为响应公司规范各部门会议并落实制度的要求，授命重新梳理批发业务部门的会议和汇报相关事项。作为一个跨区域管理的总部团队，规律的例会是非常重要的同步市场信息、了解一线问题的渠道。（自上而下总部对区域的沟通我则采用1对1模式，一般不使用会议来同步总部政策和信息）。对部门会议和汇报制度进行梳理，目的是通过更高频，更高效的开会，使得总部和区域的沟通更密切，提升协同度。
在查阅网络上大量关于开会效率和会议设计的资料后，谨将共通的建议提炼为开会5步法：
第一步：确定开会的目的
不同的目的有不同的开法。我把开会目的简单分为3种：1.宣导信息（开法是强调主导，让支持决定的人先发言）2.收集信息（鼓励发言，限制每人时间，纪要更重要）3.获得方案（找到拍板的人）。当然有些会议是以上三种的组合，比如总部大会同时要宣导总部信息，也要收集一线反馈。
第二步：设计会议议程
思考为达到第一步设定的目标，需要怎样的会议议程。一个好的会议议程最终能够帮助会议主持者得到所有想要的结果。
在顺序上，会议一开始处理最重要的最广泛，最重要的问题，以免开到最后时间不足或者参会人员对重要问题的注意力不集中。
在会议时间设计上，会议越短越好，遵循50、25原则：把预估1小时的会议控制在50分钟内，把预估30分钟的会议控制在25分钟内
第三步：确定相关人
首先，不让不相干的人参加会议。如果一个同事在会议上提供不了价值，也获得不到价值，就请他马上离开。随时离开没有什么，浪费他人时间是谋财害命。反之，相干人即使不参会，也要充分沟通同步。谁会被会议结果影响，提前聊一聊，事前了解相关人的想法有助于后续推进会议结果。
一个会议总需要几个角色：长老：能对问题拍板的人，威望很高，在他面前即使吵闹不会翻脸；主持人：推动进程，协调各方关系，及时纠正跑偏的会议；反对派：不讲情面的人，关键时刻负责得罪人，提示必要的风险。
第四步：会前准备
1. 开会前做好环境、设备、文档甚至食物和咖啡的准备，提交告知参会人会议主题和议程，会议地点和会议纪律，避免措手不及。
2. 简化虚的东西，幻灯片不要超过10张，最大限度扩大讨论时间
第五步：会中管理
1.凡是会议必有纪律，违纪0容忍。这关乎到你个人和部门的“开会信誉”
2.避免细节争论，主持人需要时刻抓住时间，及时打断过跑偏的议程。
3.若有人把部门需求置于公司需求至上，停止讨论
4.专人负责会议纪要，重点记录讨论关键信息，讨论结果，对于讨论出的代办事项，要做到事事都有负责人和时间点。光是开会，如果没有人落实，等于白开。会议上布置了工作，会后没有追踪检查，等于白开，
最后会议纪要应该在会议接受后30分钟内发出。
基于实践，对例会制度做了一下优化：
晨会优化：
1.开会目的优化：只说昨日的拜访情况，下单情况，市场反馈，超过一天的事情放周会说，小于一天的事情下线即时说。总结性的事情放月会说。
2.会中管理优化：晨会不争论出结果，只定位代办事项和对应负责人，下线解决。
周会优化：
1. 会议议程优化：汇报人按既定顺序提前准备，节约主持换场时间
2. 会议议程优化：周会时间控制80分钟内
3. 开会目的优化：只汇报本周情况，和下周计划， 7天以后的事儿就放到下周说
月会优化：
1. 会议议程优化：把2天的汇报时间压缩到1天，拆分成汇报和专项2个会议两个part汇报本月工作和下个月计划。希望讨论的问题和资源支持提出来。
2. 会议准备优化：会议顺序发到群里，每个人提前准备自己的电脑ppt
3. 会议准备优化：专人准备午餐和咖啡和水
4. 会议人员优化：调整会议流程，把大家都要同步的事情先说，其他议程把支持部门的人清除出去。
