20190505 替校长#瞎操心#系列之二：提升大学老师的工作效率
【题记】提升效率是大家都关注的话题。国家和大学层面采用的方法基本都是萝卜加大棒的措施，但对于具体的个人而言，除了拼命干活，如何提升大学老师的工作效率其实比较少有关注的。这篇文章主要想探讨个人层面提升效率的问题。目的是希望大学能够系统化推进相关的培训工作。
这篇文章主要是探讨如何提升大学老师的工作效率问题，之所以列入#瞎操心#系列，是因为我认为这应该是大学的领导者应该关注的问题。因为老师的工作效率，直接决定了学校的产出。这里说的产出包括多个方面，如人才培养，教学科研，以及产业转化等等。
其实写这篇文章最早是源于去年6月份的时候，学校召开了一个会议，会议的主题就是“减负提效”，当时我还给一位副校长发了一封邮件，得到一些客气的回复，但是好像也没有起到任何作用。当时召开那次会议的大背景是，在去年6月份的两院院士大会上，习近平强调了要给科研人员更多自由，让他们有更多时间潜心研究，而不要被一些琐碎的事情，占用了太多时间。学校当时召开了这次会议，我认为主要还是针对管理层，就是讨论如何提升学校的管理水平，来帮助老师节省时间，提升效率。（令人蹊跷的是这篇文章子啊学校网站删除了，仅有新浪网转载的还能看到。 学校新闻：学校召开“减轻教师负担，提高工作效率”座谈会 新浪网还能搜索到 http://news.sina.com.cn/o/2018-06-15/doc-ihcyszrz4706354.shtml）
今天这里讨论的如何提升大学教师的工作效率，需要从多个维度来实现。
如果把老师的时间支出分成教学、科研和其它几个方面。那么，“其它”的这部分时间通常可以通过提升大学管理水平，来帮助老师节省这部分时间，从而提升他们的效率。但是对于如何提升老师在教学和科研方面的效率，必须由老师自己去努力。学校较少能插手，帮助老师提升这部分的工作效率。也很少见到有学校有意识在这方面提升老师的工作效率。
我不知道你在开始阅读这篇文章的时候有没有想过，制约大学老师效率提升的最大障碍是什么？其实不是工具，不是方法，不是时间，而是思维的惯性。
很多人在过去已经做的非常成功了，他们觉得过去的那套工作方式是有效的，所以当你向他去介绍一些更高效的方法时，他们会抗拒，其实这是一个人的常态。我们每个人都不很难跳出自己的舒适圈，都喜欢待在一个安全的地方。当需要用新的方式去工作，去完成某项任务的时候，他们就会不适应，甚至还会有人觉得，我这个时间就是来干这个事情的，所以也没有必要去提升的效率。好像说，事情一下子做完了，岂不是会变得寂寞了。对于这种人不想多说什么，我不知道这种人会不会还去门店交手机费，会不会出门还带着大把的零钱。碰到这种人，我只能放弃治疗。如果一个人自己不愿意去改变的话，别人是无法去改变他的，我也不愿意把自己的时间和精力，浪费在那些不愿意自我改变的人身上。所以要想提升工作效率，首先要有转变的意识。什么情况下一个人才会意识到需要去转变呢？其实只有当自己感觉到痛的时候，当自己觉得很多事情完不成的时候，通常才会去思考有没有办法能够帮助我们提升工作效率？当然这个时候，即便你去找，也未必能找到合适的方法。
其实学习一种新的技能，通常是一种高回报的时间投资。所谓的时间投资就是你花一定的时间去学习某项技能，今后可以帮助你节省更多的时间，这就是一种时间投资。但是很多人看不到未来的回报，只能看到眼前的付出，一旦需要他们当下去学习新的东西，他们就更愿意回到从前，回到自己熟悉的方式。对于这种人，我同样也不太愿意说什么。有些人来到这个世界上，也许注定是来做卧底的。
对于老师来说要想提升教学方面的工作效率，或者科研方面的工作效率，我觉得主要的还得靠自己。老师自己怎么能够意识到需要提升自己的工作效率呢？因为很多老师可能意识不到自己的效率不够高，当然还有些老师有这种意识，但并不知道如何去提升效率。
我觉得提升工作效率和我们研究一个科学问题，方法本质上是相通的。研究需要有目标，需要设计实验方案，需要做实验，需要根据结果不断去改进。比如说我们要想提升我们的工作效率，我们首先就需要有个目标，这个目标就是去完成一些任务所花费的时间更短，效率更高。
这里提升效率如果看成是一个目标的话，要想完成这个目标，那我们就需要知道我们当下的效率如何？这一点其实是很多人并不知道的，只有自己明白当下的情况之后，我们才会找到改进的方向。怎么能够知道当下情况呢？这就是我一直建议的时间记录法。就是每一天你把自己的时间开销记录下来，然后去分析一下，看看自己的时间主要花在什么地方，这样才有可能去做一些改进。
