原创： 王参谋 王琼工作室 输出的力量
商务英语写作：搭建结构
笔胜于剑，落笔无悔：点开商务英语写作的金手指。大家好，我是王参谋。今天我想分享高效商务英语写作的第二个窍门——搭建结构。
给自己的写作做做操：
Study：学一学
Practice：练一练
Apply：用一用
首先想明白：
✎读者是谁？
✎写作的目的是什么？
知己知彼，百战不殆。
如果读者就坐在你对面：
✎他们是谁？
✎他们有什么问题、需求、期望、困惑，甚至挑战需要你应对?
✎你想通过写作获得什么结果？
✎应该如何去影响他们？
写作就是思考，文字是思维的载体。要想写得好，首先要想明白，这是其中的要点，同时也是难点。
那怎么写才能表达出自己想好了呢？
很具体的一个方法是：开宗明义地说明写作的目的。
* What is the purpose of my writing?
一些基本的写作任务有邮件、备忘录、商务信函、项目策划书等通常想达到以下目的：
❶ 要求行动
❷ 报告信息
❸ 确认跟进
❹ 投 诉
❺ 解决问题
例如:
✎I am writing to request information.
✎I am writing to report the project progress.
✎I am writing to confirm the action we will take.
✎I am writing to complain the after-sale service.
✎I am writing to inform about the up coming town-hall meeting.
所以不妨以这种方式开头：
The purpose of my _____ is to __________.
第一个空填名词，说明写作的类型：email, report, letter, proposal, meeting minutes, 等等。
第二个词很重要，填一个动词，因为动词是结果导向，让对方知道如何在行动上配合。
例如:
✎The purpose of my email is to request information.
✎The purpose of my report is to update the project progress.
✎The purpose of my letter is to invite you to attend our 135th Anniversary celebration of our company.
✎The purpose of my writing is to complain about the after-sales service.
✎The purpose of this executive summary is to brief on the previous town- hall meeting.
接着，我们可以建构一个最简单的商务英语写作的模版：三段式
第一段：阐明目的
我们可以这么写开头：开宗明义表达目的
第二段：给出具体论断、原因、细节、信息
这一段主要是罗列细节，最好以短语或短句的方式写。遵循的原则有两个：
❶“眼球扫描法”，要求一“眼”打尽。
✎写的长句多，多换行会造成阅读停顿，或者意思的重新建构。
例如，有一个公司召开经销商答谢会，PPT文档上字比较多。有一行写的是：
结果很多人觉得公司非常慷慨，可一换行
原来是：电脑包。这样的信息断崖让人大惊失色。
✎写得多，出错的几率就大。如果是内部交流，收信人对于事情的背景应该有一定了解。我们只要提及关键词，对方就能明白。当然如果是对外交流，还有另当别论的方法。
❷一封信或者邮件核心解决一个问题已经不错了，不要罗列一大堆信息或者原因。
人们永远记不住“4，5，6”，只能记得住“1，2，3”。所以建议罗列不超过三条。
第三段：要求具体的行动、反馈意见。
一定要说明对己对人的价值和好处，对方才愿意配合我们行动起来。
这是一个比较简单也比较周全的写作模版。不论英语水平高低，至少能够让读者从模版上看到写信人是受过专业训练的。
笔胜于剑，落笔无悔：点开商务英语写作的金手指。期待下一讲与你相见。
王参谋
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