处于被动的状态，把后面的时间都空了出来，造成很大的浪费。

所以，这时候记住一句话：先定时间再调整。不要跟自己说“啊，我尽力，看看什么时候能完成吧。

在一开始，不用怕时间预估不准确，也不用怕有别的突发事件。可能刚开始的时候，很多事情都比我们预估的时间长。

但是没关系，当任务结束之后，可以进行一次调整，慢慢地，你的预判能力会越来越准，接下来安排的日程，只要没有难以预料的事情插入，就不需要再调整了。

这时你可能会问，那开始时间不确定，结束时间确定的任务呢?这一种任务更适合放在行动清单里，后面会详细说到。

在明确日历里应该填写什么样的任务之后，你就可以按照自己的习惯，来灵活运用。如果你习惯使用的是手机app，那就可以把任务直接填入相应的时间段。

2、巧用行动清单

就像前面说的，日历是记录有明确时间的事情，比如约见客户、面试等等。但是，我们仍然有很多工作，是没有明确时间点的，或者是只有截止日期的。比如近期打算去体检，或者是这周需要完成一份报告，这类事情我们就需要用行动清单来记录了。

相信你也用过一些待办清单来管理任务，但是却觉得有些时候好用，有些时候不太管用，这很可能是因为，你忽略了使用清单的三个要点：把任务转化为行动、按情境给清单分类、预留弹性时间。

2.1 把任务转化为行动

很多时候你把任务写进清单，过了两天再拿出来看，很可能会发现已经想不起来，写下的任务具体指的是什么了。

人的记忆是不可靠的，当你写下任务的时候，很明确地知道是什么意思，但是事后就很有可能会忘记，这时又得花费时间去想，究竟接下来要做什么。

这时就会产生一定的认知负担，潜意识里就会想"这是个复杂的任务，我没法马上行动，我要先想清楚"，结果就导致一再拖延。

所以，我们在把任务记录到清单上的时候，需要把它转化成为行动。

事实上，我们是没法直接执行"任务"的，而是执行任务中某一个具体的行动步骤，通过这一步步的行动，最终才推动整个任务的完成。

比如说"完成报告PPT"是一个“任务”， 这时候我们就需要把它进行分解转化， 变成搜集资料、列出大纲、撰写文字、寻找配图、编辑美化的行动步骤。

当然，这样的行动描述还是不够具体，无法起到一看就知道该怎么做的效果，所以在写行动描述时，可以用动词开头、描述结果、设定期限这三个技巧来进行细化。

1）动词开头

比如说"准备会议资料"、“回复客户邮件"等，以动词开头，可以保证这是一件能够执行的事情。

2）结果明确

我们在执行每一步行动的时候，都是想要获得某种结果的，所以当我们描述的结果越清晰，就可以产生越大的行动力。比如"准备会议资料，在讨论营销计划时说服老板认同营销方案"。

3）设定期限

明确什么时候开始和结束这个行动，就可以更好地把握这个行动的进度。

比如“今天10点到11点，准备明天9点到10点会议需要用到的资料，在讨论营销计划时说服老板认同营销方案"。

当然，清单里面的事情可以实时更新时间点。比如每周日定好下一周每天的工作，然后当天早上调整。如果当天有突发事件再进行灵活调整，完不成的任务放到另一个时间点。

好了，当你通过把任务转化为行动之后，看到清单的每一项都可以立刻去执行，不会因为思考而产生延误，而且减少了“这件事好复杂，先做简单的吧"这种想法的产生。

2.2 按情境给清单分类

当你的行动清单里面充满了各种各样的事情，每次打开的时候，都需要花费很长的时间进行分辨和整理，这时就需要给清单进行分类了。

比较高效的分类方式，是按照情境进行分类。也就是按照完成行动所需要的地点、工具或时长来进行分类。

• 比如说，你有一些行动是需要在外出时解决的，那么可以列入“外出"清单；
• 再比如一些需要用办公室电脑完成的，就可以列入"办公电脑"清单；
• 或者是有些事情是需要通过电话沟通去解决的，那么可以建立一个"电话"清单。

还记得前面我们根据不同碎片时间列出的清单吗?