记录自己的时间，其实就是把自己每天所花的时间记下来，完成的事情记下来，然后看看在哪些事情上自己花的时间最多，哪些时间是值得去投入的？哪些时间是有价值的？有成绩的。哪些是浪费的。然后再去做分析，这样你才能够想到如何去改进。如果没有数据的话，我们就无法找到改进的方向，如果没有记录，我们也无法得到一个反馈。所以如果说你要想提升自己的工作效率的话，那么我觉得记录自己的时间开销，是必须去做的事情。因为它提供一个客观的记录，因为他能够给你反馈，因为记录能够给你带来思考，能够帮助你去反省，所有的反省能够帮助你持续改进，所以记录是我们提升效率的第一环。
很多人在我的倡导下，开始记录自己的时间日志，给我的反馈是：不记不知道，一记吓一跳。以前以为自己的时间过得很充实，效率很高，结果发现自己，大把的时间，都是一些低效的，甚至无效的时间，其实这就是记录给我们带来的价值，让自己从一个客观的角度，去审视自己，了解自己。
对于一名老师来说，可能的主要时间是花在教学上，或者花在科研上。但还有些专职管理岗的老师，他们的工作主要都是管理工作，这里不做展开，其实提升工作效率的方法都是可以类比的。我们这里来看一下，教学科研岗位的老师，他们该如何提升工作效率？
教学相关的工作包括备课、上课、考试，包括答疑等等，这些都是教学相关的时间。科研的时间包括，查找文献，阅读文献，撰写申请书，撰写论文，做学术报告和学生交流，讨论实验等等这些事情上，这些都可以归结为科研时间。当然还会有一些行政上的时间，与科研管理无关的时间。如果把时间分成三块的话，我们可以看一下，提升学校的管理水平，主要就是提升第3块的时间，就可以帮助老师节省一些时间。但教学科研方面的效率提升主要依赖于老师个人。
其实不管是教学还是科研，现在都有很多方法可以帮助我们大幅提升工作效率。
在教学方面就有很多的教学工具，可以辅助教学，像清华大学开发的雨课堂，网易开发的慕课堂，超星的学习通等等这些工具，它都可以帮助我们提升教学效率，提升和学生之间的互动与反馈，促进老师和学生之间的一个及时了解，这样就可以帮助我们节省很多时间，比如像成绩统计时间，考试时间，记录的时间，就因为每个人的数据都在服务器上。还可以增加课堂的互动，这些都可以帮助我们提升教学的工作效率。
对于科研来说，科研的工作包括查阅文献，追踪最新进展，下载文献等。其实这些事情很多时候是我们每天都必须做的，但是这些工作其实有很多工具，可以帮助我们更高效的去完成，追踪最新进展，可以通过RSS，下载文献可以通过文献管理软件Endnote。如果要去做一些更全面的调研，我们可以用一些工具的组合，来帮助我们更高效地去完成这项工作。
因此，对于一所大学来说，提升老师的工作效率，可以从这样几个方面入手：
第一，要提升学校的管理水平。如何让管理部门自纠自查的话，提升效率可能就成了一句空洞的口语，那怎么样去衡量效率呢？其实就是看老师办一件事情所花费的时间，如果这个时间越短，那么效率就越高。这里的时间是一个可以客观衡量的指标。
第二，从老师层面来说，首先老师要有要有这种提升效率的意识，要有愿意去转变的意识。
第三，我觉得老师还要有工具意识，善于利用工具，帮助节省时间。
第四，要有时间投资意识，要敢于突破自己的舒适圈，努力去接受一些新的东西，这样才能够真正帮助我们节省时间。
现在的大学采取提升产出的方法，一般都是萝卜加大棒的政策。这种方法相当于是一种“逼迫”或“鼓励”大家去拼命的方法，当然这不是一种强制性的逼迫，而是通过利来引诱，来鼓励大家，拼命去努力。
很少关注到学校有哪个部分在关注教师的工作效率。不知道这件事情是该由人事处来负责，还是该由教师发展中心来负责，或者是由图书馆这样的单位来负责。到底谁该负责我并不知道，但有一点事情我是清楚的，那就是我一直在为提升老师的工作效率而努力，一直在通过我的课程，希望通过课程中介绍了一些方法，工具和理念，帮助科研工作者提升效率，实现助力科研推动创新的目标。所以欢迎大家关注我的课程，也欢迎你去分享。
关于“减负提效”的理论指导及检验标准
这一部分写于 20180706
一、关于“减负提效”的几个维度
“减负提效”的目的并不是让老师少干活，而且是让老师有更多的产出。按照理科做实验改进的思路，实现更多产出的途径有以下几条：一是增加老师的工作时间；二是减少老师无有效产出的时间消耗；三是提升老师的工作效率；四是只做最重要的事。以上几个维度中：
1、增加工作时间是不现实的，与“减负提效”的初衷相违背；
2、减少老师无效的时间支出，这是改革的重点。老师的时间支出包括阅读文献、指导学生、申请、汇报、写论文、教学等等。还有些是业务工作，如采购、财务报销、应对检查、搞关系等等。后者就是无直接产出的，这类时间越少越好。这也是目前学校“流程再造”的重点。
