专门研究过时间管理,看过多本时间管理的书籍,还给别人做过时间管理的培训,使用GTD时间管理法已经有一年多,虽然效率比一年前有明显提高,但进一步观察和量化才发现,其实每天仍然有大把的时间莫名其妙浪费了,花在关键任务上的时间其实不足三成。
一直在践行GTD的时间管理理念:收集-整理-计划-执行-回顾,会把待办事项统统收集起来,用doit.im管理起来,清空大脑,更高效执行。但是一直偷懒,并没有具体细化每天到底有多少时间专注在哪些事务上。
于是采用番茄工作法,定义了三种番茄:小番茄15分钟,番茄25分钟,大番茄45分钟,每次在专注做事时启动番茄App,统计能够专注的时长。结果发现,即使是在外界没什么干扰的情况下,我每天也就是能有2-3小时的专注状态。OMG,自认还算时间管理高手的自己,原来还在浪费大把的时间和精力。
既然专注时间比例很低,那到底被谁挤占了呢?我可是已经狠心关掉朋友圈两年的人了,对微信已经产生一定的免疫力。不过经过观察,每天其实主动拿起手机的频次还是很高,大约10几分钟就要看一次。粗略统计,在自己静静工作过程的一小时内,至少有20多次的杂念干扰正在做的事务,这些干扰造成的大脑停顿、转向的时间消耗有四成之多,如果没有意识去管控,任由大脑信马由缰,恐怕很难按计划做完一件事。
时间管理的关键是在执行环节,而要做好执行关键是抗干扰的技巧和能力,干扰执行的事情来自两个方面:内部和外部。外部干扰诸如电话、访客、会议等等,内部干扰则来自大脑无时不刻的想法和杂念。相比而言,外部干扰容易用沟通技巧和技术手段减少或避免,而内部干扰更难识别和处理。
这不是个例,人的大脑天性如此,总在不断冒出乱七八糟的念头,总有某个念头会抓住你的注意力,把你从当前的事务中拖走,甚至让你误入歧途而不难以自拔。这也是拖延症的病因之一。
究其原因,我认为有以下几个方面:
1,畏难情绪:当前事务难度大,处理棘手,这是大脑容易开小差,引诱你去做些简单有趣的事情。
2,无聊情绪:当前事务枯燥无聊,还不得不做,大脑一定会懂你的心意,冒出各种想法让你更开心快乐。
3,疲乏情绪:如果一直紧张工作没有主动放松和休息,大脑累了就会冒出各种想法干扰注意力。
鉴于此,我采用下面的技巧和方法,经过实践能有效提高效率,降低精力浪费:
1,番茄工作法:根据任务和当前状态,开启相应时长的番茄钟,在番茄钟计时过程中,手机进入免打扰状态,而且可以设置禁止操作某些App。另外,为了更直观让自己感受时间的宝贵,根据个人收入计算出每分钟对应的金钱数量,注明在番茄任务上,这样每个番茄的使用都能知道应该创造多大的价值。
2,GTD计划和回顾:虽然一直使用GTD方法,但在计划和回顾环节做的不好。现在是每周制定几个必须要完成的大石头,每天首先安排番茄钟去做大石头,然后在间隙时间填充沙子等小任务。
3,坚持冥想锻炼:归根结底干扰还是内因起作用,大脑每天会产生6万多个想法,几乎每秒都有想法冒出。如何处理这些想法并保持专注?想法如洪水,只能疏不能堵,要学会与它们共处并相安无事。冥想锻炼是非常非常有效的专注锻炼,也是工作间隙高效休息的好方法。坚持每日晨起做冥想已经有一年时间,受益良多。冥想的状态可以应用在专注做事的过程中,既能提高效率,也能有效缓解紧张情绪。
不断提高时间和精力管理水平,也是不断深入认识和了解自己的一个过程,这个过程需要不断通过践行和反思深入下去,你会发现一个不一样的自己,你也会表现的更精彩更出色!来吧小伙伴,和我一块吃番茄!