这个碎片时间清单就是结合了时间长度和情境进行分类的清单。

2.3 预留弹性时间

如果你把一天的所有时间都满满地安排了任务，这时候如果有突发的紧急事件，那么你后面的安排就可能需要全部都重新调整，形成"多米诺效应"。就像是很多块多米诺骨牌紧密地排成一列，当其中一块倒下，就会导致后面所有的骨牌发生连锁反应。

所以，建议你在每天安排任务的时候，最少也要留出20%的弹性时间，否则只要出现突发事件，你这一天就会过的很慌乱、挫败，反而不利于时间管理。这里说的弹性时间是指，在任务与任务之间要预留出时间，方便灵活调整，而不是说给任务本身预留弹性时间，否则就会出现"帕金森定律"了。

最后，在你掌握了这三个使用清单的关键点之后，我会建议你使用一些简单的工具来管理你的行动清单，比如前面提到的印象笔记， 或者是其他能够满足基础需求的待办清单工具， 比如Things、滴答清单、日事清等。

如果你使用的APP功能很复杂， 每次打开都需要多步的操作， 其实是本末倒置的， 反而会耗费很多时间。记得，永远要让工具来为你服务，而不是你去适应工具。

总结

好，恭喜你已经学完了时间管理课程，接下来我们来梳理一下课程的知识点。

在一开始，我们了解到，在进行时间管理的时候，我们容易陷入三种误区：

• 第一个误区是觉得，时间管理就是制定出完美的时间表，把时间都安排满。实际上，如果把时间花在不重要的事情上，把时间安排得再满也没有意义。

所以我们需要了解自己的时间观，并且调节各种时间观，来让自己的时间观趋近于平衡。

• 第二个误区，是觉得时间管理就是提高工作效率，从而找各种各样的工具来提升自己的效率。其实，过度关注工作效率、忽视思考效率，是我们浪费时间的重要原因之一。

所以，我们需要通过记录并分析自己的时间规律，分析自己做的事情什么是高价值的，并且找到自己能够进入深度思考的时间，将价值最高的事情，安排到自己能够进入深度思考的时间。

• 最后一个误区，是觉得时间管理就是能够一心多用。但这样是高估了自己的头脑，会让自己的大脑陷入"堵车"的状态。

所以，我们需要搭建一个可靠的外部系统，来作为大脑的移动硬盘。

明确三个误区之后，我们就能够进行正确的时间管理了。

具体来说，首先我们要把时间观调整到平衡的状态。
平衡的时间观包含了较强的积极的过去时间观、适当的享乐主义的现在时间观和未来导向时间观，以及较弱的消极的过去时间观和宿命主义的现在时间观。

• 如果你觉得自己的积极过去时间观比较弱，想要调整过去时间观，可以通过记录自我评价、重构重要事件、写感恩日记这三个方式；
• 如果你觉得自己难以专注于当下，需要调整现在时间观，可以通过自我问答和练习冥想这两个方式来调整；
• 如果你希望看事情的眼光可以更长远，希望调整未来时间观，就可以用找到目标、锻炼自控力肌肉、给自己写信这三个方式。

其次，我们需要分析时间规律将高价值的事情安排到合适的时间。

所以我们需要通过时间消耗记录和时间预估记录这两个步骤来记录时间，了解自己时间花费的特点，并且从事件和时间规律两个方面进行分析和调整。

从事件角度，利用关键可行矩阵分析，区分不同事件的关键度和解决度，把时间花在高关键度高解决度的事情上。

从时间规律的角度，通过黄金时间、常规时间和碎片时间这三个方面分析自己的时间规律，然后通过三个方法：在黄金时间进入深度工作、准备碎片时间清单利用好常规时间和碎片时间、最终养成时间习惯，让时间的价值最大化。

最后， 我们可以借助RAR管理系统， 释放我们的大脑带宽， 更好地完成高价值的任务。

这时可以通过使用一个记录工具来当做“收纳箱"， 对所有需要完成的待办事项进行记录(record) ， 再对收纳箱里的事情进行安排(arrange) ， 将事项分配到日历和行动清单之中， 并且定期进行回顾(review) ， 最终组建出属于自己的时间管理系统。

你会发现，这些道理其实都不难懂。但是，所谓高效能人士，并不是因为他们知道普通人不知道的道理，而是他们把人人知道的道理，做到普通人做不到的程度。相信你，能够通过实践这些方法，更好地掌控你的人生!

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