3、提升老师工作效率，这个我看会议报道较少提及，但这点我认为是很多老师需要提升的地方。这部分也是我长期关注和比较擅长的地方。譬如借助一些工具，可以大幅提升效率。例1：如科研上的文献管理工具、协作工作，知识管理工作，以及电子实验记录等。我在生命学院介绍了几个实验室如毕国强、史庆华实验室采用电子实验记录，导师不管在国内还是国外，都可以随时掌握实验室的进展，及时了解学生碰到的问题，及时解决，这可以大大提升效率。史庆华实验室之前学生毕业，要花1个月以上进行交接，现在可以实现秒交接，因为所有过程数据都在服务器中。例2，像追踪最新研究进展，不管是数据库中的文献，或是科技新闻，都可以自动推送到手机上，随时浏览。例3：像文献调研，可以借助分析工具，快速把一个领域里程碑式的文献找出来，可以大大节约文献调研时间。
4、做最重要的事。这点说起来简单，做起来难。而且判断什么是最重要的，也依赖于一个人的智慧。“做一个再烂的课题，一样耗费我们的青春”。这是我每学期上课会传递给学生的观点。从学校层面来说，就是要瞄准国家战略，做对国家真正有价值的研究，而不仅仅是为了发文章。做到这一点，也能实现相同的投入，而产出最大化。
二、指导思想与评判标准
从可执行的角度来说，上面只有2和3两部分具有可操作性。
第二部分，就是管理流程再造的问题。
这里有个问题是，以什么为标准来判断改革是正确的？到底该朝什么方向努力？
过去几年中，我将创新的衡量标准总结成五个字，这五个字是：省时、省钱、爽。
今天针对学校改革与流程再造谈一谈省时的问题。学校流程再造，提升管理部门服务意识，提升效率，其实就是希望帮助科研人员节省时间，把科研人员用于非科研相关的时间最小化。衡量改革的标准其实可以用时间来衡量。看看办理业务的时间有没有节省，看看步骤有没有减少。
如果一项业务，之前要跑5个部门，盖5个章，现在1个窗口可以完成，这样效率就可以大幅提升。
有些业务，之前要多轮审批，如果现在变成1步审批，流程简化了，效率自然提升了。
所以，衡量各部门效率有没有提升的标准是：
1、完成每项业务的时间；老师需要花费的时间有没有减少
2、办理某些业务需要的步骤有没有减少
省时，也是这个世界普遍的衡量创新的标准。譬如被誉为中国新四大发明的，高铁、支付宝、网购、共享单车。无一不是在帮我们节约时间。再比如，现在手机缴费，应该绝大部分人都在手机上完成了，再到门店交费的很少了。而且，一旦掌握了手机上交费，一般人再也不会再去营业厅交费了。
上一次教代会，我提议推荐全校领导采用电子签名（指纹签名）。现在有些事办起来周期长，是因为等领导签字。生命学院院领导签字时间周一二四五下午，这几天每天有一位领导负责签字。有时领导不在，或者有些事只能由特定领导签字，错过就得再等一星期。如果能推行指纹签名，相信会方便很多，领导的效率也可以提高。电子签名目前的障碍我认为只是观念层面，技术上完全没有问题。像科学岛上的EAST国际合作项目，很多文件和决策都是电子签名来完成的。
省时，也是衡量所有科研创新的标准。那些先进的产品，如NFC支付、手机刷卡乘坐高铁、产品自动化程度的提升，都是为了省时。手机上很多优秀的设计，体验好也是因为能快捷完成相应的任务，节省时间。
之所以提省时，这是一个客观的可测量的指标。如果没有这样一个指标，改革就没有可测量的尺度。
有了这样一个指标，下次要求各部门汇报改革成效时，可以直接要求提供数据：同样一项业务，之前需要多少时间，现在需要多少时间。之前老师需要几个步骤，现在是几个步骤。时间有没有节省，步骤有没有减少，这就有了客观标准。
另一个目的是，希望通过这种指标，帮助全校所有老师树立时间意识和时间成本意识。
第三部分，提升老师工作效率
有不少工作可以通过工具，优化自己的工作流程来实现。相信学校很多老师也有不少先进高效的做法。
这方面建议学校组织一些培训，帮助老师建立：善假于物的工具意识，以及时间投资意识。
过去十年，我开设《文献管理与信息分析》（2017年入选国家精品公开课）一直致力于“助力科研，推动创新”，所教授的内容也得到广大老师和同学的肯定。如果需要，我也可以给校内老师提供一些培训。
第四部分，做最重要的事
这个涉及每个人的视野和高度，需要积累，也需要情怀和正确的导向。学校应该是做了一些工作，对此我贡献不了多少力量，不多展开。
以上讨论了“减负提效”可以努力的几个维度，重点阐述了衡量改革方向，以及管理创新的标准是：省时。
这将为所有的改革提供一个客观、量化、可测量的标准。
