导语：最近参与了若干次客户的内部会议，效果实在是不敢恭维：没有会议目标、参会人员随意迟到早退、会议讨论散漫无目的……真正高效率的会议应该是怎样的？会前应该做哪些准备？会中有哪些注意事项？会后又有哪些需要跟进？笔者结合各方搜罗的资料与自身的经验，一一解释高效开会的秘诀。

Section1：会议前

1. 确定期望达到的会议结果（会议目的和主要目标）；考虑什么议题是在会议讨论范围内，什么不是。

2. 准备好议程并分发给参会人员，议程不必很正式，但必须写明清楚会议谈论涉及内容和讨论顺序。会议远不止按着议程讨论问题，最重要的项目应当列于议程顶部，不要将有争议的内容留在会议最后进行。

3. 如果与会人员有需要在会议前完成的工作，确保他们提前知晓，并保证他们有充分的时间和精力完成这些工作。

4. 保证会议在合理的时间内开始和结束，特别是有参会者是从别地出差前往此次会议。

5. 预定好会议室，并且保证在会议过程中所要使用的设备可用，同时留意会议室大小是否适合此次会议人数规模。核对通往会议室大楼和房间的路径方式，并且通知参会人员。

6. 确保此次所有参会人员都已收到会议邀请，并且详知会议地点和与语音会议的电话号码。不妨列出所有参会者的联系方式，万一参加的人员没有按时出现可以及时联系得到他们。

7. 切实考虑和规划在有限时间内能达到的结果，确保合适的人力和能力配置帮助完成你的目标。

8. 收集所有你要使用到的必要信息，保证每一位参会者都在合适的时候收到与会议有关的资料信息。

Section 2：会议开始时

9. 准备备份的文件材料，以防万一有人没有做好充分的准备。

10. 准时开始会议—首先到达会议地点，提前拨入电话会议；问候所有参会人员并对他们表示热烈欢迎。

11. 要求所有的移动电话调至静音模式，笔记本电脑停止使用，除非需要电脑接入会议。

12. 简短的介绍一下会议议程，并重点强调你特别想完成的议题。

示例：“我们将讨论开幕活动准备情况，但更重要的是，我想确保大家都清楚我们将在本周末做的改变。”

13. 若有持特定目到会的参与者，应向所有参会人员解释清楚他/她的会议目的。

示例：“Tony来自IT咨询项目组，所以他想了解我们今天讨论的业务方案将对IT方案产生怎样的影响。”

14. 若有参会人员来此会议目的只为探讨其中一个议题，可以考虑将此议题优先放置首位，以此方便他们提前离开。

Section 3：会议过程中

1. 别让讨论的话题偏离主题太远，尽管在参会者表达相关观点或发表创意性意见的时候，你必须变得灵活些。

示例：“这是个好主意，我们可以把它作为一个可能的备选方案记录下来，然后开始讨论下一个议题，毕竟我们还有很多议题需要研究。

2. 请不要让太长的讨论占据会议时间，应当适时建议参会者可以在会后继续讨论，再反馈会后成果。

3. 注意是否有参会者对自己的观点太过固执，而不试着去理解其他人的观点。如果这种情况发生而且不加以制止，会议将会失去平衡，有效率的讨论将会中止。不那么激进的参会者可能会选择退出参与或讨论。作为会议主席，你应当保证每一个人都有表达自己想法和意见的机会。

示例：“Ian，你理解为什么Dave认为我们需要说服客户调整战略指标吗？”

4. 同样的，对任何行动的提议都应当考虑其正面影响和潜在缺陷。会议很容易由于过于偏激而失衡，或者太过于保守而否决掉所有提案，或者过分自信而接受没有被仔细评估过的想法意见。

示例：“好，Bob建议应当推动软件的更新，有人认为这个提案有什么问题吗?”

5. 在记录发言的同时，需要同时明白发言者的意思。作为会议主席，能理解自己会议记录写的是什么是一件很重要的事，因为你很可能被要求解释笔记内容。在不确定的时候，一定要向发言者问清楚。若要采用首字母做笔记，则需要更加谨慎，因为如果你不知道笔记内容是什么，别人更不会知道。

示例：“如果我记录【我们将通过调整考核结构来激励销售人员的积极性】——这样能充分诠释你刚所说的话吗？”

6. 当决议重要的决定或行动，必须保证让在场每一位参会者清楚这个结论是什么。可以通过询问或者总结的方式，保证决定的行动有明确的时间约束和任务分工职责。

示例：“我确认一下：大家是建议明天四点完成里程碑汇报材料吗？”

7. 小心留意是否有人没有积极参与议论，肢体语言会体现出人们在会议中的投入程度，注意肢体语言的细节，看看是否有人没有积极加入讨论，同时也要注意自己的肢体语言。如果你认为他们有相关的想法和意见，看看是否能够让他们加入讨论——在电话会议中这是尤其重要的。

示例：“Mark，针对刚刚Tony所提出的建议，你有什么要说的吗？

8. 时刻留意时间，根据议程跟踪整个会议的进展，保证有充分的时间进行会议总结。为每一条提案分配合理的时间，并且保证优先考虑的提案要被优先处理。

Section 4：会议结束时

1. 总结会议中重要的行动结论。主要目的是让每一个人都明白和同意这些结论。

2. 询问每一位参会者是否还有提出其他想法—试着让他们所说的简洁明了。不要再询问已经被讨论过的事项，也不要让参会者反复说自己感兴趣的事情。在大型的会议中，问这种一般性的问题会大大提高效率：

示例：“还有人想补充一点自己的其他方面的想法吗？”“我们还可以进一步探讨得出更多的结论吗？”

3. 确认下次会议的时间地点。在大型会议中这一般很难达到，你可以设定一个时间范围。

示例：“我们几天后再碰一次头，我下来会和大家确认日期安排”

4. 对参会人员的参与和贡献表示衷心的感谢。

5. 准时结束会议。离开时确保会议室收拾整洁，以方便下一位使用者使用。

Section 5：会议结束后

1. 如果发出会议记录的时间将会有延迟，考虑先发出包含重要会议行动结论的简短邮件。特别是在行动需要在记录发出前完成时，这点尤其重要。

2. 会后请整理好会议记录，并发送给参会人员。—请使用适当的标准模板。在寄给所有参会者前，可考虑先寄给其中几个重要的参会者寻求意见或建议。

3. 安排好下次会议时间并预定好各项设施设备。

4. 回顾一下这次会议，可以自我反思，思考一下做得好和不好的地方，以及遇到的困难和下次可以做的尝试。

5. 提供及时的和有建设性的反馈给那些对会议有特别帮助或起负面影响的参会者们。